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문서 관리 시스템

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목차

1. 개요

문서 관리 시스템(DMS)은 종이 문서 및 전자 문서를 효율적으로 관리하기 위한 시스템이다. 1980년대 종이 문서 관리 시스템에서 시작하여, 전자 문서 관리 시스템으로 발전했다. DMS는 저장, 버전 관리, 메타데이터, 보안, 인덱싱 및 검색 기능 등을 제공하며, 다른 애플리케이션과의 연계, 이미지 입력, 워크플로우, 협업 기능 등을 포함한다. 한국에서는 1990년대 후반부터 공공기관을 중심으로 도입되었으며, 정부의 전자정부 구축 사업과 기록 관리 혁신에 기여했다. DMS는 규제 준수를 위해 문서 통제 기능을 제공하며, 통합 문서 관리 및 문서 관리 소프트웨어 형태로 발전하고 있다.

2. 역사

문서 관리 시스템은 초기에 종이 문서를 디지털화하여 관리하는 것에서 출발하여, 점차 컴퓨터에서 생성된 전자 문서 자체를 관리하는 방향으로 발전했다. 시간이 흐르면서 이 두 흐름은 통합되었고, 관리 가능한 파일 형식이 다양해졌으며 네트워크 기반의 분산 관리와 다른 애플리케이션과의 연동, 검색 및 보안 기능이 강화되는 추세를 보였다.

2. 1. 초기 발전

문서 관리는 관리 대상에 따라 크게 두 가지 흐름으로 발전했다. 1980년대에는 여러 벤더(vendor)들이 사진 등을 포함한 종이 문서를 관리하는 시스템을 개발하기 시작했다. 이 시스템들은 종이 문서를 컴퓨터로 관리하기 위해 스캐닝 등을 통해 디지털화하여 이미지 파일 형태로 다루었으며, 이를 전자 문서 관리(EDM, Electronic Document Management) 시스템이라고 부른다.

이후에는 컴퓨터 상에서 직접 작성된 전자 문서(파일) 자체를 관리하는 시스템이 등장했다. 초기 전자 문서 관리 시스템들은 특정 벤더가 만든 독자적인 파일 형식만을 지원하거나 관리할 수 있는 파일 형식의 종류가 매우 제한적이라는 한계를 가지고 있었다.

2. 2. 발전과 통합

문서 관리는 관리 대상에 따라 두 가지 종류로 나눌 수 있다. 1980년대에는 여러 업체에서 종이 문서를 관리하는 시스템을 개발하기 시작했다. 이 시스템들은 인쇄물뿐만 아니라 사진 등을 포함한 종이 문서를 다루었다. 종이 위의 정보를 컴퓨터로 관리하기 위해 디지털화하여 이미지 파일 형태로 관리했으며, 이를 전자 문서 관리(EDM) 시스템 등으로 불렸다.

이후 컴퓨터 상에서 작성된 전자 문서를 관리하는 시스템이 등장했다. 초기 시스템들은 관리할 수 있는 파일 형식이 자체 형식이거나 제한적이었다.

시간이 지나면서 이 두 종류의 시스템은 점차 통합되었다. 그 결과 관리할 수 있는 파일 형식이 다양해졌고, 네트워크 상에 문서를 분산하여 배치하는 것이 가능해졌다. 또한 다른 애플리케이션과의 연동 기능과 보안 기능도 강화되었다.

문서 관리 시스템(electronic document management system)은 많은 경우 워드나 엑셀, PDF와 같은 자체 파일 형식으로 문서를 저장한다. 하지만 일부 웹 기반 문서 관리 시스템은 콘텐츠를 HTML 형태로 저장하기 시작했다. 이러한 HTML 기반 시스템은 게시 시스템이나 정책 관리 시스템의 역할도 할 수 있다.[1] 콘텐츠는 브라우저 기반 편집기를 사용하거나, HTML이 아닌 콘텐츠를 가져와 변환하는 방식으로 저장된다. 문서를 HTML로 저장하면 대부분의 검색 엔진이 HTML을 기본적으로 처리하기 때문에 전체 텍스트 검색 작업 흐름이 더 간단해진다. 반면, HTML 저장 형식을 사용하지 않는 시스템은 자체 형식에서 텍스트를 추출해야 하므로 전체 텍스트 검색 작업이 약간 더 복잡해진다.

사용자들이 인터넷 검색에 익숙해지고 콘텐츠를 정리하는 데 시간을 덜 들이게 되면서, 부울 쿼리, 클러스터 분석, 어간 추출[2] 등을 포함한 검색 기능이 문서 관리 시스템의 중요한 구성 요소가 되었다.

2. 3. 한국의 도입과 발전

문서 관리 시스템은 관리 대상에 따라 크게 두 가지 흐름으로 발전해왔다. 1980년대에는 주로 종이 문서를 관리하는 시스템이 개발되었다. 이 시스템들은 인쇄된 문서뿐만 아니라 사진과 같은 다양한 형태의 종이 자료를 디지털화하여 이미지 파일 형태로 관리했으며, 이를 흔히 전자 문서 관리 시스템(EDM)이라고 부른다.

이후 컴퓨터 환경이 발전하면서, 컴퓨터에서 직접 작성된 전자 문서(파일)를 관리하는 데 특화된 시스템이 등장했다. 초기 시스템들은 특정 파일 형식만 다룰 수 있는 등 제한적인 면이 있었다.

시간이 지나면서 이 두 가지 시스템의 장점들이 통합되었다. 관리할 수 있는 파일 형식이 다양해졌고, 네트워크를 통해 문서를 여러 곳에 나누어 저장하고 관리하는 것이 가능해졌다. 또한, 다른 업무용 애플리케이션과의 연동 기능과 정보 보안 기능도 크게 강화되었다.

3. 구성 요소

문서 관리 시스템(DMS)은 다양한 형식의 문서를 관리하며, 많은 경우 워드, 엑셀, PDF와 같은 자체 파일 형식을 사용한다. 일부 웹 기반 시스템은 HTML 형태로 콘텐츠를 저장하기도 하는데, 이는 검색 엔진이 HTML을 기본적으로 처리하므로 전체 텍스트 검색 과정을 더 간편하게 만든다.[1] 반면, HTML 형식이 아닌 문서는 텍스트 추출 과정이 필요하여 검색 워크플로우가 다소 복잡해질 수 있다.[1]

사용자들이 인터넷 검색 방식에 익숙해지고 정보를 직접 정리하는 데 시간을 덜 투자하게 되면서, 부울 쿼리, 클러스터 분석, 어간 추출과 같은 고급 검색 기능이 DMS의 중요한 요소로 부상했다.[2]

일반적으로 문서 관리 시스템은 다음과 같은 핵심 구성 요소를 갖춘다.


  • '''메타데이터 관리''': 문서의 속성 정보(생성일, 작성자 등) 저장 및 활용.
  • '''통합''': 다른 업무용 애플리케이션과의 연동을 통한 문서 작업 수행.
  • '''캡처''': 종이 문서 스캔 또는 전자 파일의 시스템 입력.
  • '''데이터 유효성 검사''': 입력 데이터 오류 확인 및 수정 제안.
  • '''인덱싱''': 빠른 문서 검색을 위한 색인 정보 생성 및 관리.
  • '''저장''': 전자 문서의 안전한 보관 및 관리.
  • '''검색''': 다양한 조건을 이용한 신속한 문서 검색.
  • '''배포''': 필요한 사용자나 시스템으로의 문서 전달.
  • '''보안''': 접근 권한 관리 등을 통한 문서 안전성 확보.
  • '''워크플로''': 문서 생성부터 폐기까지 정해진 절차에 따른 처리 흐름 관리.
  • '''협업''': 여러 사용자의 문서 공유 및 공동 작업 지원.
  • '''버전 관리''': 문서 변경 이력 관리, 이전 상태 복구 및 변경 과정 추적.
  • '''게시''': 검토 및 승인 절차를 통한 문서의 공식 발행.


이러한 구성 요소들은 상호 유기적으로 작동하여 효율적인 문서 관리를 가능하게 한다. 각 구성 요소의 상세 내용은 해당 하위 섹션에서 다룬다.

3. 1. 메타데이터

문서 관리 시스템은 일반적으로 각 문서에 대한 메타데이터를 저장한다. 이 메타데이터에는 문서가 시스템에 저장된 날짜나 문서를 저장한 사용자의 신원(ID)과 같은 정보가 포함될 수 있다. 시스템은 문서 내용에서 자동으로 메타데이터를 추출하기도 하고, 사용자가 직접 메타데이터를 입력하도록 유도하기도 한다.

특히, 문서를 스캔한 이미지 파일의 경우 광학 문자 인식(OCR) 기술을 사용하여 이미지 속 텍스트를 컴퓨터가 인식할 수 있는 형태로 변환하는 경우가 있다. 이렇게 추출된 텍스트는 사용자가 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 검색용 키워드를 식별하거나 전체 텍스트 검색 기능을 제공하는 데 활용될 수 있다. 추출된 텍스트 자체도 메타데이터의 일부로 간주되어 원본 문서와 함께 저장되거나, 여러 문서의 검색을 위해 별도로 관리될 수 있다.[3]

3. 2. 통합

많은 문서 관리 시스템은 다른 애플리케이션과 연동하여 문서 관리 기능을 직접 제공한다.[4][5] 이를 통해 사용자는 오피스 스위트, 전자 메일, 그룹웨어와 같은 일반적인 애플리케이션 내에서 직접 문서 관리 시스템 저장소의 문서를 검색하고 수정할 수 있으며, 변경된 문서를 새 버전으로 저장소에 다시 저장하는 것이 가능하다. 이러한 통합은 워크플로 관리 시스템이나 콘텐츠 관리 시스템과 같은 다양한 소프트웨어 도구에서도 활용될 수 있다. 연동은 주로 ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP 또는 RESTful 웹 서비스와 같은 개방형 표준을 사용하는 API를 통해 이루어진다.[4][5]

3. 3. 캡처

캡처는 주로 이미지 스캐너나 복합기를 이용하여 종이 문서의 이미지를 받아들이고 처리하는 과정을 포함한다.[6] 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어는 디지털 이미지를 기계가 읽을 수 있는 텍스트로 변환하는 데 자주 사용되며, 이는 하드웨어에 통합되거나 독립적인 소프트웨어 형태로 제공될 수 있다.[6] 또한, 광학 마크 인식(OMR) 소프트웨어는 체크 박스나 버블 형태의 표시 값을 추출하는 데 사용되기도 한다.[6] 캡처 과정에는 전자 문서나 다른 컴퓨터 기반 파일을 받아들이는 것도 포함된다.[6]

3. 4. 데이터 유효성 검사

데이터 유효성 검사 규칙은 문서 실패, 서명 누락, 철자 오류 및 기타 문제를 확인하여 데이터를 DMS로 가져오기 전에 실시간 수정 옵션을 권장할 수 있다. 데이터 유효성 검사의 일부로 조화 및 데이터 형식 변경 형태의 추가 처리가 적용될 수도 있다.[7][8]

3. 5. 인덱싱

인덱싱은 전자 문서를 추적하고 특정하는 데 사용된다. 인덱싱은 단순히 고유한 문서 식별자(번호)를 추적하는 간단한 방식일 수도 있지만, 일반적으로는 문서의 메타데이터를 통한 분류나 문서 내용에서 추출한 단어 색인(키워드)을 이용한 분류와 같이 더 복잡한 형태를 취하는 경우가 많다. 인덱싱의 주된 목적은 정보 쿼리 및 검색을 효율적으로 지원하는 데 있다. 따라서 빠른 검색 성능을 위해서는 효과적인 인덱스 위상 또는 체계를 구축하는 것이 중요하다.[9]

3. 6. 저장

전자 문서를 저장하는 기능이다. 단순히 파일을 보관하는 것을 넘어, 문서의 저장 위치 결정, 저장 기간 설정, 저장 매체 간 이동(계층적 스토리지 관리) 및 최종적인 문서 폐기까지 문서의 전체 생명 주기를 관리하는 것을 포함한다.

3. 7. 검색

문서 관리 시스템(DMS)은 저장된 전자 문서를 사용자가 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있도록 다양한 검색 기능을 제공한다.[9] 사용자가 인터넷 검색에 익숙해지고 콘텐츠를 직접 정리하는 데 시간을 덜 쓰게 되면서, 강력한 검색 기능은 DMS의 중요한 요소가 되었다.[2]

가장 기본적인 검색 방식은 각 문서에 부여된 고유한 문서 식별자를 이용하는 것이다. 사용자가 이 식별자를 정확히 알고 있다면, 시스템은 해당 문서를 바로 찾아 제시할 수 있다.[9]

하지만 실제로는 문서 식별자나 메타데이터의 일부, 또는 문서 내용에 포함될 것으로 예상되는 특정 키워드만을 이용하여 검색하는 경우가 더 많다. 이런 경우 시스템은 사용자가 입력한 검색어와 관련된 문서들의 목록을 결과로 보여준다.[9] 문서는 다양한 속성이나 문서 내용을 기반으로 검색될 수 있다.

더 나아가, 여러 키워드를 조합하거나 특정 구문을 포함하는 문서를 찾기 위해 불 표현식을 사용하는 고급 검색 기능도 지원된다. 예를 들어, '계약서'라는 단어는 포함하지만 '초안'이라는 단어는 제외하는 식으로 검색 조건을 설정할 수 있다. 이러한 검색은 미리 만들어진 인덱스를 통해 빠르게 수행되거나, 때로는 문서 전체의 내용을 직접 검색하는 전체 텍스트 검색 방식을 사용하기도 한다. 전체 텍스트 검색은 시간이 더 걸릴 수 있지만, 문서 본문 내용을 기반으로 정확한 결과를 찾는 데 유용하다.[9] 부울 쿼리, 클러스터 분석, 어간 추출 등의 기술이 검색 정확도를 높이는 데 활용된다.[2]

문서를 HTML 형식으로 저장하는 웹 기반 DMS의 경우, 대부분의 검색 엔진이 HTML을 기본적으로 처리하기 때문에 전체 텍스트 검색이 비교적 간단하게 이루어진다.[1] 반면, 워드나 PDF 같은 자체 파일 형식으로 문서를 저장하는 시스템은 검색을 위해 해당 파일에서 텍스트를 추출하는 과정이 추가로 필요하여 검색 과정이 다소 복잡해질 수 있다.[1]

또한, 여러 개의 문서 관리 시스템이나 다양한 정보 소스를 동시에 검색하여 결과를 통합해서 보여주는 '''연합 검색''' 기능도 있다. 이는 기업 내 여러 부서나 시스템에 흩어져 있는 정보를 한 번에 찾는 데 도움을 준다.[14]

일반적으로 문서를 찾는 방법은 필요한 문서가 속한 그룹을 차례대로 살펴보는 방법과, 특정 정보(키워드, 메타데이터 등)를 검색 조건으로 사용하여 직접 찾아내는 방법으로 나눌 수 있다.

3. 8. 배포

배포는 문서를 필요로 하는 사람이 이용할 수 있도록 만드는 방법을 의미한다. 배포할 준비가 된 문서는 일반적으로 쉽게 변경할 수 없는 형식이어야 한다. 이는 문서의 무결성을 유지하는 데 도움이 된다.

문서를 배포할 때는 원본 마스터 사본을 직접 사용하는 대신, 해당 문서로 연결되는 전자 링크를 제공하는 방식이 더 일반적이다. 특히 규제가 적용되는 환경에서 문서를 전자적으로 배포해야 하는 경우에는 추가적인 기준을 만족해야 하는데, 예를 들어 문서의 추적성 및 버전 관리가 보장되어야 한다. 이는 서로 다른 시스템 간에 문서를 교환할 때도 마찬가지로 중요하다.[10]

3. 9. 보안

문서 보안은 많은 문서 관리 시스템 애플리케이션에서 매우 중요한 기능이다. 이는 허가되지 않은 사용자가 문서를 읽거나, 위조하거나, 파괴하는 것을 방지하여 문서의 안전성을 유지하는 것을 목표로 한다.

문서 관리 시스템은 일반적으로 관리자가 특정 사용자 또는 사용자 그룹별로 문서 유형에 따라 접근 권한을 부여할 수 있는 권한 관리 모듈을 가질 수 있다. 이를 통해 민감한 정보나 특정 부서 관련 문서에 대한 접근을 효과적으로 통제할 수 있다.

또한, 특정 문서 유형에 대한 규정 준수 요구 사항은 매우 복잡할 수 있다. 예를 들어, 미국에서는 ISO 9001 및 ISO 13485와 같은 표준과 미국 식품의약국 규정에 따라 문서 관리 및 통제 절차를 처리하는 방법을 지시한다.[11] 이러한 규정을 준수하기 위해 복잡한 보안 정책을 시스템에 적용할 수 있어야 한다.

인쇄 또는 PDF 생성 시 문서 표시는 변경 또는 의도하지 않은 사용을 방지하는 데 필수적인 요소이다.

3. 10. 워크플로우

워크플로우(Workflow)는 문서가 조직 내 사람들 사이에서 전달되는 절차나 흐름을 정의하고 관리하는 과정을 의미한다.[12] 일부 문서 관리 시스템은 자체적으로 워크플로우 관리 기능을 내장하고 있거나, 외부의 워크플로 관리 시스템과 통합하여 이 기능을 제공하기도 한다.[5]

워크플로우의 구체적인 운영 방식은 전자 문서 관리 시스템(EDMS)이 적용되는 환경에 따라 다르며, 주요 유형은 다음과 같다.

  • 수동 워크플로우: 사용자가 직접 문서를 확인하고 다음 단계로 누구에게 전달할지 결정하는 방식이다.
  • 규칙 기반 워크플로우: 관리자가 미리 설정한 규칙에 따라 문서의 흐름이 자동으로 이루어진다. 예를 들어, 특정 송장은 정해진 승인 절차를 거쳐 자동으로 관련 부서(예: 회계 부서)로 전달되도록 설정할 수 있다.
  • 동적 워크플로우: 문서의 내용이나 특정 조건 값에 따라 워크플로우 경로가 실시간으로 변경될 수 있다. 예를 들어, 청구서의 금액이 특정 기준보다 낮으면 A 경로로, 높으면 B 경로로 처리되도록 분기하는 것이 가능하다.


일부 고급 워크플로우 시스템은 이러한 규칙이 적용되는 동안 문서 내용을 자동으로 수정하거나 외부 시스템에 특정 신호를 보내는 등의 부가적인 기능을 수행하기도 한다.

3. 11. 협업

EDMS는 여러 사용자가 함께 문서를 작업할 수 있도록 협업 기능을 지원해야 한다. 기본적인 협업 기능은 권한이 있는 사용자가 문서를 찾아 작업할 수 있게 하는 것이다. 한 사용자가 문서를 작업하는 동안에는 다른 사용자가 동시에 수정할 수 없도록 접근을 막아야 한다.[13]

더 나아가 고급 협업 기능은 여러 사용자가 실시간으로 같은 문서를 보면서 동시에 수정하거나 주석(마크업)을 다는 것을 가능하게 한다. 이렇게 작업한 결과 문서는 모든 사용자의 수정 내용이 합쳐진 형태로 만들어진다. 또한, 협업 과정에서 각 사용자가 어떤 부분을 수정했는지 기록으로 남아 문서의 변경 과정을 추적할 수 있다.[13]

협업 환경에서는 버전 관리 기능이 특히 중요하다. 버전 관리는 문서를 수정하고 저장(체크인)하거나 작업을 위해 가져올(체크아웃) 때마다 변경 이력을 기록하는 과정이다. 이를 통해 사용자는 필요할 경우 이전 버전의 문서를 찾아보거나 특정 시점의 버전으로 되돌아가 작업을 이어갈 수 있다. 시간이 지나면서 계속 수정되는 문서의 변경 과정을 관리하고 과거 내용을 참조하는 데 유용하다.[13] 여러 사람이 함께 문서를 작성하고 수정할 때 버전 관리 시스템은 필수적이다.

3. 12. 버전 관리

버전 관리는 문서를 문서 관리 시스템에 저장(체크인)하거나 가져올(체크아웃) 때 변경 이력을 체계적으로 관리하는 과정이다. 이 기능을 통해 사용자는 과거에 작성되었던 특정 버전의 문서를 쉽게 검색할 수 있으며, 필요한 경우 선택한 시점의 문서 상태로 되돌아가 작업을 계속 이어갈 수 있다.

특히 시간이 지나면서 내용이 지속적으로 변경되거나 업데이트가 필요한 문서, 또는 과거의 내용을 다시 확인하거나 이전 상태로 복구해야 할 필요가 있는 문서를 다룰 때 버전 관리는 매우 유용하게 활용된다.[13] 문서 내용이 수정될 때마다 새로운 버전(판) 번호가 부여되어 변경 사항이 기록되므로, 만약 업데이트 과정에서 실수가 발생하더라도 이전 버전으로 쉽게 돌아가 작업을 다시 시작하는 것이 가능하다.

여러 사람이 함께 문서를 작성하고 수정하는 협업 환경에서는 문서 변경 내용을 체계적으로 관리하는 것이 더욱 중요해지며, 이러한 필요성에 따라 버전 관리 시스템이 발전하게 되었다.

3. 13. 연합 검색

연합 검색은 검색 기능을 확장하여, 여러 출처나 기업 내의 여러 DMS에서 검색 결과를 가져오는 기능을 의미한다.[14]

3. 14. 게시

문서를 게시하는 것은 교정, 동료 검토 또는 공개 검토, 권한 부여, 인쇄 및 승인 등의 절차를 포함한다. 이러한 단계는 문서 작성 과정에서 신중함과 논리적 사고를 보장하기 위해 필요하다. 부주의하게 처리된 문서는 부정확한 정보를 담게 되어 사용자나 독자에게 혼란을 주거나 불쾌감을 줄 수 있다. 특히 법률이나 규제가 적용되는 산업 분야에서는 일부 절차를 해당 담당자의 서명과 서명 날짜로 증명해야 하는 경우가 있다. 자세한 내용은 국제 표준화 기구(ISO)의 ICS 01.140.40 및 35.240.30 부문 표준을 참조할 수 있다.[15][16]

게시된 문서는 특별한 지식이나 도구 없이는 쉽게 수정할 수 없는 형식이어야 하며, 일반적으로 읽기 전용이거나 휴대하기 용이한 형태로 제공된다.[17]

3. 15. 하드 카피 재생산

문서나 이미지의 재생산은 종종 문서 관리 시스템 내에서 필요하며, 시스템은 지원되는 출력 장치 및 재생산 기능을 고려해야 한다.[18]

4. 표준화

많은 산업 협회는 해당 분야에서 사용되는 특정 문서 관리 표준 목록을 자체적으로 게시한다.[19][20] ISO 역시 정보 및 문서 관리, 기술 문서 등과 관련된 다양한 표준을 제정하여 발표하고 있다.[21]

4. 1. 관련 ISO 표준

많은 산업 협회는 해당 분야에서 사용되는 특정 문서 관리 표준 목록을 자체적으로 게시한다. 다음은 ISO 문서 중 관련 목록이다. ICS 01.140.10 및 01.140.20 부서에 해당한다.[19][20] ISO는 또한 01.110 부서에서 다루는 기술 문서에 관한 일련의 표준을 발표했다.[21]

  • ISO 2709 정보 및 문서 – 정보 교환 형식
  • [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52142 ISO 15836] 정보 및 문서 – 더블린 코어 메타데이터 요소 집합
  • [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 ISO 15489] 정보 및 문서 – 기록 관리
  • [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57832 ISO 21127] 정보 및 문서 – 문화 유산 정보 교환을 위한 참조 온톨로지
  • ISO 23950 정보 및 문서 – 정보 검색 (Z39.50) – 응용 서비스 정의 및 프로토콜 사양
  • [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=45935 ISO 10244] 문서 관리 – 비즈니스 프로세스 기준선 설정 및 분석
  • ISO 32000 문서 관리 – 휴대용 문서 형식 (PDF)
  • ISO/IEC 27001 정보 보안 관리 시스템 사양

5. 문서 통제

정부 규제는 특정 산업 분야의 기업에게 문서 관리를 의무화하는 경우가 많으며, 이는 효과적인 문서 통제를 요구한다. 문서 관리자는 이러한 규정에 따라 문서를 체계적으로 관리하고 통제할 책임이 있다.[22] 특히 개인 정보 보호나 보증과 관련된 정보를 다루는 산업에서는 더욱 엄격한 문서 통제 요구 사항이 적용된다. 예를 들어 보호된 건강 정보(PHI)를 다루는 HIPAA 규정이나, 보증 기간 동안 관련 문서 보관이 필수적인 건설 프로젝트 등이 이에 해당한다.[23]

문서 관리 시스템 내 절차, 작업 지침, 정책 명세서 등은 문서가 적절히 통제되고 있다는 증거를 제공한다. 이러한 통제 요구 사항을 준수하지 못할 경우, 벌금, 사업 손실, 또는 기업 평판 손상과 같은 불이익을 받을 수 있다. 효과적인 문서 통제는 문서의 생성부터 폐기까지 전 과정에 걸쳐 이루어지며, 승인되지 않은 변경을 방지하고, 항상 최신 버전의 문서를 필요한 곳에서 사용할 수 있도록 보장하며, 오래된 문서의 의도하지 않은 사용을 막는 활동 등을 포함한다.[24] 이러한 문서 통제 관련 요구 사항은 데이터 보호 책임자 및 내부 감사와 같은 관련 기능과 함께 조직의 규정 준수 비용의 일부를 구성한다.

5. 1. 문서 관리의 주요 내용

정부 규제는 특정 산업 분야의 기업들에게 문서 관리를 의무화하는 경우가 많다. 문서 관리자는 이러한 규정에 따라 문서를 체계적으로 관리할 책임이 있다.[22] 문서 관리가 엄격하게 요구되는 대표적인 산업 분야는 다음과 같다.

  • 회계: 제8 EU 지침, 사베인스-옥슬리법 등 관련 규정 준수
  • 식품 안전: 미국의 식품 안전 현대화법 등 관련 규정 준수
  • ISO 표준: 관련 산업 전반
  • 의료 기기 제조: FDA 규정 준수
  • 혈액, 인체 세포 및 조직 제품 제조: FDA 규정 준수
  • 의료: JCAHO 기준 준수
  • 정보 기술: ITIL 프레임워크 준수


일부 산업은 다루는 정보의 민감성 때문에 더욱 엄격한 문서 관리 요구 사항을 적용받는다. 예를 들어, 보호된 건강 정보(PHI)를 다루는 의료 분야(HIPAA)나 보증 기간 동안 관련 문서 보관이 필수적인 건설 프로젝트 등이 이에 해당한다. 또한, 정보 시스템 전략 계획(ISSP)은 조직의 중장기 정보 시스템 구축 방향을 설정하는 데 영향을 미칠 수 있다.[23]

문서 관리 시스템에 저장된 절차, 작업 지침, 정책 명세서 등은 해당 문서들이 적절하게 관리되고 있다는 증거가 된다. 이러한 관리 요구 사항을 준수하지 못할 경우, 벌금 부과, 사업 기회 상실, 기업 평판 하락 등의 심각한 결과를 초래할 수 있다.

문서 관리는 구체적으로 다음과 같은 활동들을 포함한다.[24]

활동 내용설명
문서 검토 및 승인문서가 공식적으로 사용되기 전에 내용을 검토하고 승인하는 절차를 거친다.
변경 및 개정 사항 관리문서 내용이 변경되거나 개정될 경우, 해당 내용을 명확하게 식별하고 관리한다.
최신 버전 접근성 보장실제 업무가 이루어지는 "사용 지점"에서 항상 최신 버전의 관련 문서를 이용할 수 있도록 한다.
가독성 및 식별성 확보문서 내용을 쉽게 읽고 이해할 수 있으며, 어떤 문서인지 명확히 식별 가능하도록 유지한다.
외부 문서 관리고객이 제공한 문서나 외부 공급업체의 매뉴얼 등 외부에서 유입된 문서도 식별하고 통제한다.
구식 문서 사용 방지더 이상 유효하지 않은 오래된 버전의 문서가 의도치 않게 사용되는 것을 막는다.



이러한 문서 관리 요구 사항들은 데이터 보호 책임자(DPO)나 내부 감사와 같은 관련 부서의 활동과 함께 조직의 전반적인 규정 준수 비용의 일부를 구성한다.

6. 통합 문서 관리 (Integrated Document Management)

통합 문서 관리는 기업 전체에서 '문서'를 캡처, 관리, 저장, 보존, 전달 및 폐기하는 데 사용되는 기술, 도구 및 방법을 포괄한다. 이 맥락에서 '문서'는 이미지, 사무용 문서, 그래픽, 도면뿐만 아니라 웹 페이지, 이메일, 인스턴트 메시지 및 비디오와 같은 새로운 전자 객체를 포함한 다양한 정보 자산이다.

7. 문서 관리 소프트웨어

문서 관리 소프트웨어는 단순히 정보를 저장하는 도구를 넘어, 사용자가 저장된 정보에 대한 접근을 관리하고 추적하며 편집할 수 있게 돕는다. 이는 모든 종이 문서와 디지털 파일을 정리하는 데 사용할 수 있는 전자 캐비닛과 같다.[25] 이 소프트웨어는 기업이 종이 파일을 스캔하여 디지털 형식으로 변환하고, 기존 디지털 파일과 함께 단일 저장소에 통합 관리할 수 있도록 지원한다.[26] 디지털 문서 관리의 중요한 장점 중 하나는 모든 문서와 데이터를 보호하는 안전한 환경을 제공한다는 점이다.[27] 특히 건설업처럼 문서 관리가 중요한 산업에서는 팀 구성원들이 언제 어디서나 필요한 프로젝트 문서에 안전하게 접근하고 업데이트할 수 있어, 일상 업무를 효율적으로 처리하는 데 도움을 준다.[28]

참조

[1] 웹사이트 Policy Management System http://www.policysta[...] 2011-10-29
[2] 웹사이트 Stemming: Making searching easier http://www.policysta[...] 2012-01-11
[3] 서적 Effective Knowledge Management for Law Firms https://books.google[...] Oxford University Press 2018-05-19
[4] 서적 Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms https://books.google[...] John Wiley & Sons 2018-05-19
[5] 서적 Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual https://books.google[...] Springer Science & Business Media 2018-05-19
[6] 서적 It Governance: Policies and Procedures https://books.google[...] Wolters Kluwer 2018-05-19
[7] 서적 Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) Arizona Department of Transportation
[8] 서적 Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive https://books.google[...] Cengage Learning 2018-05-19
[9] 서적 Introduction to Electronic Document Management Systems https://books.google[...] Academic Press 2018-05-19
[10] 서적 Implementing IT in Construction https://books.google[...] Routledge 2018-05-19
[11] 서적 How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements https://books.google[...] ASQ Quality Press 2018-05-19
[12] 서적 Digital Asset Management https://books.google[...] CRC Press 2018-05-19
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