DIRKS 매뉴얼
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1. 개요
DIRKS 매뉴얼은 조직 내 기록 관리 시스템 구축을 위한 단계별 방법론을 제시한다. 이 방법론은 예비 조사, 업무 활동 분석, 요구 사항 분석, 기존 시스템 분석, 전략 설정, 시스템 설계, 시스템 수행, 시스템 검토의 8단계로 구성된다. 각 단계는 기록 관리 프로그램의 필요성을 확인하고, 조직의 업무 활동을 분석하며, 요구 사항을 결정하고, 시스템을 설계 및 구현하여 효과를 검토하는 과정을 포함한다.
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| DIRKS 매뉴얼 | |
|---|---|
| DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) | |
| 유형 | 방법론 |
| 목적 | 레코드 관리 시스템 설계 및 구현 |
| 개발 기관 | NSW Government State Records |
| 언어 | 영어 |
| 상태 | 절판 |
| 설명 | |
| DIRKS 매뉴얼 | 레코드 관리 시스템을 설계, 구현 및 관리하는 방법에 대한 지침을 제공 |
| 특징 | ISO 15489 표준 준수 |
| 단계 | |
| 1단계 | 예비 조사 |
| 2단계 | 사업 활동 분석 |
| 3단계 | 레코드 관리 요구 사항 식별 |
| 4단계 | 기존 시스템 평가 |
| 5단계 | 레코드 관리 시스템 설계 |
| 6단계 | 시스템 구현 |
| 7단계 | 시스템 구현 후 검토 |
2. DIRKS 방법론의 단계
DIRKS 방법론은 다음과 같은 단계로 구성된다.
- '''단계 A: 예비 조사''' - 시스템 구축을 위한 전반적인 사전 조사를 수행한다.
- '''단계 B: 업무 활동 분석''' - 정보 정리, 기능 분석, 프로세스 분석, BCS(업무 분류 체계) 구축을 진행한다.
- '''단계 C: 요구 사항 분석''' - 기능 및 업무의 중요도, 절차, 규제 사항, 위험 분석 결과를 분석하고 기술한다.
- '''단계 D: 기존 시스템 분석''' - 기존 시스템을 분석하여 현재 요구되는 사항들과의 차이를 분석하고, 새로운 시스템 설계에 필요한 사항을 정리한다.
- '''단계 E: 전략 설정''' - 전략 결정에 영향을 주는 요소를 평가하고, 실현 가능한 전략을 설계한다.
- '''단계 F: 시스템 설계''' - 설정된 소요 비용을 바탕으로 시스템 구축 범주를 구체적으로 설정하고, 업무 프로세스를 재설계한다.
- '''단계 G: 시스템 수행''' - 설계를 바탕으로 프로그래밍을 진행한다.
- '''단계 H: 시스템 검토''' - 테스트 계획 수립, 테스트, 테스트 결과에 따른 시스템 조정 과정을 거친다.
2. 1. 단계 A: 예비 조사
DIRKS는 먼저 조직에 기록 관리 프로그램의 필요성이 있는지, 그리고 기록 유지 시스템을 구축할 지원이 있는지 확인하는 예비 조사를 수행할 것을 제안한다. 예비 조사의 범위는 이해관계자, 조직 문화, 기타 제반 요인을 고려하여 이루어지며, 다음 네 가지 구성 요소로 이루어진다.# 예비 조사의 범위를 결정한다.
# 정보를 수집한다.
# 조사의 연구를 문서화한다.
# 고위 경영진에게 보고한다.
2. 2. 단계 B: 업무 활동 분석
DIRKS에서 가장 핵심적인 부분으로, 정보 정리, 기능 분석, 프로세스 분석, BCS(업무 분류 체계, Business Classification Scheme)를 구축하는 순서로 진행한다.[1] DIRKS는 다양한 업무 활동, 활동의 완료 방법 및 수행자를 파악하기 위해 조직을 체계적으로 분석하는 체계적인 접근 방식을 제안한다.[2]2. 3. 단계 C: 기록 관리 요구 사항 식별
단계 C에는 두 가지 주요 목표가 있다. 첫 번째는 조직의 업무 활동 기록 생성 및 보존에 대한 요구 사항을 결정하는 것이다. 두 번째 목표는 미래에 참조로 사용될 수 있도록 결정된 요구 사항을 명확하게 문서화하는 것이다.[1]2. 4. 단계 D: 기존 시스템 평가
기존 기록 관리 시스템 및 기타 관련 정보 관리 시스템을 평가하여 해당 시스템들의 강점과 약점을 파악한다. 이를 통해 새로운 시스템 설계에 필요한 사항을 도출한다.[1]2. 5. 단계 E: 기록 관리를 위한 전략 식별
단계 E의 주요 목표는 조직이 기록 관리 목표를 달성하는 데 도움이 되는 정책, 절차, 표준 및 기타 다양한 도구를 결정하는 것이다. 이러한 전략이 수립되면 기록 관리 및 기록 유지를 위한 모델을 만들 수 있다.2. 6. 단계 F: 기록 관리 시스템 설계
단계 F의 목표는 단계 A에서 E까지 얻은 정보를 사용하여 단계 C에 명시된 기록 관리 요구 사항을 충족하는 계획을 개발하는 것이다. 설계는 단계 D에서 발견된 모든 결함을 수정하고 새로운 기록 관리 시스템 통합을 위한 전체 계획을 포함해야 한다.2. 7. 단계 G: 기록 관리 시스템 구현
단계 G는 단계 F에서 설계된 기록 관리 시스템을 실제로 구축하는 것을 목표로 한다.2. 8. 단계 H: 구현 후 검토
단계 H의 목표는 설치된 시스템의 효과를 측정하고 DIRKS 매뉴얼 전체에서 설정 및 문서화된 모든 요구 사항을 실제로 충족하는지 확인하는 것이다.[1] 이 단계에는 테스트 계획 수립, 테스트 수행, 테스트 결과에 따른 시스템 조정 등의 과정이 포함된다.[1]참조
[1]
간행물
DIRKS: Putting ISO 15489 to Work
http://www.arma.org/[...]
2015-09-28
[2]
웹사이트
DIRKS and the State Records Act
http://www.records.n[...]
The State Records Authority of New South Wales, Australia
2015-09-28
[3]
웹인용
DIRKS 매뉴얼
https://terms.naver.[...]
2018-12-13
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