회의

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1. 개요

회의는 특정 의제를 가지고 논의하고 의사결정을 하는 공식적인 모임으로, 대면 또는 화상 회의 등 통신 기술을 통해 진행될 수 있다. 회의는 조직 내 의사소통의 중요한 수단이며, 목적과 규모에 따라 문제 해결 회의, 정보 전달 회의, 위원회 회의 등 다양한 종류가 있다. 회의 기획 및 진행은 회의의 효율성을 높이기 위해 중요하며, 의장 또는 퍼실리테이터를 두고 안건에 따라 진행하며 의사록을 작성한다.

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회의
회의
동인도 회사의 이사회
개요
정의	둘 이상의 사람들이 모여 토론을 촉진하기 위해 미리 계획된 모임
목적	정보 교환 문제 해결 의사 결정 공동 작업
유형
공식 회의	이사회 위원회 주주총회
비공식 회의	팀 회의 브레인스토밍 세션 프로젝트 회의 사교 모임
구성 요소
참석자	회의 주최자 또는 의장 회의 참가자
안건	논의할 주제 목록 목표 설정
장소 및 시간	회의 장소 회의 시작 및 종료 시간 회의 일정
회의록	회의 내용 요약 결정 사항 기록 조치 항목 기록
효과적인 회의
준비	안건 미리 배포 참석자에게 사전 정보 제공 필요한 자료 준비
진행	명확한 목표 설정 시간 관리 모든 참석자의 참여 유도 합의 도출
후속 조치	회의록 배포 결정 사항 실행 조치 항목 추적
추가 정보
관련 주제	의사소통 협상 합의 의사결정
회의 관련 소프트웨어	화상 회의 소프트웨어 프로젝트 관리 소프트웨어 협업 플랫폼

2. 회의의 정의

회의는 단순히 사람들이 편하게 이야기하는 자리가 아니라, 특정 의제를 가지고 모이는 것을 의미한다.^[2] 회의는 대면으로 진행될 수도 있고, 전화 회의, 스카이프 회의, 화상 회의와 같은 통신 기술을 매개체로 하여 가상으로 진행될 수도 있다. 머리엄-웹스터 사전은 회의를 "함께 모이는 행위 또는 과정"으로 정의하며, 예를 들어 "[...] 공동의 목적을 위한 집회 [...]"라고 설명한다.^[1]

회의 기획자 및 기타 회의 전문가들은 호텔, 컨벤션 센터 또는 회의를 위해 지정된 다른 장소에서 예약된 행사를 가리켜 "회의"라고 부르기도 한다.^[2]^[3]

인류학자 헬렌 B. 슈워츠만은 회의를 "조직이나 그룹의 기능과 명백히 관련된 목적으로 모이기로 합의한 3명 이상의 사람들이 참여하는 의사소통 행위"라고 정의했다.^[4] 슈워츠만에 따르면, 회의는 본질적으로 "에피소딕한 다자간 대화"이며, 참가자들은 이러한 대화를 조절하기 위해 특정 관례를 개발하거나 사용한다.^[4]

회의는 조직에서 가장 중요한 인간 간의 의사소통 수단 중 하나이다. 특히 민주주의를 표방하는 집단에서는 국가나 기업과 같은 의결 기관이 항상 회의의 형태를 취하며, 다수의 논의를 거쳐 결정을 내린다. 다만, 국가나 기업의 최고 책임자가 독단적인 경우에는 형식적인 회의만 열어 제출된 안건을 승인하는 것처럼 보이게 하는 경우도 있다. 회의 형식을 회의체라고 부르며, 최근에는 회의 진행자를 퍼실리테이터(facilitator)라고 칭하기도 한다.

3. 회의의 종류

회의는 그 목적, 규모, 참여자, 형식 등에 따라 매우 다양하게 분류될 수 있다. 예를 들어, 기업이나 조직 내부에서는 문제 해결, 이해 조정, 정보 전달, 계획 수립, 운영 등 특정 목적을 가진 회의가 열린다.^[16] 또한, 참여하는 사람들의 범위나 모임의 성격에 따라 강의, 세미나, 컨퍼런스, 학회, 워크숍, 타운홀 미팅, 위원회 회의, 이사회 회의, 팀 회의 등 다양한 이름으로 불리기도 한다.

회의는 조직 내에서 중요한 의사소통 수단이며, 특히 민주주의 원칙을 따르는 조직에서는 다수의 의견을 모아 의사결정을 하는 중요한 과정이다. 회의를 통해 안건을 논의하고 결정하는 방식을 회의체라고 하며, 최근에는 원활한 회의 진행을 돕는 퍼실리테이터(facilitator)의 역할이 주목받고 있다.

회의는 한 번만 열릴 수도 있고, 정기적으로 또는 필요에 따라 비정기적으로 개최될 수도 있다.

3. 1. 조직 내 회의

기업이나 조직 내부에서 진행되는 회의는 문제해결 회의, 이해조정 회의, 정보전달 회의, 계획입안 회의, 운영 회의 등으로 구분할 수 있다.^[16]

3. 1. 1. 문제해결 회의

문제해결 회의는 특정 주제나 문제에 대해 의사결정을 하기 위해 진행하는 회의이다. 이 회의를 통해 내린 결정은 관련 조직 구성원들이 따라야 한다. 효과적인 문제해결 회의를 위해서는 먼저 문제를 명확히 파악하고 분석하는 과정이 필요하다. 이후, 문제에 대한 해결 방안을 모색하여 구체적인 안을 세우고, 마지막으로 결정된 해결안을 실행하기 위한 구체적인 계획을 수립하는 단계를 거친다.

3. 1. 2. 이해조정 회의

이해조정 회의는 조직 내 다양한 의견을 조율하고, 일방적이지 않은 견해를 바탕으로 서로의 요구와 의견을 협의하는 회의이다. 주로 업무 분담이나 책임 분담과 같은 사안을 다루며, 다양한 조정을 통해 조직 내 갈등을 미리 방지하거나 이미 발생한 갈등을 해결하는 것을 목적으로 한다.

이 회의에서는 각자의 견해를 가진 개인이나 부서가 감정적으로 대응하기 쉬우므로, 논의를 냉정하게 진행하고 타협점을 찾는 것이 중요하다. 회의를 진행할 때는 서로에게 책임을 떠넘기기보다는 해결해야 할 조정 내용에만 집중하여 논의를 이끌어가야 한다.

3. 1. 3. 정보전달 회의

정보전달 회의는 보고를 하거나 정보를 나누는 것을 주된 목적으로 한다. 관련 업무나 신규 활동에 대한 안내와 정보를 제공하고, 진행 상황에 대한 정보를 공유하는 회의이다. 이전 회의에서 추진하기로 결정된 업무가 누가, 언제, 어디서, 어떻게, 얼마나 진행되었는지 보고하는 성격이 강하며, 보통 간단한 형태로 자주 열리는 편이다. 이 회의에서는 명확한 정보를 교환하고 서로 이해하는 것이 중요하므로, 회의에서 사용하는 용어나 관련 제품 등에 대한 이해가 미리 필요하다.

3. 1. 4. 계획입안 회의

계획입안 회의는 문제해결 회의 등을 통해 의사결정이 이루어지고, 명확한 목표가 설정된 이후에 진행되는 회의이다. 이 회의에서는 이미 결정된 사항을 바탕으로 구체적인 실행 계획과 업무 일정을 수립한다. 또한 관련된 업무 항목이나 수행 과제 등의 순서나 우선순위를 결정하는 과정을 포함한다. 결정된 사항을 효과적으로 실행하기 위해 관련 업무를 파악하고, 중요도에 따라 우선순위를 정하며, 구체적인 일정을 계획하는 것이 핵심 활동이다.

3. 1. 5. 운영 회의

기업이나 조직의 연간 또는 반기별 운영을 위해 진행하는 회의이다. 주식회사의 경우 주주총회와 같은 회의를 의미하며, 경영진의 선정과 교체, 연간 실적 확인 등 운영에 대한 보고와 주주의 의사결정을 반영하는 회의를 의미한다.

3. 2. 목적 및 규모에 따른 회의

미국 대통령 로널드 레이건(Ronald Reagan)의 첫 번째 직원 회의 모습

지속 가능한 설계에 대한 교육 회의 예시. 브라질의 한 회사에서 공장 근로자들과 함께 진행된 교육 회의이다.

"회의"라는 용어는 목적과 규모에 따라 다양한 형태의 모임을 포괄한다. 예를 들어, 한 명의 발표자가 중심이 되는 강의, 여러 발표자가 참여하고 청중 규모가 작은 세미나, 하루 이상 진행되는 중간 규모의 컨퍼런스, 여러 날에 걸쳐 진행되는 대규모 학회, 기업 부스를 방문객이 둘러보는 전시회 또는 무역 박람회, 참가자의 적극적인 참여를 유도하는 소규모 워크숍, 특정 기술이나 지식을 전달하는 교육 강좌, 조직 구성원의 협동심을 높이기 위한 팀 빌딩 세션, 프로젝트 시작을 알리는 착수 행사 등이 모두 회의의 범주에 포함될 수 있다.

일반적인 회의 유형은 다음과 같이 분류할 수 있다.

참여 조직 및 목적 기반:
위원회 회의: 조직 내 특정 하위 그룹(위원회)이 모여 안건을 논의하는 회의.
조사 회의: 정보 수집을 목적으로 하는 회의. 퇴사 면접이나 특정 사안에 대한 조사관과의 면담 등이 해당한다.
착수 회의: 프로젝트 시작 단계에서 프로젝트 팀과 고객이 모여 각자의 역할과 책임을 명확히 하는 첫 회의.^[5]
타운홀 미팅: 특정 주제에 대해 자유롭게 의견을 교환하는 비공식적인 공개 모임.
업무 회의: 의사 결정이나 구체적인 결과물 도출을 목적으로 하는 회의.^[6] 워킹 그룹 활동과 비교될 수 있다.
이사회 회의: 기업이나 조직의 이사회 구성원들이 모여 주요 경영 사안을 결정하는 회의. 감사회도 유사한 성격을 가진다.
경영 회의: 조직의 관리자들이 모여 운영 전략 등을 논의하는 회의. (중역회의 포함)
직원 회의: 관리자와 그에게 보고하는 직원들 간에 업무 진행 상황 공유 및 지시 전달 등을 위해 열리는 회의. 대학이나 학교 등 교육기관의 직원회의도 이에 해당한다.
팀 회의: 특정 프로젝트나 과제를 함께 수행하는 동료들 간의 실무 협의.
주주총회: 주식회사에서 주주들이 모여 회사의 중요 사항을 결의하는 최고 의사 결정 기구 회의.
개인 회의(회합): 소수의 인원이 비공식적으로 만나 특정 사안을 논의하는 모임.
특별회의, 긴급회의: 예상치 못한 긴급 상황 발생 시 신속하게 소집되는 회의.
가족회의: 가정 내 중요한 일을 가족 구성원들이 함께 논의하는 회의.

형식 및 특징 기반:
'''브리핑''': 회의의 요점이나 주요 내용을 간략하게 전달하는 보고 형식. 군대에서는 작전 설명을 의미하기도 한다.
스탠드업(입석) 회의: 회의 시간을 단축하고 효율성을 높이기 위해 참가자들이 서서 진행하는 짧은 회의.
조찬회의: 아침 식사를 함께하며 진행하는 회의.
외부 회의 (원정 회의): 평소의 업무 공간이 아닌 외부 장소에서 진행하는 회의.
원격회의: 물리적으로 떨어져 있는 참가자들이 통신 기술을 이용하여 참여하는 회의. (화상회의 / 비디오 회의)
원탁회의: 참가자들이 서열 구분 없이 동등한 위치에서 자유롭게 토론할 수 있도록 원형 테이블에 둘러앉아 진행하는 회의.
언컨퍼런스: 참가자들이 자발적으로 의제를 정하고 발표하며 토론하는 형식의 비정형적 컨퍼런스.

회의는 한 번만 열릴 수도 있고, 주기적으로 반복될 수도 있다. 따라서 회의 주최자는 회의의 빈도(일회성, 정기 회의, 연속 회의 등)를 결정해야 한다. 예를 들어, 매주 열리는 팀 회의나 매월 열리는 특정 주제의 학습 모임 등이 정기/연속 회의에 해당한다. 러시아어에는 '급히 소집된 회의'를 뜻하는 летучий митинг|레투치 미팅^ru라는 표현이 있는데, 이는 긴급하게 소집된 짧은 회의를 의미한다.^[8]

3. 3. 기타 회의

"회의"라는 용어는 다양한 형태의 모임을 포괄적으로 지칭하는 데 사용될 수 있다. 예를 들어, 한 명의 발표자가 진행하는 강의, 여러 발표자가 참여하고 소규모 청중을 대상으로 하는 세미나, 하루 이상 진행되는 중간 규모의 컨퍼런스, 여러 날에 걸쳐 진행되는 대규모 학회, 방문객이 직원이 있는 부스를 방문하는 전시회 또는 무역 박람회, 참가자들이 적극적으로 참여하는 소규모 워크숍, 특정 기술이나 지식을 전달하는 교육 강좌, 조직 구성원 간의 유대감을 강화하는 팀 빌딩 세션, 프로젝트 시작 시 목표와 역할을 공유하는 착수 행사 등이 모두 회의의 범주에 포함될 수 있다.

다양한 목적과 형태에 따라 다음과 같은 회의 유형들이 존재한다.

목적 및 성격 기반 분류
위원회 회의: 조직 내 특정 하위 그룹이 모여 특정 사안을 논의하는 회의.
조사 회의: 사전 면접, 퇴사 면접, 또는 조사관과 관련 당사자 간의 면담 등 조사를 목적으로 하는 회의.
착수 회의: 프로젝트 팀과 고객이 처음 만나 각자의 역할과 책임을 논의하는 회의.^[5]
타운홀 미팅: 격식 없이 자유롭게 의견을 나누는 공개 모임.
업무 회의: 의사 결정과 같이 구체적인 결과물(제품 또는 무형의 결과)을 도출하기 위한 회의.^[6] 워킹 그룹과 비교될 수 있다.
컨퍼런스(conference): 주로 연구 발표, 협의, 검토, 회담 등을 목적으로 하는 회의. 프레스 컨퍼런스는 기자회견을 의미하며, 기자들과의 질의응답이 이루어진다.
언컨퍼런스: 참가자들이 직접 주제와 형식을 정하는 자유로운 방식의 회의.
'''브리핑''': 요점이나 주요 내용을 간략하게 전달하는 형식의 회의. 군대에서는 작전 설명을 의미하기도 한다.
특별회의, 긴급회의: 예상치 못한 긴급 상황 발생 시 소집되는 회의.
가족회의: 가족 구성원들이 모여 집안의 중요한 일을 논의하는 회의.

참가자 및 조직 기반 분류
이사회 회의: 조직의 이사회 구성원들이 참여하는 회의.
감사회: 회사의 감사가 참여하여 업무 및 회계 감사를 논의하는 회의.
경영 회의: 관리자들이 모여 경영 관련 사안을 논의하는 회의.
중역회의: 회사의 고위 임원들이 참여하는 회의.
직원 회의: 일반적으로 관리자와 그에게 보고하는 직원들 간의 회의. 대학이나 학교 등 교육기관의 교직원들이 모이는 회의도 포함될 수 있다.
팀 회의: 특정 프로젝트를 함께 진행하는 동료들 간의 회의.
주주총회: 회사의 주주들이 모여 주요 경영 사항을 결정하는 회의.
국제회의: 주요국 정상회의, 유엔 안전보장이사회 회의 등 국가 간의 현안을 논의하는 회의.
본회의: 일본 중의원이나 일본 참의원처럼 입법기관의 전체 구성원이 모여 안건을 심의하고 의결하는 회의.
개인 회의(회합): 소수의 인원이 비공식적으로 만나는 모임.

형식 및 방식 기반 분류
입석회의(스탠드업 미팅): 참가자들이 서서 진행하여 간결성을 높이는 회의.
조찬회의: 아침 식사를 겸하여 진행하는 회의.
외부 회의 (영국에서는 원정 회의): 사무실 외부에서 열리는 회의.
원격회의, 화상회의 / 비디오 회의: 지리적으로 떨어져 있는 참가자들이 통신 기술을 이용하여 참여하는 회의.
원탁회의: 참가자들이 원형 테이블에 둘러앉아 동등한 위치에서 자유롭게 토론하는 회의.

회의는 한 번만 열릴 수도 있고, 정기적으로(매주, 매월 등) 또는 필요에 따라 비정기적으로 열릴 수 있다. 러시아어에는 급하게 소집된 짧은 회의를 뜻하는 '레투치 미팅'(летучий митинг|레투치 미팅^ru)이라는 표현이 있다.^[8]

4. 회의 방식

기업 내에서 진행하는 회의는 주주총회와 같은 운영 회의를 제외하고, 진행 방식에 따라 현장회의, 오전회의, 서서회의, 감성회의 등으로 나눌 수 있다.

5. 회의 기획 및 진행

적절한 회의를 위해서는 회의를 기획하고 명확한 절차에 따라 진행하며 결정사항을 공유하는 과정이 필요하다.

5. 1. 회의 기획

회의 준비에서 기획은 필수적이다. 아침 회의와 같이 일상적인 회의는 습관처럼 진행되기도 하지만, 대부분의 회의는 성공적인 결과를 위해 기획, 운영, 마무리 과정을 필요로 한다.

효과적인 회의 기획에는 다음 요소들이 포함된다.

회의 목적 설정: 회의를 통해 무엇을 달성하고자 하는지 명확히 정의한다.
참석자 선정: 회의 목적 달성에 필요한 적합한 인원을 선정한다.
일정 및 장소 결정: 참석자들의 일정을 고려하여 최적의 시간과 장소를 정한다.
안건 준비 및 공유: 논의할 주제인 안건을 미리 준비하고 참석자들에게 공유하여, 회의 전 내용을 숙지하고 의견을 준비할 시간을 제공한다.

5. 2. 회의 진행

회의 진행자와 참여자는 각자 맡은 역할이 있으며, 이를 제대로 수행하지 못하면 비효율적인 회의가 되기 쉽다. 회의를 기획하고 진행하는 전문가인 퍼실리테이터라는 직업도 있다. 회의는 시간과 인건비 등 귀중한 자원을 소모하므로, 퍼실리테이터는 이러한 낭비를 막는 역할을 한다.

회의 진행 방식은 회의의 형식에 따라 다양하지만, 일반적으로 다음과 같은 절차를 따른다.

사회 및 진행 역할을 맡을 의장 또는 퍼실리테이터(facilitator)를 선정한다.
사전에 제출되고 정리된 안건(안건 요약, résumé|레주메^프랑스어라고도 함)을 바탕으로 회의를 진행한다.
안건 제안, 질의응답, 토론을 거쳐 의결한다.

회의 내용은 의사록으로 기록하여 보존한다. 의사록 작성은 보통 서기가 담당하며, 속기사가 맡기도 한다. 참고 자료가 필요하면 인쇄물을 배포하기도 한다.

최근에는 프로젝터 등으로 PC 화면을 공유하며 회의하는 경우가 많다. 회의에 사용되는 소프트웨어로는, 프레젠테이션 형식의 회의라면 파워포인트(Microsoft PowerPoint)가 가장 많이 사용된다. 서로 의견을 교환하는 회의에서 브레인스토밍 등을 할 때는 마인드매니저(MindManager)가 사용되기도 한다.

5. 3. 회의 진행 방법 (일본어 위키 참고)

회의 진행자와 참여자는 진행 과정에서 각자 맡은 역할이 있으며, 이 역할이 제대로 수행되지 않으면 비효율적인 회의가 되기 쉽다. 회의는 시간과 인건비 등 귀중한 자원을 사용하는 활동이므로, 효율적인 진행이 중요하다. 회의 기획 및 진행을 전문적으로 담당하는 직업으로 퍼실리테이터(facilitator)가 있으며, 이들은 회의 진행을 통해 자원 낭비를 막는 역할을 하기도 한다.

회의 진행 방식은 회의의 종류에 따라 다를 수 있지만, 일반적으로 다음과 같은 절차를 따른다.

사회 및 진행 역할을 담당할 의장 또는 퍼실리테이터(facilitator)를 선정한다.
미리 제출되어 정리된 안건(안건 요약, résumé|레주메^fra라고도 함)에 따라 회의를 진행한다.
일반적으로 제안, 질의응답, 토론 순서로 논의를 진행하고, 마지막으로 의결 과정을 거친다.

회의에서 논의된 내용은 기록으로 남겨야 하며, 이 기록을 의사록이라고 한다. 의사록 작성을 담당하는 사람을 일반적으로 서기라고 부르며, 속기사가 이 역할을 맡기도 한다. 회의 중 참고 자료가 필요한 경우에는 인쇄물을 배포하거나, 최근에는 프로젝터 등을 이용해 PC 화면을 공유하며 회의를 진행하는 경우도 많다.

6. 회의 관련 용어

'''컨퍼런스'''(conference): 회의에서 컨퍼런스는 주로 연구회, 협의회, 검토회, 회담 등을 가리킨다. 프레스 컨퍼런스(press conference)는 기자회견을 의미하며, 질의응답 등이 이루어진다.
'''언컨퍼런스''': 기존의 정형화된 회의 방식에서 벗어나 참가자들이 자발적으로 주제를 정하고 자유롭게 토론하며 지식과 경험을 공유하는 것을 강조하는 형태의 회의이다.
'''브리핑'''(briefing): 회의에서 요점이나 주요 내용을 간략하게 전달하는 연락 형식을 말한다. 군대에서는 작전 설명을 브리핑이라고 부르기도 한다.
'''팬미팅'''(fan meeting): 특정 인물이나 단체, 유닛의 팬들을 모아 진행하는 교류회를 의미하는 용어로 널리 사용된다.
'''니코니코 초회의''': 니코니코 동화의 사용자와 시청자를 중심으로 진행되는 대규모 행사로, 온라인(가상)과 오프라인(현실)의 두 가지 측면을 모두 가진 회의 또는 축제의 성격을 띤다.
이 외에도 입석회의, 조찬회의, 원격회의, 원탁회의, 화상회의 (비디오 회의), 위원회 등 다양한 회의 관련 용어가 있다.

7. 회의실

회의를 하기 위해 마련된 방을 회의실이라고 한다.

8. 회의 관련 소프트웨어

회의에 사용되는 소프트웨어로는, 프레젠테이션 형식의 회의라면 파워포인트(Microsoft PowerPoint)가 가장 많이 사용된다. 서로 의견을 교환하는 회의에서 브레인스토밍 등을 할 때는 마인드매니저(MindManager)가 사용되기도 한다.

참조

_[1] 웹사이트 Meeting – Definition and More from the Free Merriam-Webster Dictionary http://www.merriam-w[...] 2016-02-04
_[2] 웹사이트 Meeting and Convention Planners http://www.bls.gov/o[...] 2009-12-17
_[3] 서적 Meetings, Conventions, and Expositions: An Introduction to the Industry https://books.google[...] Wiley 2016-02-04
_[4] 서적 The Meeting : Gatherings in Organizations and Communities Springer US 1989
_[5] 서적 Strategies for Protecting National Critical Infrastructure Assets: A Focus on Problem-Solving https://books.google[...] Wiley 2018-10-01
_[6] 웹사이트 Staff Meeting In Organization-5 Sure Shot Benefits - Bolly Movie Review Tech https://bollymoviere[...] 2022-10-20
_[7] 서적 The Essential Guide to Business Etiquette https://archive.org/[...] Praeger 2018-10-01
_[8] 서적 Толковый словарь языка Совдепии Фолио-Пресс 2018-09-21
_[9] 학술지 Interaction in workplace meetings https://doi.org/10.1[...] 2012-02-01
_[10] 웹사이트 会議 https://kotobank.jp/[...]
_[11] 웹사이트 meeting https://ejje.weblio.[...]
_[12] 웹사이트 conference https://ejje.weblio.[...]
_[13] 웹사이트 討議 https://kotobank.jp/[...]
_[14] 웹사이트 打ち合せ https://kotobank.jp/[...]
_[15] 웹사이트 寄り合い https://kotobank.jp/[...]
_[16] 서적 강한회사는 회의시간이 짧다 21세기북스 2004

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