비서
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1. 개요
비서는 개인 또는 조직의 행정 업무를 지원하는 역할을 하며, 역사적으로 권력자의 측근에서 시작하여 현대에는 사무 보조, 임원 보좌 등 다양한 형태로 발전했다. 과거에는 기밀 유지의 역할이 강조되었으나, 기술 발전과 함께 업무 범위가 확장되어 예산 관리, 회계, 일정 관리, 문서 작성, 이벤트 기획 등 광범위한 업무를 수행한다. 비서는 서기장형, 서기사형, 직접 보조형, 간접 보조형, 전무 비서 등 다양한 유형으로 구분되며, 요구되는 자질과 교육, 자격증 등이 존재한다.
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| 비서 | |
|---|---|
| 기본 정보 | |
| 역할 | 경영진 지원 사무직 |
| 직무 | |
| 주요 업무 | 일정 관리 회의 준비 기록 정리 정보 관리 커뮤니케이션 지원 기타 사무 지원 업무 |
| 관련 직무 | 행정 보조 사무 보조 개인 비서 관리자 비서 |
| 능력 | |
| 요구 역량 | 조직 능력 의사소통 능력 정보 처리 능력 컴퓨터 활용 능력 문제 해결 능력 |
| 갖춰야 할 기술 | 문서 작성 회의록 작성 프레젠테이션 데이터 입력 소프트웨어 활용 |
| 고용 및 진로 | |
| 고용 형태 | 풀타임 파트타임 계약직 |
| 근무 환경 | 사무실 재택근무 현장 사무실 |
| 경력 개발 | 관리직 전문 비서 행정 전문가 |
| 기타 | |
| 관련 자격증 | 대한민국 국가기술자격: 비서 자격증 |
| 각국 명칭 | 영어: Secretary 일본어: 秘書 (히쇼) 한국어: 비서 |
2. 역사
'비서'라는 단어는 오래전부터 중국 역사서에 나타난다. 예를 들어 삼국 시대 촉한에서는 '''비서령'''(秘書令), 위나라에서는 '''비서감'''(秘書監)이라는 직책이 있었고, 구품관인법에서는 '''종삼품'''에 해당했다. 촉한의 문신 극정이 이 지위에 임명된 바 있다.[25]
현대에서 '비서'라는 말은 영어의 Secretary(세크리터리)에서 나왔다. 이것은 라틴어 secernere(세케르네레, 분별 또는 구별)에서 파생된 단어로, '분리되는 것', '특별히 기밀될 것'이라는 의미로 바뀌었다. 중세 시대 왕후, 귀족, 부호, 고위 성직자의 서신 등 기밀(secret)을 취급하는 사람을 '비서'라고 불렀으며, 현대까지 권력자의 측근 비서라는 의미가 있다. 일반 사무원(Clerk) 또는 위원장(Scrivener)과는 구별되는 존재였다.[25]
중세 유럽에서는 권력자 문서 교환에 여러 언어와 공용어가 사용되었다. 국제 외교는 프랑스어, 가톨릭에서는 라틴어 등을 사용하였다. 집권자들이 영지의 언어를 알지 못해도 되었고, 법령이나 계약 문서 등에서는 로마법 등의 교양이 요구되어, 비서는 상당한 교양이 필요했다.
미국의 '국방 장관'(Secretary Of Defense), 유엔 사무총장(Secretary-General of the United Nations), 소련 공산당 서기장(General Secretary of the Communist Party of the Soviet Union)처럼 정치 조직에서도 '비서'라는 단어를 사용한다. 북한에서도 조선로동당의 특정 직위 총책임자를 '비서'라고 부른다. 김일성과 김정일은 생전에 조선로동당 총비서였고, 김정은은 2021년에 조선로동당 총비서로 추대됐다.
근대에 대기업이 발전하면서 사무 처리 표준화가 이루어지고 중간 관리직(Manager)이 다수 출현하면서, 이들의 하위 관리직 서기도 '비서'라고 불리게 되었다. 1880년대 타자기 발명으로 문서 생산 작업이 단순 노동화되면서 여성 비서가 증가하였다. 제2차 세계대전 이후에는 '비서'는 일반적으로 관리직의 여성 보조를 의미하게 되었다.
일본에서는 '비서'라는 직종이 근대 기업 기구와 함께 서구에서 수입되었기 때문에, 원래 비서의 의미와 근대 비서의 의미를 번역에서 분리할 필요가 있었다.
현대에는 전기·전산 및 통신 기술 혁신으로 속기나 타이핑 등의 기술 중요성이 저하되고, 'Executive Assistant' 등의 명칭으로 정치인, 기업 임원의 사무 보조 역할이 부활하고 있다.
2. 1. 한국의 비서
조선 시대에는 왕의 곁에서 문서를 관리하고 보좌하는 승정원과 같은 기관이 존재했으며, 이는 비서의 역할과 유사하다고 볼 수 있다. 대한민국 정부 수립 이후, 대통령비서실을 비롯한 각 정부 부처, 국회, 기업 등에서 비서의 역할이 제도화되었다. 특히, 국회의원 비서는 정책 결정 과정에 참여하고, 때로는 정치적 영향력을 행사하기도 하여, 이들에 대한 감시와 견제가 필요하다는 사회적 논의가 지속되고 있다.3. 역할 및 업무
"비서"라는 직함은 "비밀을 지키는 사람"이라는 뜻에서 유래했지만, 현대에는 기술 발전에 따라 그 의미와 역할이 변화해왔다.[11] 과거에는 속기사와 같이 기본적인 행정 업무를 수행하는 경우가 많았지만, 현대에는 더 다양한 업무를 수행한다.
비서는 '사무 관리자'로 간주되기도 하며, '관문 관리자'라고 불릴 정도로 조직 내에서 중요한 역할을 담당한다. 비서와 유사하거나 동의어로 사용되는 직함으로는 사무 조정자, 전무 비서, 사무 관리자, 행정 전문가 등이 있다.
과거 비서는 사무실 언어, 타자 능력이 필수적이었고, 상급 직책으로 갈수록 물리적/전자 파일 관리, 우편물 처리, 복사, 이메일 응대, 문구류 주문, 전화 응대 등의 업무를 더 많이 수행했다.[15] 숙련된 전무 비서는 여기에 더해 일정/여정/회의 구성, 회계 업무 등을 수행하며, 관리자에 대한 접근을 통제하는 영향력 있는 보좌관이 될 수 있다. 현대에는 전자 통신 수단을 통해 근무 시간 외에도 상담을 받을 수 있다.
일반적인 비서와 숙련된 전무 비서의 가장 큰 차이점은 대중, 공급업체, 고객 등 외부와의 소통 능력이다. 전무 비서는 상호 작용 수준이 높기 때문에 더 높은 수준의 기술이 필요하며, 자신이 일하는 전무의 스타일, 기업 철학, 기업 이미지를 모방할 수 있어야 한다. 현대 직장에서 전무 비서의 발전은 전무와의 상호 의존적인 관계를 통해 이루어지며, 서로의 성과가 직장 평가에 반영된다.
미국 국방부에서 군사 보좌관(MA) 또는 행정 보좌관(EA)은 대령, 중령, 고참 소령(육군, 공군, 해병대) 또는 대령, 중령, 고참 소령(해군)이 담당하며, 국방장관, 국방부 차관, 국방부 차관보급 민간 국방 관계자나 장성/장교를 직접 지원한다. 국방장관은 중장 또는 중장을 자신의 고위 군사 보좌관으로 둔다.
민간 부문의 행정 보좌관(EA)과 마찬가지로, 군사 행정 보좌관(EA)은 의사 결정 및 정책 설정에 참여하며, 민간 관리, 장성 또는 장교를 지원하는 모든 군 및 민간 직원에 대한 지휘 감독 권한을 갖는다. 이들은 종종 참모총장 직책을 맡은 동급 계급의 고위 군 장교들과 상호 교환이 가능하다. 통합 전투 사령부 및 서비스 주요 사령부의 경우 참모총장은 대개 1성 또는 2성 장성 또는 장교이지만, 육군참모총장이나 공군참모총장 직책을 맡고 있는 4성 장교와는 구별해야 한다.[17]
3. 1. 일반적인 역할 및 업무
비서는 회사 또는 조직의 성격과 규모에 따라 다양한 행정 업무를 수행한다. 일반적인 업무에는 예산 관리, 회계, 전화 응대, 방문객 응대, 웹사이트 관리, 여행 준비, 이벤트 기획, 경비 보고서 작성 등이 포함된다.[12] 비서는 고위급 회의 또는 미팅의 모든 행정 세부 사항을 관리하고, 점심 미팅의 케이터링 준비를 담당하기도 한다. 경영진은 종종 비서에게 회의록을 작성하고 검토할 회의 자료를 준비하도록 요청한다.[12] 또한, 회사 또는 조직의 모든 공식 기록을 보관할 책임이 있을 수 있다.[6]이 외에도 비서는 조사, 브리핑, 각서 작성, 콘텐츠 작성, 프로젝트 관리, 프로그램 평가, 이해관계자 관리, 고객 서비스 업무 처리, 데이터 관리 및 파일링을 포함한 사무 시스템 설계 및 유지 관리, 배경 조사 수행 및 결과 발표, 백서 및 회색 문헌과 같은 문서 작성, 특정 프로젝트 수행, 관리자의 일부 책임 수행, 의사 결정 과정 참여, 홍보 업무 및/또는 물류 및 조달과 관련된 광범위한 업무를 수행한다.
3. 2. 전문 분야별 역할 및 업무
; 임원 비서: 기업·단체 등의 경영자나 임원을 보좌하는 개인 비서 또는 부서나 과를 담당하는 그룹 비서이다. 일반적으로 비서라고 하면 임원 비서를 가리킨다. 전문직 채용으로 비서 업무 외의 업무는 하지 않는 전담형과 입사 후 비서로 배치되는 경우가 있다. 파견 직원인 경우도 많다. 비서과 또는 비서실에 소속되어 담당 임원을 맡는 경우와 부서나 과에 소속되는 라인 비서의 경우가 있다. 담당 임원의 주변 일 처리, 손님 접대, 일정 및 이메일 관리, 회의 및 출장 준비, 문서 작성, 경조사, 파티 준비 및 참석 등의 업무를 수행한다. 고령의 경영자나 중노동을 하는 경영자가 많기 때문에 건강 관리도 중요한 역할 중 하나이다. 비서과에서는 회사 홍보나 주주총회 준비도 담당한다.[12]
; 학자 비서
: 대학교수나 연구기관의 연구자를 보좌하는 비서이다. 개인 비서인 경우와 연구실 부속 비서인 경우가 있다. 일반적으로 연구비로 고용되며, 연구자의 주변 일 처리, 사무적인 잡무, 연구비 공모 서류 준비 등을 수행한다. 직무 내용은 고용하는 연구자·연구실에 따라 상당한 차이가 있다. 실험 조교, 실험 데이터 정리, 학회 발표 자료 작성 등의 연구 보조 업무를 수행하는 경우부터 서류 정리, 전화 응대 등의 간단한 사무 보조인 경우도 있으며, 그 업무 내용은 고용주가 무엇을 원하는가에 따라 달라진다. 연구실 부속 비서인 경우, 연구자나 학생의 상담 역할이나 연구실 잔치 준비를 하는 경우도 있다. 해외 대학의 방문객에 대응하거나 영어로 학회 발표 준비를 하기 위한 영어 능력은 있으면 유용하지만, 고용주가 비서에게 어떤 업무를 요구하는지에 따라 크게 달라진다.[12]
; 예술가, 건축가 등의 비서
: 예술가, 건축가 등의 전문직을 보좌하는 비서이다. 이러한 전문직은 개인 경영이기 때문에, 사무적 또는 전문적인 보조 외에도 경리나 프로모션 등 경영적인 측면도 담당한다.[12]
; 의료 비서
: 병원장, 의국, 간호부장 등을 보좌하는 비서이다. 의사의 진료 일정 관리, 출장·회의·학회 등의 준비 외에 진료 수가 명세서 작성, 접수, 계산 등의 의료 사무를 수행하는 경우도 있다. 의료 비서 기능 검정이 있다.[12]
; 변호사 비서
: 법률 사무소에서 변호사의 직무를 보좌하고, 내부적 또는 대외적인 사무 처리를 한다. 대규모 사무소에서는 법률 관련 사무(판례 조사, 계약서 작성, 채권 조사 등)를 수행하는 파라리걸(paralegal)과 완전히 구분된다. 구분이 되지 않는 경우에는 “사무원”이라고 부르는 것이 일반적이다.[12]
; 프로젝트 비서
: 특정 프로젝트의 비서이다. 프로젝트 리더를 보좌하고 사무국 역할을 수행한다.[12]
; 의원 비서
: 국회의원을 보좌하는 직원을 말한다. 의원 비서에는 사설 비서, 공설 비서, 정책 비서가 있다. 공설 비서 2명과 정책 비서 1명까지 공비로 임용된다(국회법 제132조). 이 외에 의원의 사비로 고용되는 비서는 사설 비서라고 불린다.[12]
: 공설 비서 임용 자격에는 제한이 없지만, 정책 비서는 ‘국회의원 정책 담당 비서 자격 시험 등 실시 규정’ 제30조에 따라 “자격 시험 합격자 등록부 또는 심사 인정자 등록부에 등록된 자 중에서 채용”하도록 되어 있다. 정책 담당 비서는 국회 개혁의 일환으로 정책 입안·입법 조사 기능을 높이기 위해 1993년에 창설되었지만, 충분히 기능하고 있다고 보기 어렵고 비서 급여 사기·유용 사건의 온상이 되기도 한다.[12]
4. 유형
- 서기장형: 특정 기관의 (서류 측면) 최고 책임자로 활동하는 직책이다. 영어로는 President(대통령이나 사장 등)의 보좌관이라는 의미를 지니지만, 조직 구조나 규약에 따라 국가(예: 소련) 또는 조직(예: 국제연합)의 장이 되기도 한다. 또한 위원회의 서기장도 영어로는 Secretary로 표기된다.[25]
- 서기사형: 총무 전문직이다. 공인 서기사(Chartered Secretary)는 전문직 중에서도 독특하고 폭넓은 기술을 바탕으로 하는 고위 전문직이다. 상법 등 법인 관련 법령, 재무, 기업 지배구조, 회사의 사무직 업무 및 경영을 잘 알고 있으며, 사업 경영, 기업 지배구조 및 법규 준수에 관한 중립적인 자문을 한다. 법인 내부에서는 법인 등기 관리, 주주총회 및 이사회 운영, 결의 및 합의 문서와 회의록 관리, 법인 문서 및 서류 관리 등 법인 총무 운영에 종사한다. 일반적인 회의 운영도 담당하므로 여비 조정 등 업무 범위가 넓다. 영국의 주식회사 등에서는 법무부가 변호사, 재무부가 회계사, 총무부가 서기사에 의해 운영된다.[25]
- 간접 보조형: 담당 상사의 본래 업무에는 직접 관여하지 않고, 문서 작성이나 일정 관리 등 상사가 아니더라도 할 수 있는 업무를 수행한다. 최근에는 워드프로세서의 보급과 함께 문서 작성 기술의 전문성이 사라졌다.[25]
- 전무 비서 (Executive assistant): 민간 및 공공 기업 모두에서 회사 임원이나 경영진을 위해 일하며, 조직의 방향에 영향을 미치는 중요한 결정을 내릴 권한을 가지고 있다. 의사 결정 및 정책 설정에 중요한 역할을 한다.
- 군사 보좌관 (Military assistant): 미국 국방부에서 군사 보좌관(MA) 또는 행정 보좌관(EA) 직책은 일반적으로 육군, 공군, 해병대의 대령, 중령, 그리고 고참 소령, 그리고 해군의 대령, 중령, 고참 소령이 담당하며, 국방장관, 국방부 차관, 그리고 국방부 차관보급의 민간 국방 관계자들을 직접 지원한다.
5. 자질 및 교육
19세기 후반, 타자기의 발명으로 기업과 정부에서 여성과 남성 모두에게 많은 새로운 일자리가 생겨났다. 1892년에서 1893년 시카고의 메트로폴리탄 비즈니스 칼리지에서는 남성도 있었지만, 속기 및 타이핑 과정 학생의 90%는 여성이었다.[18] 20세기 대부분 기간 동안 속기나 타이핑 기술을 가진 여성들은 고등학교 졸업 이상의 추가 교육 없이 비서직을 얻을 수 있었다.
5. 1. 자질
비서에게 필요한 기술 및 능력은 다음과 같다.비서의 자질은 다음과 같다.
- 상황에 따라 필요한 일을 처리하는 정확한 판단력, 중요한 일정이나 사람의 이름을 기억하는 기억력, 많은 일을 효율적으로 처리하는 행동력, 다음 일을 미리 예측하여 처리하는 통찰력.[1]
- 상사의 인간관계를 더욱 좋게 유지하는 대인 관계 능력.[1]
- 상사의 좋은 이해자가 될 것. 상사의 신뢰를 얻을 것.[1]
- 자신의 생각에 고집하지 않고, 상사의 생각을 따를 것.[1]
- 함부로 의원의 부적절한 행위(예를 들어, 사적인 여행 동행이나 무한정 참석)에 영합하지 않을 것.[1]
- 사람을 돌보고 지원하는 것을 좋아할 것.[1]
- 밝고 깨끗하며 인상이 좋을 것.[1]
5. 2. 교육
비서 교육은 전국 각지의 전문대학과 대학교의 비서학과 및 의료비서학과 등에서 이루어지고 있으며, 비서자격검정이라는 자격증을 취득하기 위한 교육도 일반적이다.[18] 자격증 취득을 위한 교재를 활용한 독학도 흔하다. 비서 자격검정에서 배우는 내용은 비서를 지망하는 사람들뿐 아니라 일반 사무직에도 유용하기 때문에, 비서 자격검정 2급, 3급 시험에는 학생 수험자가 많다. 일본비서교육학회(日本秘書教育学会)에서는 연구발표회를 개최하는 한편, 비서교육 연구지(秘書教育研究誌)를 발간하고 있다.5. 3. 자격증
비서로 일하는 데에는 필수적인 자격이나 면허는 없다.[1] 다만, 다음과 같은 비서 관련 자격증들이 존재한다.| 국가 | 자격증 |
|---|---|
| 한국 | 실무기능검정협회 비서기능검정(비서 검정) |
| 일본 | 사단법인 일본비서협회 CBS(국제비서) 검정 |
| 미국 | 미국 IAAP 공인 미국비서검정 (CPS) |
| 영국 | 勅許書記士管理士協会(the Institute of Chartered Secretaries and Administrators) 회원 자격 (상장회사의 이사회 서기로 임명될 수 있는 자격 중 하나) |
6. 비서 캐릭터
7. 유명한 비서
일본 국회의원을 보좌하는 직원을 총칭하여 의원 비서라고 한다. 의원 비서에는 사설 비서, 공설 비서, 정책 비서의 세 종류가 있다. 이 중 공설 비서 2명과 정책 비서 1명까지는 공비, 즉 세금으로 임용되며, 의원의 사비로 고용되는 비서는 사설 비서라고 불린다.
공설 비서는 임용 자격에 제한이 없지만, 정책 비서는 '국회의원 정책 담당 비서 자격 시험 등 실시 규정' 제30조에 따라 자격 시험 합격자 또는 심사 인정자 중에서 채용된다. 1993년 국회 개혁의 일환으로 정책 담당 비서가 창설되어 정책 입안 및 입법 조사 기능을 높이고자 했으나, 충분히 기능하지 못하고 비서 급여 사기 및 유용 사건의 온상이 되기도 한다는 비판을 받는다.
정치인 비서 출신 정치인은 매우 많은데, 그중에서도 "정치인 비서"로 유명했던 인물로는 오자와 이치로 비서였던 고바야시 요시노부가 있다. 그는 "오자와의 그림자에는 고바야시가 있다", "선거의 달인", "자유당의 군사" 등으로 불렸으며, 만화 「표전의 트랙터(票田のトラクター)」의 주인공 모델이 되기도 했다.[1]
7. 1. 일본
일본 국회의원을 보좌하는 직원을 총칭하여 의원 비서라고 한다. 의원 비서에는 사설 비서, 공설 비서, 정책 비서의 세 종류가 있다. 이 중 공설 비서 2명과 정책 비서 1명까지는 공비, 즉 세금으로 임용된다(국회법 제132조). 의원의 사비로 고용되는 비서는 사설 비서라고 불린다.2명의 공설 비서는 임용 자격에 제한이 없지만, 정책 비서는 '국회의원 정책 담당 비서 자격 시험 등 실시 규정' 제30조에 따라 자격 시험 합격자 또는 심사 인정자 중에서 채용된다. 정책 담당 비서는 1993년 국회 개혁의 일환으로 정책 입안 및 입법 조사 기능을 높이기 위해 창설되었으나, 충분히 기능하지 못하고 비서 급여 사기 및 유용 사건의 온상이 되기도 한다는 비판을 받는다.
정치인 비서 출신 정치인은 매우 많지만, 그중에서도 "정치인 비서"로 유명했던 인물로는 오자와 이치로 비서였던 고바야시 요시노부가 있다. 그는 "오자와의 그림자에는 고바야시가 있다", "선거의 달인", "자유당의 군사" 등으로 불렸으며, 만화 「표전의 트랙터(票田のトラクター)」의 주인공 모델이 되기도 했다.[1]
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