전자입찰

3. 전자조달 가치 사슬

전자조달 가치 사슬은 전자 조달 시스템을 구성하는 요소들과 각 단계별 역할 및 기능을 나타낸다. 이 가치 사슬은 입고 관리, 전자 정보 제공, 전자 입찰, 전자 경매, 공급업체 관리, 카탈로그 관리, 구매 주문서 통합, 주문 현황, 선적 통지, 전자 송장, 전자 결제, 계약 관리 등 다양한 단계를 포함한다.

• 입고 관리: 입찰 준비와 관련된 작업 흐름을 포함한다. 예를 들어, 조달할 품목의 명세서를 작성하고, 필요한 서류를 준비하는 등의 과정이 포함될 수 있다.
• 전자 정보 제공: 조달 관련 정보를 온라인으로 제공하는 단계이다. 여기에는 입찰 공고, 관련 법규, 규정, 기술 자료 등이 포함될 수 있다.
• 전자 입찰: 온라인 입찰 시스템을 통해 입찰서를 제출하고, 입찰 결과를 확인하는 단계이다. 이 단계는 입찰의 투명성과 효율성을 높이는 데 기여한다.
• 전자 경매: 가격 경쟁을 통해 최저 가격을 제시하는 업체를 선정하는 방식이다. 전자 경매는 경쟁을 촉진하여 더 낮은 가격으로 계약을 체결할 수 있도록 돕는다.
• 공급업체 관리: 공급업체의 정보를 관리하고, 이들과의 관계를 유지하는 단계이다. 공급업체의 신뢰도, 기술력 등을 평가하여, 적절한 업체를 선정하는 것이 중요하다.
• 카탈로그 관리: 구매할 품목의 정보(가격, 규격 등)를 카탈로그 형태로 관리하는 단계이다. 이를 통해 구매자는 원하는 품목을 쉽게 검색하고, 비교할 수 있다.
• 구매 주문서 통합: 여러 구매 주문서를 통합하여 관리하는 단계이다. 이를 통해 구매 절차를 간소화하고, 비용을 절감할 수 있다.
• 주문 현황: 주문의 진행 상황을 실시간으로 파악할 수 있도록 정보를 제공하는 단계이다. 이를 통해 구매자는 주문의 배송 상황 등을 확인할 수 있다.
• 선적 통지: 상품의 선적 정보를 제공하는 단계이다. 구매자는 선적 통지를 통해 상품의 도착 예정일을 예측하고, 수령 준비를 할 수 있다.
• 전자 송장: 전자적 형태로 송장을 발행하고, 관리하는 단계이다. 이를 통해 종이 송장 사용에 따른 비용을 절감하고, 업무 효율성을 높일 수 있다.
• 전자 결제: 온라인 결제 시스템을 통해 대금을 지급하는 단계이다. 전자 결제는 결제 과정의 편의성을 높이고, 안전성을 강화한다.
• 계약 관리: 계약 정보를 관리하고, 계약 조건을 준수하는지 확인하는 단계이다. 계약 관리는 계약의 투명성을 확보하고, 분쟁을 예방하는 데 기여한다.

4. 주요 요소

전자 조달 시스템은 정보 요청(RFI), 제안 요청(RFP), 견적 요청(RFQ), 그리고 이러한 요청들을 통합한 RFx (RFI, RFP, RFQ 통합)로 구성된다. 또한, RFx 프로젝트 관리를 위한 eRFx (전자 RFx) 소프트웨어가 중요한 요소로 작용한다.

• 정보 요청 (RFI): 공급업체로부터 정보, 제품, 서비스에 대한 일반적인 정보를 수집하기 위해 사용된다. RFI는 시장 조사 및 잠재적 공급업체 파악에 활용된다.
• 제안 요청 (RFP): 특정 요구 사항에 대한 솔루션 제안을 공급업체에 요청한다. RFP는 프로젝트의 상세 내용, 기술적 요구사항, 가격 등을 포함한다.
• 견적 요청 (RFQ): 특정 제품 또는 서비스에 대한 가격 견적을 요청한다. RFQ는 주로 표준화된 상품이나 서비스의 구매에 사용된다.
• RFx: RFI, RFP, RFQ를 통합하여 다양한 유형의 요청을 관리할 수 있는 시스템이다.
• eRFx: RFx 프로젝트를 관리하고 자동화하는 데 사용되는 소프트웨어이다. eRFx는 전자 조달 프로세스의 효율성을 높이고, 투명성을 강화하는 데 기여한다.

5. 역사

전자입찰의 역사는 전자 조달 시스템의 발달과 궤를 같이 한다. 초기에는 종이 기반으로 이루어지던 입찰 방식이 점차 디지털화되면서, 업무 효율성을 높이고 투명성을 확보하는 방향으로 발전해 왔다. IBM은 '보충 관리 시스템 및 방법'을 개발하여 전자 조달 분야에 기여했고, 이는 성공적인 적용 사례를 통해 그 효과를 입증했다. 전자 조달 기술의 발전은 크게 세 단계로 구분할 수 있다. 초기 시스템 단계, 웹 기반 시스템 단계, 그리고 사용자 중심 시스템 단계로의 진화를 거치면서, 기술은 더욱 고도화되고 사용자 친화적으로 변화했다.

전자 입찰과 관련된 정보는 다양한 채널을 통해 제공된다. 공공기관의 전자입찰 시스템, 예를 들어 조달청에서 운영하는 나라장터 시스템([https://www.g2b.go.kr/](https://www.g2b.go.kr/))이 대표적이며, 각 기업의 웹사이트, 뉴스레터, 업계 간행물, 전시회 등도 중요한 정보 수집 원천이다. 이러한 정보 수집 및 배포 과정을 E-Informing (전자 정보 제공)이라고 부른다. E-Informing은 구매 과정에 직접 참여하지 않고 구매 이전 단계에서 정보를 수집하고 공급망 파트너에게 전달하는 것을 의미하며, 입찰 참여 여부 결정 및 입찰 전략 수립에 필수적이다. E-Informing의 성공은 정보의 적시성과 정확성에 달려 있으며, 입찰 공고 게시 즉시 관련 정보를 파악하고, 변경 사항에 신속하게 대응하는 것이 중요하다.

전자입찰은 기존의 종이 기반 입찰 방식을 대체하는 시스템으로, 입찰 공고, 서류 제출, 심사, 낙찰자 선정 등 입찰 과정 전반을 온라인 상에서 처리하는 e-Tendering (전자 입찰)을 포함한다. 이러한 e-Tendering 시스템은 입찰 운영 시간을 단축시키고 행정 절차를 간소화하여 업무 효율성을 증대시킨다. 전자입찰 시스템은 투명하고 공정한 경쟁 환경을 조성하는 데 기여하며, 시간과 장소에 제약 없이 입찰 참여가 가능하게 하여 더 많은 기업에게 기회를 제공하고 경쟁을 촉진한다.

온라인 경쟁 입찰을 통해 자산, 천연 자원, 기타 상품을 판매하는 전자 경매(e-Auctioning)도 전자입찰의 한 형태이다. 전자 경매는 투명성 향상, 참여자 확대, 비용 절감, 시간 효율성, 접근성 향상 등 판매자와 구매자 모두에게 다양한 이점을 제공한다. 전자 경매는 정부 조달, 부동산 판매, 중고차 판매, 천연 자원 판매 등 다양한 분야에서 활용되며, 웹 기반 인터페이스를 통해 운영된다. 전자 경매 시스템은 입찰 등록, 입찰 참여, 실시간 입찰 현황 확인, 낙찰 결과 발표 등의 기능을 제공하며, 보안 및 신뢰성을 강화하기 위해 암호화 기술, 사용자 인증, 부정 입찰 방지 시스템 등을 갖추고 있다. 전자 경매의 성공적인 운영을 위해서는 시스템의 안정성, 사용 편의성, 그리고 입찰 규칙의 명확성이 중요하다.

공급업체 관리(Vendor management)는 조달 과정에서 공급업체로부터 더 큰 가치를 얻기 위한 전략적 접근 방식이다. 이는 비용 통제, 서비스 우수성 향상, 그리고 위험 완화를 목표로 하며, 공급업체 선정 및 계약, 성과 관리, 관계 관리, 위험 관리, 지속적인 개선 등을 포함하는 포괄적인 프로세스이다. 성공적인 공급업체 관리는 비용 절감, 서비스 품질 향상, 위험 감소 및 혁신 촉진으로 이어진다.

전자입찰 시스템에서 중요한 부분 중 하나는 공급업체가 제품 정보를 효율적으로 관리하고, 구매자가 원하는 상품을 쉽게 검색할 수 있도록 하는 카탈로그 관리(Catalogue management)이다. 카탈로그 관리는 공급업체가 전자적으로 제품 포트폴리오를 게시하고, 구매자가 전자적으로 상품 및 서비스를 조달할 수 있도록 지원한다. 카탈로그 관리 시스템은 제품 정보 등록 및 관리, 카테고리 및 속성 관리, 검색 기능, 데이터 품질 관리, 자동화된 업데이트, 다양한 형식 지원 등의 기능을 포함한다.

전자 구매(e-Purchasing)는 가치가 낮고 대량으로 거래되는 제품 및 서비스의 조달에 주로 사용되는 전자적 구매 방식이다. 이 방식은 카탈로그를 활용하여 구매 과정을 간소화하고 효율성을 증대시킨다. 구매자는 카탈로그에 나열된 제품이나 서비스를 선택하여 주문하며, 전자 구매 시스템은 재고 관리, 주문 추적, 결제 처리 등 다양한 기능을 통합하여 전체 구매 프로세스를 관리한다.

e-Ordering(전자 주문)은 인터넷 기술을 기반으로 하는 소프트웨어 시스템을 활용하여 구매와 관련된 모든 과정을 관리하는 것을 의미한다. 이 시스템은 구매 요청의 생성, 승인, 구매 주문 발송, 상품 및 서비스 수령에 이르는 전 과정을 효율적으로 처리할 수 있도록 설계되었다. e-Ordering 시스템은 기업의 공급망 성과를 향상시키는 데 중요한 역할을 하며, 전사적 자원 관리(ERP) 시스템과의 연동을 통해 더욱 강력한 기능을 제공한다.

전자 송장(e-Invoicing)은 청구서를 전자적인 형태로 제시하고 지불하는 방식이다. 이는 종이 기반의 송장 처리 방식을 대체하며, 기업 간 거래에서 효율성을 높이는 데 기여한다. 전자 송장 시스템을 통해 송장 수신, 검증, 승인, 지불 처리가 이루어진다. 공급업체는 전자 송장 양식에 맞춰 청구서를 작성하고 전자적으로 제출하며, 기업의 지급 계정 부서는 전자 송장 시스템을 통해 송장을 수신하고, 송장의 내용을 검증한다.

전자 계약 관리(e-Contract Management)는 미수금, 지급, 계약 결제, 계약 변경, 이행 보증, 감사 및 통제 활동을 전자적으로 관리하는 것을 의미한다. 주요 기능으로는 미수금 관리, 지급 관리, 계약 결제, 계약 변경, 이행 보증 관리, 감사 및 통제가 있다. 이는 계약 관련 프로세스를 자동화하고 효율성을 증대시키는 데 기여한다.

6. 전자 조달 방식 종류

전자 조달 방식은 기업과 정부가 구매 및 조달 활동을 효율적으로 수행하기 위해 사용하는 다양한 전자 시스템을 포함한다. 이러한 시스템은 종이 기반의 전통적인 방식을 대체하여 시간과 비용을 절감하고 투명성을 높이는 데 기여한다.

전자 입찰(e-Tendering)은 입찰 공고, 서류 제출, 심사, 낙찰자 선정 등 입찰 과정 전반을 온라인 상에서 진행하는 시스템이다. e-Tendering 시스템은 입찰 운영 시간을 단축하고 행정 절차를 간소화하여 업무 효율성을 증대시킨다. 모든 기록이 전자적으로 관리되므로 부정 행위의 발생 가능성을 줄이고, 시간과 장소에 제약 없이 입찰 참여가 가능해져 더 많은 기업에게 기회를 제공한다.

전자 경매(e-Auctioning)는 온라인 경쟁 입찰을 통해 자산, 천연 자원, 기타 상품을 판매하는 경매 과정이다. 전자 경매는 투명성을 높이고, 지리적 제약 없이 더 많은 잠재적 입찰자가 참여할 수 있도록 하여 경쟁을 촉진하며 가격을 최적화한다. 또한, 비용 절감, 시간 효율성, 접근성 향상 등의 장점을 제공한다. 정부 조달, 부동산 판매, 중고차 판매 등 다양한 산업 분야에서 활용되며, 보안 및 신뢰성을 강화하기 위해 암호화 기술, 사용자 인증, 부정 입찰 방지 시스템 등을 갖추고 있다.

공급업체 관리(Vendor management)는 조달 과정에서 공급업체로부터 더 큰 가치를 얻기 위한 전략적 접근 방식이다. 공급업체 선정, 성과 관리, 관계 관리, 위험 관리, 지속적인 개선 등을 포함하는 포괄적인 프로세스이다. 성공적인 공급업체 관리는 비용 절감, 서비스 품질 향상, 위험 감소 및 혁신 촉진으로 이어진다.

카탈로그 관리는 공급업체가 제품 정보를 효율적으로 관리하고, 구매자가 원하는 상품을 쉽게 검색할 수 있도록 하는 전략적 프로세스이다. 제품 정보 등록 및 관리, 카테고리 및 속성 관리, 검색 기능, 데이터 품질 관리, 자동화된 업데이트, 다양한 형식 지원 등의 기능을 포함한다. 이러한 카탈로그 관리 시스템은 전자입찰 시스템의 효율성을 극대화하고, 공급업체와 구매자 모두에게 이점을 제공한다.

전자 구매(e-Purchasing)는 가치가 낮고 대량으로 거래되는 제품 및 서비스의 조달에 주로 사용되는 전자적 구매 방식이다. 이 방식은 기업이 특정 품목을 대량으로 구매할 때 카탈로그를 활용하여 구매 과정을 간소화하고 효율성을 증대시킨다. 전자 구매는 특히, 소모품, 사무용품, 단순한 서비스 등 표준화된 품목의 조달에 효과적이다.

e-Ordering(전자 주문)은 구매 요청의 생성, 승인, 구매 주문 발송, 상품 및 서비스 수령에 이르는 전 과정을 효율적으로 처리하는 시스템이다. e-Ordering 시스템은 기업의 공급망 성과를 향상시키는 데 중요한 역할을 하며, ERP 시스템과의 연동을 통해 더욱 강력한 기능을 제공한다.

전자 송장(e-Invoicing)은 청구서를 전자적인 형태로 제시하고 지불하는 방식이다. 이는 종이 기반의 송장 처리 방식을 대체하며, 기업 간 거래에서 효율성을 높이는 데 기여한다. 전자 송장 처리 과정은 공급업체의 전자 송장 제출, 기업의 지급 계정 부서의 검증 및 승인, 지불 처리 등으로 이루어진다.

전자 계약 관리(e-Contract Management)는 계약 관련 프로세스를 자동화하고 효율성을 증대시키는 데 기여한다. 미수금 관리, 지급 관리, 계약 결제, 계약 변경, 이행 보증 관리, 감사 및 통제 등의 기능을 제공한다.

6. 1. E-Informing (전자 정보 제공)

6. 2. e-Tendering (전자 입찰)

6. 3. e-Auctioning (전자 경매)

• 투명성 향상: 모든 입찰 활동이 기록되고 공개되어 입찰 과정의 투명성을 높인다.
• 참여자 확대: 지리적 제약 없이 더 많은 잠재적 입찰자가 참여할 수 있도록 하여 경쟁을 촉진하고 가격을 최적화한다.
• 비용 절감: 종이 문서, 인쇄, 배송 등과 관련된 비용을 절감하고, 입찰 과정을 자동화하여 행정 비용을 줄인다.
• 시간 효율성: 입찰 및 낙찰 과정이 신속하게 진행되어 시간 효율성을 높인다.
• 접근성 향상: 온라인 플랫폼을 통해 언제 어디서든 입찰에 참여할 수 있다.

6. 4. Vendor management (공급업체 관리)

• 공급업체 선정 및 계약: 경쟁 입찰, 제안 요청, 실사 및 계약 협상을 통해 공급업체를 선정한다. 계약 조건은 서비스 수준, 가격, 지불 조건, 지적 재산권 및 종료 조항을 포함한다.
• 성과 관리: 계약상의 의무와 서비스 수준 협약(SLA)을 준수하는지 지속적으로 공급업체의 성과를 측정하고 모니터링한다. 여기에는 정기적인 성과 검토, 핵심 성과 지표(KPI) 추적, 공급업체 피드백 메커니즘이 포함된다.
• 관계 관리: 공급업체와 긍정적이고 협력적인 관계를 구축한다. 이는 정기적인 의사소통, 상호 이익이 되는 목표 설정, 그리고 분쟁 해결 프로세스를 통해 이루어진다.
• 위험 관리: 공급망 중단, 재무적 위험, 사이버 보안 위협과 같은 공급업체 관련 위험을 식별하고 완화한다. 여기에는 공급업체 실사, 위험 평가 및 비상 계획 수립이 포함된다.
• 지속적인 개선: 공급업체 관리 프로세스를 지속적으로 개선하여 효율성을 높이고 가치를 극대화한다. 여기에는 프로세스 간소화, 기술 도입, 공급업체 혁신 활용이 포함된다.

6. 5. Catalogue management (카탈로그 관리)

• 제품 정보 등록 및 관리: 공급업체는 제품 이름, 설명, 가격, 이미지, 사양 등 상세 정보를 시스템에 등록하고, 필요에 따라 정보를 수정 및 업데이트할 수 있다.
• 카테고리 및 속성 관리: 제품을 효율적으로 분류하기 위해 카테고리 및 속성을 정의하고 관리한다. 이를 통해 구매자는 원하는 제품을 쉽게 검색할 수 있다.
• 검색 기능: 구매자는 키워드, 카테고리, 속성 등을 사용하여 제품을 검색할 수 있다. 강력한 검색 기능은 구매자의 편의성을 높이고, 구매 결정을 신속하게 돕는다.
• 데이터 품질 관리: 등록된 제품 정보의 정확성과 일관성을 유지하기 위해 데이터 품질 관리 프로세스를 적용한다.
• 자동화된 업데이트: 제품 정보의 변경 사항을 자동으로 업데이트하여 최신 정보를 유지한다.
• 다양한 형식 지원: 다양한 형식의 제품 정보를 지원하여 공급업체의 편의성을 높인다.

6. 6. e-Purchasing (전자 구매)

6. 7. e-Ordering (전자 주문)

6. 8. e-Invoicing (전자 송장)

6. 9. e-Contract Management (전자 계약 관리)

• 미수금 관리: 전자 시스템을 통해 미수금 발생 시점부터 회수까지의 과정을 추적하고 관리한다. 채권 연령 분석, 미수금 알림, 회수 독촉 등의 기능을 포함한다.
• 지급 관리: 전자 결제 시스템을 통해 지급 요청, 승인, 실행, 회계 처리 등 지급 관련 업무를 처리한다. 지급 일정 관리, 자동 이체, 지급 내역 검색 등의 기능을 제공한다.
• 계약 결제: 계약 체결 시 전자 서명, 전자 문서 관리 등을 통해 계약의 효력을 발생시키고 관리한다. 계약서 보관, 변경 이력 관리, 계약 만료 알림 등의 기능을 포함한다.
• 계약 변경: 계약 변경 시 변경 요청, 승인, 변경 계약서 작성 및 관리 등을 전자적으로 처리한다. 변경 이력 관리, 변경 사항 알림 등의 기능을 제공한다.
• 이행 보증 관리: 계약 이행 보증의 발급, 관리, 반환 등의 과정을 전자적으로 처리한다. 보증서 관리, 보증 만료 알림 등의 기능을 제공한다.
• 감사 및 통제: 전자 시스템을 통해 계약 관련 데이터에 대한 감사 및 통제 활동을 수행한다. 감사 추적, 권한 관리, 보고서 생성 등의 기능을 포함한다.

7. 공공 부문에서의 활용

공공 부문에서 전자입찰은 효율성 증대, 비용 절감, 투명성 확보를 위해 적극적으로 활용되고 있다. 대한민국을 비롯하여 다양한 국가들이 전자 조달 시스템을 구축하여 운영하고 있다.

전자 조달 시스템은 조달 과정의 투명성을 높이고 부정부패를 방지하는 데 기여한다. 또한, 경쟁 입찰을 활성화하여 예산 절감 효과를 가져온다. 이러한 장점들로 인해 많은 국가들이 전자 조달 시스템을 도입하고 있다.
해외 사례

• 싱가포르: 싱가포르는 GeBIZ라는 전자 조달 시스템을 구축하여 운영하고 있다. GeBIZ는 정부의 모든 조달 정보를 통합하여 제공하며, 입찰 과정의 효율성을 높이는 데 기여하고 있다.
• 우크라이나: 우크라이나는 Prozorro라는 전자 조달 시스템을 도입하여 운영하고 있으며, 투명성을 대폭 개선하고 부정부패를 척결하는 데 크게 기여했다는 평가를 받는다.
• 기타 국가: 방글라데시, 몽골, 인도, 에스토니아, 영국, 미국, 말레이시아, 인도네시아, 호주, 유럽 연합 등 다양한 국가에서도 전자 조달 시스템을 구축하여 운영하고 있으며, 각국의 상황에 맞는 시스템을 통해 공공 조달의 효율성을 높이고 있다.

8. 공급업체

전자 조달 시스템을 도입하면 조직은 지출에 대한 가시성과 통제력이 향상된다. 구매 및 지출에 대한 데이터가 실시간으로 파악되어 예산 관리의 효율성을 높일 수 있다. 또한, 재무 담당자는 전자 조달 시스템을 통해 구매 내역을 보다 쉽게 관리하고, 감사 추적 기능을 활용하여 투명성을 확보할 수 있다. 전자 조달 시스템은 공급업체가 입찰 과정에서 획득한 고객 정보를 사용하여 부당한 이익을 추구하도록 유도할 수도 있는데, 이는 경쟁 환경을 왜곡하고 공정한 입찰 절차를 저해할 수 있다.

특히 정부 조달의 경우, 전자 조달 시스템은 효율성, 투명성, 형평성, 공정성을 증진하는 데 기여한다. 입찰 과정이 자동화되어 행정적 소요를 줄이고, 모든 입찰 정보가 공개되어 부패를 방지하며, 중소기업 등 다양한 사업자에게 동등한 기회를 제공하여 공정한 경쟁 환경을 조성한다. 또한, 지역 비즈니스를 장려하여 지역 경제 활성화에도 기여할 수 있다.

9. 장점 및 단점

전자입찰은 몇 가지 단점을 가지고 있다. 전자 조달 시스템은 공급업체가 입찰 과정에서 획득한 고객 정보를 사용하여 부당한 이익을 추구하도록 유도할 수 있다. 이는 경쟁 환경을 왜곡하고 공정한 입찰 절차를 저해할 수 있다.

9. 1. 장점

9. 2. 단점

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