보도자료

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1. 개요
2. 개념
3. 배포 방식
4. 구성 요소 (Elements)
5. 보도 금지 (Embargoes)
6. 역사
7. 다양한 기법
8. 보도자료와 언론/투자의 관계
참조

1. 개요

보도자료는 조직이 언론에 정보를 제공하여 기사화를 유도하는 자료를 의미한다. 팩스, 이메일, 기자회견 등 다양한 방식으로 배포되며, 기업, 정부, 투자자 등에게 중요한 정보원으로 활용된다. 보도자료는 언론 매체의 보도 여부에 따라 정보 전달의 효과가 달라지며, 투자자에게는 주식 매매 등 투자 판단의 근거가 된다. 아이비 리가 1906년 펜실베이니아 철도 사고 관련 보도자료를 최초로 작성한 이후, 기업의 대중 정보 공개를 위한 필수 요소로 자리 잡았다. 보도자료는 전통적인 배포 모델, 자체 배포, 비디오 보도자료(VNR) 등 다양한 형태로 제공되며, 제목, 요약문, 날짜, 본문 등으로 구성된다. 언론과의 보도 금지(Embargoes)는 특정 시점까지 기사 보도를 제한하는 방식으로 운영된다.

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보도자료

2. 개념

보도자료는 조직이 언론에 정보를 제공하여 기사화를 유도하는 행위 또는 그 결과물인 자료를 의미한다. 기자들은 보도자료를 바탕으로 기사를 작성하며, 경우에 따라 추가 취재를 하거나 그대로 보도하기도 한다.

기자들은 자신이 원하는 취재 대상을 직접 접촉하여 기사를 작성하기도 하지만, 정부 기관이나 기업 관련 뉴스는 그들 조직이 배포한 보도자료를 바탕으로 작성하는 일이 많다. 따라서 각종 기관과 기업은 주요 언론사의 기자들이 자신들이 원하는 방향으로 기사를 작성해주도록 유도하기 위해, 기사 작성에 편리하도록 보도자료를 송부한다.

마감에 쫓기는 기자들의 입장에서 보도자료는 기사 작성에 많은 도움이 된다. 기자들은 보도자료를 읽고 의문점 등을 취재하여 독자적으로 기사를 쓰기도 하며, 경우에 따라서는 보도자료를 그대로 기사로 내보내는 경우도 있다.

3. 배포 방식

보도자료는 목적에 따라 다양한 방식으로 배포된다. 해당 기관 홈페이지에 게시하거나, 언론 담당자에게 직접 이메일 또는 팩스로 보내기도 한다. 기자실을 운영하는 기관은 기자실에 직접 배포하기도 하고, 보도자료 배포 서비스를 이용해 온라인으로 포털, 기자, 블로거, 소셜 미디어, 투자자에게 배포하기도 한다.

과거에는 팩시밀리 전송, 우편 발송^[16], 문서 직접 배포, 기자회견 등의 방법이 사용되었으나, 최근에는 전자우편이나 전자우편과 인터넷 웹사이트 게재를 결합하는 방식이 늘고 있다.

기업에서는 보통 홍보 담당자, IR(인베스터 릴레이션즈) 담당자, 마케팅 담당자 등이 보도자료 발표를 담당한다. 정부에서는 홍보 담당자나 대변인 등이 담당한다. 보도자료 작성 및 배포 업무를 대행하는 회사도 있다.^[16]

일반적으로 기업의 신제품, 신규 서비스 발표, 경미한 인사 이동 등은 팩스, 이메일, 편지로 언론사에 배포한다. 언론사에는 보도자료용 팩스 번호나 이메일 주소가 있으므로, 이를 확인하여 개별 발송하거나 홍보대행사의 배포 대행 서비스를 이용할 수 있다.

관공서나 공공단체는 내부에 기자클럽(기자실)이 있어 기자실 각 기자의 책상이나 선반에 보도자료를 배포한다. 기업 결산발표는 (다수 기자 참석이 예상되는 대기업을 제외하고) 자료 투고만으로 이루어지기도 한다.

자체 기자클럽이 없는 민간기업은 업종에 따라 업계 단체·경제 단체의 기자클럽 회원으로 가입하거나, 기자실이 있는 도청, 시청, 증권거래소 등의 기자클럽에서 발표할 수 있다.

최근에는 기자클럽에 배포한 자료와 동일한 내용을 자사 공식 웹사이트에 게재하는 관청이나 기업이 많다. 웹사이트에 보도자료 코너를 마련하여 웹페이지를 웹브라우저로 열람할 수 있도록 편의를 제공하기도 한다.

텔레비전, 신문 등 매스미디어는 보도자료가 있어도 보도 여부가 불확실하고, 보도되더라도 내용 일부만 다뤄지거나 발표 측 의도와 다르게 보도될 수 있다. 인터넷 공개는 발표 내용이 요약되거나 잘리지 않고 원문 그대로 공개할 수 있다는 장점이 있다.

정보 수용자 입장에서는 기업, 자치단체 등의 보도자료를 원문으로 읽을 수 있다는 것이 큰 장점이다. 과거에는 매스컴 관계자만 입수 가능했거나 입수가 어렵던 정보를 인터넷으로 언제든 원문 그대로 얻을 수 있게 되었다.

인터넷 보도자료 배포 수단으로는 HTML, PDF, 스트리밍을 이용한 영상·음성 배포가 있다.

웹사이트의 과거 보도자료 보존 기간은 기업에 따라 몇 달에서 10년 이상까지 다양하다.

3. 1. 전통적인 배포 모델

전통적인 배포 모델에서는 기업, 정치 캠페인 또는 언론에 정보를 배포하는 다른 기관이 홍보 대행사를 고용하여 언론사에 보도자료를 작성하고 배포한다.^[6] 언론사는 수신된 정보 또는 기자가 조사한 정보를 바탕으로 기사를 작성한다. 따라서 정보나 발표가 공개적으로 알려지게 된다.

3. 2. 자체 배포 보도자료

최근에는 조직이 직접 보도자료를 작성하여 언론사나 배포 서비스에 제공하는 방식도 증가하고 있다. 특히, 정치 기관이나 법원에서 이러한 방식을 활용하는 사례가 많다.^[7] 유럽의 헌법재판소,^[8]^[9] 미국 대법원,^[10] 그리고 미국 주 대법원^[11]^[12]은 자체 결정에 대한 보도자료를 발표하며, 언론은 이러한 자체 발행 보도자료를 보도에 사용한다.

3. 3. 비디오 보도자료 (VNR)

일부 홍보 대행사는 TV 방송국에서 그대로 방영할 수 있도록 사전 녹화된 동영상 프로그램이나 클립 형태의 동영상 보도자료(VNR, Video News Release)를 배포한다.

동영상 보도자료에는 영화 배우의 인터뷰가 포함될 수 있는데, 이러한 인터뷰는 영화 스튜디오에 마련된 세트에서 녹화되며 영화 로고로 장식되어 있다.

동영상 보도자료는 완벽한 제작물 형태를 갖출 수 있으며, 이 경우 제작 비용이 수만 달러 또는 수십만 달러에 달할 수 있다. 동영상 보도자료는 TV 뉴스 형식을 따르거나 웹에 맞춰 특별히 제작될 수도 있다.

일부 방송 뉴스 매체는 부정적인 대중적 인식이나 신뢰도 문제로 인해 동영상 보도자료 사용을 자제해 왔다.

VNR은 팟캐스트로 제작되어 뉴스 서비스에 게시될 수 있으며, 커뮤니티 웹사이트를 활용하여 기사의 수명을 연장할 수도 있다. 커뮤니티 웹사이트는 많은 언론인과 칼럼니스트들이 모니터링하고 의견을 남기는 곳이다.

4. 구성 요소 (Elements)

보도자료는 일반적으로 다음과 같은 요소들로 구성된다.^[3]

'''편지지 또는 로고'''
'''언론 연락처 정보''' – 홍보 담당자 또는 기타 언론 관계 담당자의 이름, 전화번호, 이메일 주소, 우편 주소, 기타 연락처 정보.
'''제목''' – 기자들의 관심을 끌고 1~6단어로 뉴스를 간략하게 요약하는 데 사용된다.
'''요약문''' – 제목을 더 자세히 설명하는 부제목.
'''날짜줄''' – 배포일과 보통 보도자료의 발신 도시를 포함한다. 나열된 날짜가 정보가 실제로 언론에 전달된 날짜보다 늦다면, 발신자는 뉴스 언론 보도 금지를 요청하는 것이다.
'''소개''' – 보도자료의 첫 번째 단락으로, 일반적으로 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜라는 질문에 대한 기본적인 답변을 제공한다.
'''본문''' – 뉴스와 관련된 추가 설명, 통계, 배경 또는 기타 세부 정보.
'''정형 텍스트''' – 일반적으로 간략한 "소개" 섹션으로, 발행 회사, 조직 또는 개인에 대한 독립적인 배경 정보를 제공한다.
'''마무리''' – 북미에서는 전통적으로 정형 텍스트 또는 본문 뒤와 언론 연락처 정보 앞에 "-30-" 기호가 나타나 언론에 배포가 끝났음을 알린다. 보다 현대적인 대안으로 "###" 기호가 사용된다. 다른 국가에서는 "끝"과 같은 텍스트처럼 배포 종료를 나타내는 다른 방법이 사용될 수 있다.

5. 보도 금지 (Embargoes)

보도 금지는 뉴스 기관이 특정 날짜나 시간까지 기사를 보도하지 않도록 요청하는 것이다.

기자가 사전에 보도 금지를 준수하기로 동의하는 법적 구속력이 있는 비밀 유지 계약에 서명하지 않는 한, 기자는 정보를 공개하지 않을 법적 의무가 없다. 그러나 보도 금지를 위반하면 발행 기관과의 관계, 작가 또는 기자로서의 평판이 손상될 위험이 있다.^[13] 뉴스 기관은 보도 금지를 위반한 후 블랙리스트에 오르기도 한다.^[13] 홍보 담당자는 종종 확립된 관계가 있거나 미리 지정된 시간까지 정보를 공개하지 않겠다고 약속할 의향이 있는 기자에게만 보도 금지된 정보를 공유하도록 권장받는다.

6. 역사

현대 홍보의 아버지로 알려진 아이비 리(Ivy Lee)는 1906년 10월 펜실베이니아 철도의 철도 사고에 대한 최초의 보도자료를 작성했다. 이 사고로 애틀랜틱 시티에서 50명이 사망했다. 리는 사고를 기록하고 동료 기자들에게 보고서를 배포했다. 가장 큰 전환점은 리가 사고에 대해 작성한 내용의 정직함과 진실성이었다.^[14] ''뉴욕 타임스''는 그의 정확한 진술과 관찰 내용을 그대로 배포했다.

1906년 애틀랜틱 시티 열차 사고. 최초의 보도자료가 작성된 사건이다. 아이비 리가 작성하였다.

리의 영향으로 보도자료는 기업들이 대중에게 중요한 세부 정보를 공개하기 위한 필수 요소로 발전했다. 그 이후로 보도자료는 다른 기자, 홍보 담당자 및 다른 미디어 관계자들에게 중요한 사건, 통계 및 발표를 알리는 데 사용되어 왔다.^[15]

7. 다양한 기법

보도자료 발표에는 다양한 기법이 사용된다. 우선, 혼란을 막기 위해 수적으로 많고 실제로 가장 많이 사용되는 기법부터 설명한다.

'''팩스 및 이메일 발송''': 기업의 신제품, 신규 서비스 발표, 경미한 인사 이동 등에 사용된다.
'''기자실 배포''': 관공서나 공공단체는 기자클럽에 배포하며, 기업의 결산발표는 자료 투고만으로 이루어지기도 한다.^[1]
'''웹페이지 링크''': 기관 웹사이트에 보도자료를 함께 게시하며, HTML, PDF, 스트리밍 등의 형식을 사용한다.
'''기자회견''': 사회적으로 매우 중요하거나 영향이 큰 내용을 발표할 때 사용된다.

7. 1. 팩스 및 이메일 발송

가장 흔하게 사용되는 보도자료 배포 방법이다.

일반적으로 기업의 신제품이나 신규 서비스 발표, 경미한 인사 이동 등은 팩스와 이메일로 언론사에 배포한다. 언론사에는 보통 보도자료용 팩스 번호나 이메일 주소가 있으므로, 이를 확인하여 개별적으로 발송한다. 홍보대행사의 배포 대행 서비스를 이용해 홍보 자료를 보내는 것도 가능하다.

7. 2. 기자실 배포

관공서나 공공단체는 기자클럽에 보도자료를 배포하여 발표한다. 기업의 결산발표는 자료 투고만으로 이루어지기도 한다.^[1]

7. 3. 웹페이지 링크

최근에는 기관 웹사이트에 보도자료를 함께 게시하는 경우가 많다. 웹사이트 내에 보도자료 코너를 마련하여 웹페이지를 웹브라우저로 열람할 수 있도록 함으로써 이용자의 편의를 도모하는 경우도 많다.

발표하는 측에서 보면, 텔레비전이나 신문 등의 매스미디어에서는 보도자료가 있어도 보도된다는 보장이 없고, 보도된다 해도 전체의 일부에 지나지 않는 경우가 있다. 또 발표 측의 의도와는 다른 보도가 되는 경우도 있다. 인터넷으로 공개함으로써 발표의 일부가 요약되거나 잘려 나가지 않고 원문 그대로 공개할 수 있다.

정보를 받는 측에서는 기업이나 자치단체 등에서 내놓는 보도자료를 원문으로 읽을 수 있다는 것이 큰 장점이다. 예전에는 매스컴 관계자만 입수할 수 있었거나, 입수할 수 있다 해도 많은 수고가 필요했지만, 인터넷만 있으면 언제든지 최신 정보를 원문 그대로 얻을 수 있다.

인터넷으로 보도자료를 배포하는 수단으로는 HTML이나 PDF, 스트리밍에 의한 영상·음성 배포가 있다.

웹사이트 상에서 과거 보도자료의 보존 기간은 몇 달 만에 삭제하는 기업부터 10년 이상 보존하는 기업까지 다양하다.

7. 4. 기자회견

기자회견의 예. 부시 대통령이 2007년 10월 17일 James S. Brady Press Briefing Room에서 연 기자회견.

대규모 조직이나 정부 기관이 사회적으로 매우 중요한 내용, 혹은 사회적 영향이 클 것으로 판단되는 내용을 발표할 때는 “기자회견”을 개최한다. 모든 보도자료 중 기자회견이 열리는 것은 극히 일부에 불과하다.^[17]

관공서나 공사 등은 내부에 기자클럽(기자실)이 있으므로, 그곳에서 진행한다. 민간 기업의 경우에도, 특히 큰 사회 문제나 관심사가 되는 경우에는 기자클럽이 회견 개최를 요청하여, 본사 회의실이나 강당에 긴 테이블과 의자를 설치하는 등 임시 회견장을 마련하기도 한다.^[17]

경제 지표나 통계, 실물을 가지고 올 수 없는(대형) 공업 제품 발표 등, 발표 내용과 발표 장소의 관련성이 낮은 경우에는 카메라 촬영은 없이 매우 차분한 분위기에서 진행된다.^[17]

사회적 관심도가 높은 제품 발표는 화려한 분위기 속에서 진행된다.^[17]

비리가 발생한 사과 기자회견은 카메라의 플래시나 조명을 받으면서 긴박한 분위기 속에서 진행된다. 기자들로부터도 날카로운 질문이 쏟아진다.^[17]

발표하는 쪽과 질문하는 쪽 모두 발언 내용에 주의해야 하며, 부정확하거나 경솔한 발언을 하면 돌이킬 수 없는 결과를 초래할 수도 있다.^[17]

기자회견 중에 사건이 발생하면, 정작 보도자료 내용 자체가 언론에 보도되지 않고 다른 소식만 보도될 수도 있다.^[17]

8. 보도자료와 언론/투자의 관계

언론 기관이나 통신사는 매일 많은 보도자료를 받지만, 그중에서 "기사화할 가치가 없다"고 판단하면 기사화하지 않는다.^[16] 매체의 게재 공간은 제한되어 있고, 독자에게 전달할 가치가 있는 정보를 선별하는 것은 언론 기관과 통신사의 중요한 업무이다.

기사화 여부는 전적으로 언론 기관 및 통신사의 판단에 달려있다. 이들은 기사화하고 싶은 보도자료만 선별하여 취재 후 기사로 작성한다. 선택받지 못한 보도자료는 대부분 보관 상태로 남지만, 시간이 지난 후에 기사화되는 경우도 있다.

투자자에게 보도자료는 해당 회사의 주식 매매, 행정 조직의 채권(국채, 지방채 등)이나 통화 매매 등의 투자 판단에 중요한 정보원이다.

상장 기업은 증권거래소 규칙에 따라 결산공시를 하는데, 이는 투자자에게 직접 정보를 공개하는 기능과 더불어 보도자료의 기능을 겸하며 언론 기관에도 정보를 공개한다.

참조

_[1] 웹사이트 Definition of communiqué Dictionary.com https://www.dictiona[...] 2021-06-11
_[2] 논문 A Compromised Fourth Estate? 2008-02-01
_[3] 웹사이트 How To Write a Press Release, with Examples http://www.cbsnews.c[...] CBS News 2010-11-10
_[4] 웹사이트 Editorial Guidelines for News Releases https://www.prweb.co[...] 2016-09-05
_[5] 웹사이트 For Businesses Chasing Recognition, The Print Media Is Losing Its Allure https://web.archive.[...] 2009-09-01
_[6] 뉴스 Wire industry feels the heat as self-publishing tools launch https://web.archive.[...] 2010-06-11
_[7] 논문 Judicial public relations: Determinants of press release publication by constitutional courts 2019
_[8] 서적 Justices and journalists : the U.S. Supreme Court and the media Cambridge University Press 2011
_[9] 논문 Justice Speaks, but Who's Listening? Mass Public Awareness of US Supreme Court Cases 2018-12-14
_[10] 논문 Explaining High-Profile Coverage of State Supreme Court Decisions* 2010
_[11] 서적 Justices and journalists : the global perspective
_[12] 논문 Explaining Media Coverage of Constitutional Court Decisions in Germany: The Role of Case Characteristics 2020
_[13] 웹사이트 WHO mistakenly forwards email to BuzzFeed saying 'BuzzFeed is banned' https://mashable.com[...] 2014-11-13
_[14] 웹사이트 The First Press Release https://www.newsmuse[...] 2016-04-10
_[15] 웹사이트 Are Press Releases Dead? https://www.forbes.c[...]
_[16] 서적 プレスリリースはラブレター: テレビを完全攻略する戦略的PR術万来舎 2009-10-01
_[17] 뉴스 週刊少年ジャンプ編集長の突然死（2003年）と宅八郎の記者会見乱入 2003-01-24