서류철

3. 재질과 규격

보통 플라스틱이나 종이로 만들어지며, 때로는 천공한 종이를 끼워 가지런히 모을 수 있게 제작된다. 규격은 용지(A 시리즈, B 시리즈, N절지 등)가 딱 알맞게 보관될 수 있는 수준을 기준으로 표기한다.

4. 파일의 종류

서류철은 다양한 종류가 있으며, 크게 구멍을 뚫어 서류를 고정하는 방식과 구멍을 뚫지 않고 서류를 보관하는 방식으로 나뉜다.

• 구멍을 뚫는 방식^[4]
• 펀치를 사용하여 서류에 구멍을 뚫어 고정한다. 책자 형식으로 묶기 때문에 열람하기 쉽다. 자료, 의사록, 품의서 등에 사용된다.
• 종류: 플랫 파일, 파이프식 파일, 링 파일(O링 파일, D링 파일)
• 구멍을 뚫지 않는 방식^[4]
• 구멍을 뚫으면 불편한 서류(공문서, 전표, 계약서, 청구서, 안내 팜플렛 등)를 묶거나 자료를 수집하여 분류하는 데 사용된다.
• 종류: 클리어 파일, 포켓식 파일(클리어 포켓 파일), Z식 파일, 케이스 파일, 클립 파일(클립보드), 포터블 홀더, 셀렉트 홀더, 도큐먼트 파일 등

• 버티컬 파일 시스템: 19세기 말 미국에서 고안된 방법이다.^[5] 자료를 폴더에 넣어 캐비닛에 수직으로 보관한다.^[7]
• 오픈 파일(오픈 선반 파일) 시스템: 캐비닛을 사용하지 않고 직접 선반에 배열하는 방법이다.^[7]

4. 1. 탭 파일 폴더

4. 1. 1. 탭 위치

• '''스트레이트 컷''': 긴 탭 하나가 있다.
• '''1/3 컷''': 세 개의 탭 위치가 있으며, 각 탭은 서류철 전체 길이의 약 1/3이다. 탭은 왼쪽, 중앙 또는 오른쪽 위치에 있도록 잘린다.
• '''1/5 컷''': 1/3 컷과 유사하지만 다섯 개의 탭 위치가 있으며, 각 탭은 서류철 전체 길이의 1/5이다.
• '''2/5 컷''': 탭 위치가 두 개뿐이며, 오른쪽과 중앙 오른쪽(ROC) 위치이다. ROC는 왼쪽 위치와 다소 유사하지만 탭이 전체 길이의 2/5에 불과하므로 서류철 끝까지 연장되지 않는다.
• '''1/2 컷''': 왼쪽과 오른쪽에 두 개의 탭 위치가 있다.

4. 2. 구멍 유무에 따른 분류

서류철은 구멍 유무에 따라 크게 두 가지로 분류된다. 구멍을 뚫어 사용하는 방식에는 펀치를 사용하여 서류에 구멍을 뚫어 고정하는 방식으로, 플랫 파일, 파이프식 파일, 링 파일 등이 있다. 구멍을 뚫지 않는 방식에는 클리어 파일, 포켓식 파일, Z식 파일, 케이스 파일, 클립 파일 등 다양한 종류가 있으며, 서류의 종류나 보관 목적에 따라 적절한 파일을 선택하여 사용한다.^[4]

4. 2. 1. 구멍을 뚫는 타입

펀치를 사용하여 구멍을 뚫고, 거기에 서류를 고정하는 방식이다. 책자 형식으로 묶기 때문에 열람하기 쉽다는 장점이 있다. 자료, 의사록, 품의서 등에 사용된다.^[4]

• '''플랫 파일'''

: 플랫(flat)은 평평하다는 뜻이다. 본체에 고정 다리가 달려 있으며, 그것을 잠금쇠로 고정하여 서류를 보관한다. 가장 대중적인 파일 중 하나이며, 잠금쇠의 소재도 금속, 플라스틱 등 다양하다. 부피가 커지지 않고 보관할 수 있으며, 크기가 다른 서류를 고정하기 쉽고, 서류를 그대로 참조하기 쉽다는 장점이 있다. 따라서 열람하는 경우가 많은 자료 수집 등에 적합하다. 또한, 플라스틱 잠금쇠는 안전성이 높아 유치원이나 초등학교 등 초등 교육 기관에서도 유용하게 사용된다. 단점은 일일이 잠금쇠를 풀어야 하므로 작업이 번거롭다는 점, 그리고 맨 위에 있는 서류 외에는 바로 꺼낼 수 없다는 점이다. 이러한 단점을 극복한 것이 링 파일과 파이프 파일이다.

• '''파이프식 파일'''

: 본체에 파이프가 부착되어 있고, 거기에 심이 들어간 잠금쇠를 끼워 고정하는 타입이다. 매우 견고하고 용량도 크기 때문에 서류의 장기 보관에 최적이다. 또한, 잠금쇠 쪽에도 심이 통과되어 있어, 사이에 있는 서류를 꺼내기도 용이하다. 단점은 그 크기로 인해 부피가 커진다는 점과 열람이나 휴대에는 다소 불편하다는 점이다. 그리고 비용이 많이 든다는 점도 하나의 약점이다. 파이프식 파일은 킹짐이 개발한 것으로, 널리 "파이프 파일®" (등록 제1079788호 등) 및 "킹 파일®" (등록 제4502635호 등)으로 불리고 있지만, 이들은 모두 킹짐의 등록 상표이다. 또한, 파이프식 파일 중 좌우 어느 쪽에서든 문서를 꺼낼 수 있는 양면 개방형은 획기적이었고, 파이프식 파일의 수요를 크게 늘렸다. 양면 개방형 파이프식 파일은 "돗치 파일" 등으로 불리고 있지만, "돗치®" (등록 제2607343호 등)는 킹짐의 등록 상표이다.

• '''링 파일'''

: * '''O링 파일'''

:: 구멍을 뚫는 타입 중 가장 심플하며, 가격도 저렴하다. 어느 위치에 있는 서류든 쉽게 꺼낼 수 있다는 것이 큰 장점이다. 또한, 앞이 둥글기 때문에 페이지를 넘기기 쉬워서 열람이 많은 서류를 묶는 데에도 적합하다. 잠금쇠의 모양이 알파벳의 O와 비슷해서 그렇게 불리고 있지만, 그 모양 때문에 서류가 균일하게 정리되지 않아 일부 서류에 힘이 가해져 펀치 구멍에서 종이가 찢어지는 등의 단점이 있다. 잠금쇠 부분을 손으로 여는 것과 레버를 사용하여 여는 것이 있으며, 일반적으로 레버 방식이 더 튼튼하게 만들어져 있다. 또한, 링의 수를 늘린 상품도 있으며, 수에 맞춰 "2링 파일", "4링 파일", "8링 파일" 등으로 불린다.

: * '''D링 파일'''

:: O링 파일의 발전형으로, 서류가 균일하게 정리되지 않는 문제점을 해결하기 위해 개발된 파일이다. 형태가 균형을 이루어 정리가 쉽고, O링 파일보다 튼튼하고 안정성이 있다. 단점은 O링보다 보관할 수 있는 용량이 적어진다는 것이다.

4. 2. 2. 구멍을 뚫지 않는 타입

클립 파일은 클립보드(용지 꽂이)를 본체에 직접 부착한 파일이다. 주로 ‘클립보드’ 혹은 ‘클립파일’로 불린다. 클립보드는 주로 단단한 재질로 만들어지며, 덮개가 있는 제품과 없는 제품으로 구분된다. 설문 조사나 사내 자료 열람 등에 유용하며, 그 목적에 적합하게 제작되었다. 따라서 서류 정리, 보관이라는 목적을 위한 파일은 아니다. 오래 보관하지 않거나 자주 열람해야 하는 문서를 보관하는 데 주로 쓰인다. 장시간 보관 시 클립보드에 의해 용지 훼손이 발생할 수 있다.^[4]

구멍을 뚫으면 불편한 서류(공문서, 전표, 계약서, 청구서, 안내 팜플렛 등)를 묶어두는 용도 외에도 자료를 수집하여 분류하는 용도로도 사용된다. 구멍을 뚫지 않는 유형에는 폴더, 박스 파일, 도큐먼트 파일, 포켓식, 스크랩북, Z식, 클립 파일, 프레스 파일, 용지 꽂이(클립보드), 핀식 파일, 팜플렛 파일, 케이스 파일, 슬라이드 레일식, 슬라이드 클립식 등이 있다.^[4]

; 클리어 파일

: 플라스틱 시트 2장을 겹쳐 그 사이에 서류를 끼워 사용하는 방식이다. 색상과 무늬는 다양하지만 대부분 투명하여 외부의 서류가 보이도록 되어 있다. 잠금 장치가 없는 만큼 매우 가볍고 얇게 만들어졌다. 반면 끼울 수 있는 서류의 한계가 적고 강도도 그다지 강하지 않다. 어디까지나 일시적인 분류, 정리를 위한 파일이다. 또한 저렴하고 표면 디자인도 쉽게 할 수 있어서 광고를 비롯한 배포물이나 기념품으로도 많이 사용된다.

; 포터블 홀더

: 클리어 파일에 손잡이 기능을 추가한 것이다. 손가방으로 사용한 후 미싱선에 따라 잘라내면 클리어 파일로 사용할 수 있으며, 팜플렛 등을 삽입하여 높은 선전 효과를 얻을 수 있다. 단, 잘린 손잡이 부분이 쓰레기가 되기 때문에, 친환경적인 관점에서 꺼리는 기업도 적지 않다.

; 셀렉트 홀더

: 용도에 맞춰 3가지 종류의 사이즈(A4·B5·A5)의 클리어 파일로 잘라내어 사용할 수 있지만, A4 사이즈로 사용하는 경우가 대부분이다.

; 포켓식(클리어 포켓 파일)

: 본체가 앨범 모양으로 되어 있으며, 안에 투명 포켓이 부착된 파일이다. 포켓의 소재는 비닐, 셀로판, 폴리프로필렌 등 다양하다. 포켓 부분은 고정된 제품과 자유롭게 추가, 제거할 수 있는 제품이 있다. 최대 장점은 부피가 커지지 않으면서 많은 서류를 분류할 수 있고, 그것을 쉽게 휴대할 수 있다는 것이다. 단점은 분류를 제대로 하지 않으면 서류가 섞이기 쉽고, 보관 상태가 좋지 않으면 서류가 손상될 위험이 있다는 것이다. 제조사마다 다양한 명칭으로 불린다. 테지가 개발하여 실용화한 것을, 동사에서는 "클리어 포켓 홀더"라고 부른다.

; Z식 파일

: 끼워 넣는 타입의 잠금 장치가 부착된 파일이다. Z는 비스듬히 움직이는 잠금 장치의 모양에서 유래했다. 최대 장점은 구멍을 뚫지 않고 많은 서류를 묶을 수 있을 뿐만 아니라 서류를 쉽게 꺼낼 수 있고, 보관 능력도 뛰어나다는 점이다. 따라서 구멍을 뚫으면 불편한 공문서, 전표, 청구서 또는 회람판 등을 묶어두는 데 최적의 파일이다. 단점은 잠금 장치를 한 번 해제하면 서류가 흩어지기 쉬우며, 이에 각별한 주의를 기울여야 한다는 점이다. 제조사에 따라 "Z 파일", "레버 파일", "펀치리스 파일"이라고 부르기도 한다.

; 케이스 파일

: 본체가 케이스 모양으로 되어 있는 파일이다. 휴대하기 편리하여 외출 시 등에 유용하다. 또한, 분류할 수 있도록 칸막이가 설치된 것도 있다. 사용 편의성이 좋아 가방 대신 사용하는 사람도 있다. 한편, 그 특징적인 모양 때문에 서류가 섞이기 쉽고, 문서를 고정할 수 없기 때문에 문서 정리나 열람에는 적합하지 않다.

그 외에, 세부적인 것까지 포함하면 20가지 정도 된다(도큐먼트 파일 등).

4. 3. 보관 방식에 따른 분류

파이링(filing)은 문서, 테이프, 카드, 자기 드럼, 디스크 등의 매체를 필요할 때 즉시 사용할 수 있도록 정리하여 배열하는 것을 말한다.^[5] 파이링 시스템(filing system)은 파이링과 같은 의미로 사용되기도 하지만, 넓게는 문서를 필요에 따라 이용할 수 있도록 배열하고, 보존, 폐기하는 일련의 시스템을 의미한다.^[5]

일반 문서의 정리 방법에는 상대방별 정리, 주제별(테마별) 정리, 형식별 정리(보고서나 품의서 등 형식별), 표제별 정리(제목별), 1건별 정리(각 업무의 시작부터 종료까지를 하나의 파일로 정리)의 5가지가 있다.^[5]

대표적인 파일링 시스템에는 버티컬 파일 시스템과 오픈 파일(오픈 선반 파일) 시스템이 있다.^[6]

; 버티컬 파일 시스템

: 19세기 말 미국에서 고안된 방법이다.^[5] 버티컬 파일에서는 자료를 폴더에 넣어 캐비닛에 수직으로 보관한다.^[7][6]

; 오픈 파일(오픈 선반 파일) 시스템

: 캐비닛을 사용하지 않고 직접 선반에 배열하는 방법이다.^[7][6]

버티컬 파일이나 오픈 파일 등의 파일 방식에는 폴더라고 하는 종이 집게를 사용한다.^[5][6] 폴더는 서류의 보호, 서류의 표시, 정리상 크기의 통일 등의 역할을 한다.^[5] 폴더는 플랫 파일(레터 파일)과는 달리, 원래는 묶는 도구가 없는 것을 말한다.^[5] 폴더에 의한 캐비닛식 정리에서는, 원칙적으로 문서는 끼우기만 할 뿐 묶여 있지 않다(다만, 수백 장에 달하는 서류는 묶어서 수납한다).^[7]

5. 디지털 파일

컴퓨팅에서 '폴더'(또는 '파일 폴더')라는 단어는 종종 "디렉토리"의 동의어로 사용되며, '파일'이라는 단어는 디스크의 실제 데이터 항목(특히 애플 매킨토시에서는 '문서'라고 함)에 보편적으로 사용된다. 유닉스 계열 시스템에서는 "모든 것은 파일이다"라는 신조에 의해 어느 정도 해결된다. 폴더는 특별한 유형의 파일일 뿐이며, 많은 명령(복사, 삭제, 이동 또는 이름 바꾸기)은 파일이 전체 폴더를 식별하는지 여부를 알지 않고 실행할 수 있다.

6. 주요 파일 제조사

참조

_[1] 웹사이트 Definition of FOLDER http://www.merriam-w[...]
_[2] 웹사이트 ファイルの語源 https://www.etymonli[...] エティモンライン - 英語語源辞典 2023-06-17
_[3] 웹사이트 ファイル http://www.askul.co.[...] アスクル 2017-12-29
_[4] 간행물 그린구매법〈문구류〉의 안내 http://www.zenbunkyo[...] 全日本文具協会 2020-06-10
_[5] 논문 初級講座／情報科学と情報技術 第18回 ファイリングの種類と方法（1） https://doi.org/10.1[...] 科学技術振興機構 2020-05-04
_[6] 논문 初心者のための情報管理〔第10回〕 資料の整理と保菅 （6）整理と保管〔IV〕その他の資料 https://doi.org/10.1[...] 2020-05-04
_[7] 논문 初級講座／情報科学と情報技術 第20回 ファイリングの種類と方法（2） https://doi.org/10.1[...] 2020-05-04
_[8] 웹인용 Definition of FOLDER http://www.merriam-w[...]