Getting Things Done
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1. 개요
Getting Things Done(GTD)는 급변하는 업무 환경에서 작업 목록 작성을 통해 효율적인 시간 관리를 돕는 방법론이다. GTD는 우선순위 설정보다 상황에 맞는 작업 목록 작성을 강조하며, 2분 안에 처리할 수 있는 작업은 즉시 처리하고 모든 업무를 목록화하여 관리한다. 심리학적 기초에 기반하여, '통제'와 '관점'을 핵심 요소로 삼아, '수집, 처리, 정리, 검토, 실행'의 5단계 워크플로우를 통해 업무를 관리한다. GTD는 종이 기반 시스템부터 디지털 도구까지 다양한 도구를 활용할 수 있으며, 정보기술 및 지식 노동자 사이에서 널리 사용되고 있다.
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| Getting Things Done - [서적]에 관한 문서 | |
|---|---|
| 개요 | |
| 제목 | Getting Things Done: 스트레스 없는 생산성의 기술 |
| 원제 | Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity |
| 저자 | 데이비드 알렌 |
| 삽화가 | 해당 사항 없음 |
| 표지 아티스트 | 해당 사항 없음 |
| 국가 | 해당 사항 없음 |
| 언어 | 해당 사항 없음 |
| 시리즈 | 해당 사항 없음 |
| 주제 | 비즈니스 |
| 장르 | 해당 사항 없음 |
| 출판사 | 펭귄 북스 |
| 출판일 | 2001년 |
| 영어 출판일 | 2001년 |
| 미디어 유형 | 해당 사항 없음 |
| 페이지 수 | 267쪽 |
| ISBN | 978-0-14-312656-0 (2015년 재판) |
| OCLC | 914220080 |
2. GTD의 특징
GTD는 전통적인 시간 관리 기법과 달리, 우선순위 설정보다는 상황에 맞는 작업 목록 작성을 강조한다. 급변하는 업무 환경에서 계획이 붕괴되기 쉬운 현실을 반영하여, 2분 이내에 완료 가능한 작업은 즉시 처리하고 모든 업무를 목록화하여 관리한다.
앨런은 불충분한 사전 계획이 심리적 장애를 일으킨다고 보았다. GTD는 "신뢰할 수 있는 시스템"을 통해 해야 할 일을 적절한 시점에 기억하도록 돕는다. GTD는 스트레스 감소를 위해 결과가 불분명하거나 다음 행동이 정의되지 않은 작업에 초점을 맞춘다. 앨런은 이러한 스트레스 원인을 "열린 루프", "미완료", "사항"이라고 부른다.[2]
GTD는 이러한 '미완료' 상태 해결을 위해 다음 단계를 제시한다.[2]
# 가장 짜증 나거나, 주의를 산만하게 하거나, 흥미로운 작업을 "미완료"로 정의한다.
# "미완료"의 성공적인 결과에 대한 설명을 한 문장으로 적고, 작업 완료 기준을 함께 적는다.
# 작업 완료에 필요한 다음 단계를 적는다.
# 이 과정 완료 후 경험한 감정에 대한 자기 평가를 한다.
GTD는 이를 통해 개인이 자신의 마음 밖 신뢰할 수 있는 시스템에 모든 알림을 넣어 스트레스를 줄이고 생산성을 높여 당면한 작업에 집중하도록 돕는다.
GTD 시스템은 다음 도구를 갖추어야 한다.
- 받은 편지함
- 쓰레기통
- 참조 자료를 위한 파일 시스템
- 여러 목록
- 달력 (종이 또는 디지털 달력)
이러한 도구는 물리적이거나 전자적일 수 있으며, "사항"이 삶에 들어오면 도구에 캡처되어 워크플로우로 처리된다.
2. 1. GTD의 철학
앨런은 GTD의 두 가지 핵심 요소로 '통제'와 '관점'을 강조한다. 워크플로우는 통제의 중심이며, GTD의 통제 프로세스 목표는 현재 작업을 제외한 모든 것을 머릿속에서 꺼내 신뢰할 수 있는 외부 시스템에 저장하는 것이다. 앨런은 무술에서 "물과 같은 마음"이라는 비유를 들어, 작은 물체가 물에 던져지면 물이 작은 물보라와 함께 적절하게 반응하고 잔잔해지는 것처럼, 외부 자극에 적절하게 반응하고 잔잔함을 유지하는 마음 상태를 강조한다."물과 같은 마음"과 신뢰할 수 있는 시스템을 통해 삶에 대한 더 나은 관점을 가질 수 있다. 앨런은 "초점의 지평선"이라고 불리는 여섯 가지 수준에서 반성을 권장한다.
- 지평선 5: 삶
- 지평선 4: 장기적인 비전
- 지평선 3: 1~2년 목표
- 지평선 2: 초점 및 책임 영역
- 지평선 1: 현재 프로젝트
- 기반: 현재 행동
하향식 목표 설정에 초점을 맞춘 일부 이론과 달리, GTD는 반대 방향으로 작동한다. 앨런은 개인이 일상적인 작업을 충분히 통제하지 못하면 큰 그림의 목표에 집중하기 어려울 수 있다고 주장한다. 일상적인 입력을 처리하는 신뢰할 수 있는 시스템을 개발하고 사용함으로써, 개인은 정신적 공간을 확보하여 다음 단계로 나아갈 수 있다.[2]
앨런은 여섯 가지 다른 수준에 대해 반성하는 주간 검토를 계획할 것을 권장한다. 이러한 검토를 통해 얻은 관점은 프로젝트 수준에서 우선순위를 결정해야 한다. 프로젝트 수준의 우선순위는 워크플로우 프로세스 중에 수집된 개별 작업 및 약속의 우선순위를 결정한다. 주간 검토 중에는 작업의 컨텍스트를 결정하고 각 작업을 적절한 목록에 넣는다. 예를 들어 미해결된 전화 통화 목록을 작성하거나, 쇼핑 중 수행할 작업/심부름 목록을 만들 수 있다. 컨텍스트 목록은 사용 가능한 도구 또는 논의/발표할 항목이 있는 개인/그룹의 존재 여부에 따라 정의할 수 있다.[2]
GTD는 처리해야 할 각 일과 관련된 정보를 저장, 추적 및 검색하는 것을 기반으로 한다. 우리가 겪는 정신적 블록은 불충분한 '사전 계획'으로 인해 발생한다. 즉, 미리 생각하고, 나중에 추가 계획 없이 수행할 수 있는 일련의 행동을 생성해야 한다. 마음의 "알림 시스템"은 비효율적이며, 우리가 할 수 있는 시간과 장소에서 무엇을 해야 하는지 거의 알려주지 않거나 너무 자주 알려준다. 결과적으로, "다음 행동"은 "신뢰할 수 있는 시스템"에서 상황에 따라 저장되어, 적절한 시간에 적절한 알림을 제공하는 외부 지원 역할을 한다. GTD는 외부 알림에 의존하므로, 분산 인지 또는 확장된 마음 이론을 적용한 것으로 볼 수 있다.[8]
앨런은 다른 시간 관리 전문가들과 달리, 업무의 우선순위를 정하는 것을 강조하지 않고, 상황에 맞는 작업 목록을 만들도록 권장한다(예: 걸어야 할 전화 목록, 시내에 나가야 할 곳의 목록). 또한 새로운 업무가 갑자기 생겼을 경우, 2분 이내에 할 수 있는 것이라면 즉시 처리해야 한다고 말한다. 모든 업무가 목록에 기록되어 파악되지 않은 상태에서 생각한 우선순위는 오히려 부정확하고 별로 도움이 되지 않는다.
GTD에서 요구되는 것은, 업무·비즈니스를 수행하는 데 있어서 수행해야 하는 작업을 명확히 하고, 그것을 순차적으로 처리하는 것이다. 예를 들어 도중에 실패했을 경우, 그 이후의 스케줄이 완전히 붕괴되는 것은 좋지 않다. 이를 예방하기 위해 미리 회복 지점을 요소 요소에 설치하고, 스케줄을 관리하는 것 등이 있다.
3. GTD의 시스템
GTD(Getting Things Done)는 데이비드 앨런이 개발한 업무 관리 방법론으로, 복잡한 업무 환경에서 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 것을 목표로 한다. GTD는 수집, 처리, 정리, 검토, 실행의 5단계로 구성되며, 이 단계를 반복하여 업무를 관리한다.[4] 각 단계는 명확한 절차와 규칙에 따라 진행되며, "2분 규칙"과 같은 구체적인 지침을 포함한다.
GTD 시스템의 핵심은 "미완료" 상태의 작업들을 머릿속에서 꺼내어 신뢰할 수 있는 외부 시스템에 기록하고 관리하는 것이다. 이를 통해 당면한 작업에 집중할 수 있으며, 스트레스를 줄일 수 있다. 앨런은 이러한 스트레스의 원인을 "열린 루프", "미완료", "사항" 등으로 표현한다.
GTD 시스템은 다음과 같은 도구를 필요로 한다.
| 도구 | 설명 |
|---|---|
| 받은 편지함 | 모든 "사항"을 수집하는 곳. 물리적인 트레이나 이메일 받은 편지함 등이 될 수 있다. |
| 쓰레기통 | 불필요한 항목을 버리는 곳. |
| 참조 자료 파일 시스템 | 참조 자료를 보관하는 곳. |
| 목록 | 다양한 종류의 작업을 관리하는 목록. |
| 달력 | 시간 약속이나 마감일이 있는 작업을 관리하는 곳. 종이나 디지털 달력을 사용할 수 있다. |
GTD 워크플로우는 5단계로 진행된다.[4]
1. 수집: 머릿속에 있는 모든 "해야 할 일"을 외부 "바구니"에 모은다.
2. 처리: 수집된 항목을 행동 필요 여부에 따라 분류하고, "2분 규칙" 등을 적용하여 즉시 처리하거나 목록에 추가한다.
3. 정리: 처리된 항목을 다음 행동, 프로젝트, 연락 대기, 언젠가 할 일, 캘린더 등 적절한 목록에 분류한다.
4. 검토: 정기적으로 목록을 검토하여 잊은 것은 없는지 확인하고, 새로운 작업을 추가한다.
5. 실행: 현재 상황, 사용 가능한 시간, 에너지, 우선순위를 고려하여 목록에서 작업을 선택하여 실행한다.
GTD는 전통적인 시간 관리와는 달리, 업무의 우선순위를 정하는 것보다 상황에 맞는 작업 목록을 만들고, 2분 이내에 할 수 있는 일은 즉시 처리하는 것을 강조한다. 모든 업무가 목록에 기록되어 파악되지 않은 상태에서 생각한 우선순위는 오히려 부정확하고 도움이 되지 않기 때문이다.
GTD는 분산 인지 또는 확장된 마음 이론을 적용한 것으로 볼 수 있다.[8] 외부 알림에 의존하여 적절한 시간에 적절한 알림을 제공함으로써, 무술에서 말하는 "물과 같은 마음"처럼 외부 자극에 흔들리지 않고 당면한 과제에 집중할 수 있도록 돕는다.
3. 1. 수집
Getting Things Done|일 처리 기법영어(GTD)에서 '수집'은 머릿속에 있는 모든 "해야 할 일", "신경 쓰이는 것"을 종이, 메모장, PDA, 컴퓨터 등 যেকোনো "바구니"에 모으는 단계이다.[17] "바구니"는 물리적인 보관함이나 이메일 수신함 등 어떤 형태든 상관없다. GTD에서는 머릿속의 복잡한 생각들을 외부의 신뢰할 수 있는 시스템에 기록하여 정리할 수 있도록 한다.수집 단계에서 중요한 것은 주 1회 이상 "바구니"를 비워 정리하는 것이다.[17] "바구니"의 내용을 단순히 보관만 하는 것이 아니라, 주기적으로 검토하고 처리하여 다음 단계로 넘어가야 한다.
3. 2. 처리
데이비드 앨런은 수집한 항목들을 처리하고 명확하게 분류하여 목록화하는 과정을 제시한다. 이 과정은 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 데 중요한 역할을 한다.처리 단계에서는 먼저, 수집된 각 항목이 행동을 필요로 하는지 판단한다. 행동이 필요한 경우, 다음과 같이 분류한다.
- 즉시 처리: 2분 이내에 완료할 수 있는 작업은 즉시 처리한다. ("'''2분 규칙'''")
- 프로젝트: 완료하는 데 2단계 이상이 필요한 복잡한 작업은 "프로젝트" 목록으로 관리하고, 각 프로젝트에 대한 결과와 다음 행동을 정의한다.
- 위임: 다른 사람에게 위임할 수 있는 작업은 "연락 대기" 목록에 추가하여 후속 조치를 관리한다.
- 다음 행동: 즉시 처리할 수 없지만, 한 단계로 완료 가능한 작업은 상황 기반 "다음 행동" 목록으로 분류한다.
행동이 필요 없는 항목은 다음과 같이 분류한다.
- 휴지통: 불필요한 항목은 버린다.
- 언젠가/아마도: 당장 필요하지 않지만, 나중에 참고할 만한 가치가 있는 항목은 "언젠가/아마도" 목록에 보관한다.
- 참조 자료: 참고 자료는 깔끔한 파일 시스템에 정리한다.
이러한 분류 과정을 통해, 머릿속에 있는 모든 "미완료" 상태의 작업들을 명확하게 정리하고, 신뢰할 수 있는 시스템에 보관함으로써 당면한 작업에 집중할 수 있게 된다.
3. 3. 정리
처리된 항목들은 다음 행동, 프로젝트, 연락 대기, 언젠가 할 일, 캘린더 등의 목록으로 분류되어 관리된다.; 다음 행동
: 주의가 필요한 각 업무에 대해 취해야 할 첫 번째 행동(해당 업무의 첫 단계)을 결정한다. 예를 들어, "프로젝트 보고서 작성"이 업무라면, 다음 행동은 "A 씨에게 회의 시간을 묻는 이메일 보내기"나 "B 씨에게 전화해서 보고서에 필요한 내용 묻기" 등이 될 수 있다. 완료해야 할 단계는 여러 가지지만, 그 첫 번째로 할 일은 반드시 있으며, 이를 "다음 행동" 목록에 넣고, 현재 진행 중인 업무의 다음 단계로 진행한다. 이러한 행동들은 발생하는 상황에 따라 "사무실에서 할 일", "전화할 일", "가게에서 할 일" 등으로 분류하는 것이 좋다.
; 프로젝트
: 한 번 이상의 물리적인 동작이 필요한 복잡한 업무는 "프로젝트"가 된다. 이러한 프로젝트는 지속적으로 추적하고, 정기적으로 검토한다. 프로젝트 관련 "다음 행동"은 미뤄지고, 수시로 진행한다.
; 연락 대기
: 다른 사람에게 업무나 "다음 행동"을 위임하거나, 프로젝트 진행을 위해 외부 사건을 기다려야 하는 경우, 이러한 상황들을 추적하고, 위임한 업무가 완료되었는지, 외부에서 사건이 발생했는지 수시로 검토한다.
; 언젠가 할 일
: 지금 당장 할 필요는 없지만 언젠가 하고 싶은 것들을 여기에 넣는다. 예를 들어 "미래를 위해 중국어 공부", "다이빙을 위해 휴가 내기" 등이다.
; 캘린더
: 캘린더는 약속이나 업무 추적에 중요하며, "하드 랜드스케이프"라고 불리는 업무에 사용해야 한다. 하드 랜드스케이프는 정해진 마감일까지 반드시 해야 하는 업무나, 시간과 장소가 결정된 회의 및 약속을 의미한다. 해야 할 업무는 캘린더가 아닌 다음 행동 목록에 적어야 한다.
GTD의 핵심은 파일링 시스템이다. 파일링은 간단하고, 단순하며, 즐겁고 고통스럽지 않은 시스템이어야 한다. 종이 한 장에 적힌 것이라도, 검토를 위해 필요하고, 기존 폴더에 속하지 않으면 새로운 폴더를 만들어야 한다. 데이비드 앨런이 추천하는 것은 알파벳순의 단순한 파일링 시스템이지만, 정보의 저장 및 검토가 최대한 쉽고 빠르게 이루어질 수 있다면 어떤 방식이라도 좋다.
3. 4. 검토
매일, 매주 또는 수시로 목록을 검토하여 잊어버린 것은 없는지 확인하고, 새로운 작업을 추가한다.[17] 목록에서 잊어버린 것이 있으면 즉시 착수하는 것이 좋다. 특정 시점에 충분한 시간과 에너지가 있다면 목록 중에서 지금 가장 해야 할 일을 결정하고 즉시 하는 것이 좋다. 하지만 질질 미루는 경향이 있는 사람이라면 목록에서 간단한 것부터 시작해 어려운 것이 나중에 남기 쉬운데, 이를 해결하기 위해 목록 위에서부터 기계적으로 순서대로 착수하는 것이 좋다.GTD에서는 최소 주 1회, 남아 있는 액션, 프로젝트, 연락 대기 등 업무의 진척 상황과 필요 여부를 평가하고, 새롭게 들어온 업무나 다음에 일어날 일 등을 차례로 수집·처리·정리하여 목록에 추가하고, 항상 새로운 상태로 유지해야 한다.[17]
데이비드 앨런은 "비망록"을 만들어 매주 머릿속에서 업무나 프로젝트의 기억을 깨끗하게 정리하는 것을 권하고 있다. 비망록은 12개월 분과 31일 분의 43개 폴더로 구성되어 있으며, 매일 그날짜의 폴더를 열어 업무를 처리하고 비우며, 비워진 폴더는 다음 달 폴더에 넣는 방식이다.
3. 5. 실행
GTD 실행 단계에서는 목록화된 작업을 순차적으로 처리한다. 현재 상황, 사용 가능한 시간, 에너지, 그리고 우선순위를 고려하여 다음에 어떤 작업을 수행할지 선택한다. 예를 들어, 사무실에 있다면, 사무실에서 가능한 작업 목록을 우선적으로 검토하고 처리할 수 있다.앨런은 GTD의 핵심 요소로 '통제'와 '관점'을 강조한다. 워크플로우는 이러한 통제를 위한 핵심 과정이다. GTD의 목표는 현재 진행 중인 작업을 제외한 모든 것을 머릿속에서 꺼내어, 신뢰할 수 있는 외부 시스템에 저장하는 것이다. 이는 마치 무술에서 말하는 "물과 같은 마음"과 같다. 작은 물체가 물에 떨어지면 물은 작은 물보라로 반응하고, 큰 물체가 떨어지면 큰 물보라로 반응한 후, 다시 잔잔한 상태로 돌아간다. "물과 같은 마음"을 유지하면, 외부 자극에 흔들리지 않고 당면한 과제에 집중할 수 있다.
4. GTD 도구
GTD는 기술 중립적인 방법론으로, 종이 기반 시스템부터 디지털 도구까지 다양한 도구를 활용할 수 있다. 앨런은 종이 기반 시스템으로 시작하는 것을 권장한다.[5]
일반적으로 저렴한 종이, 클립, 수첩 등을 사용한다. 힙스터 PDA는 종이 묶음을 클립으로 고정한 것으로, 직접 만들 수 있다. 수첩이나 팜 등의 PDA, Wiki 등의 소프트웨어 또는 Evernote를 비롯한 문서 관리용 다양한 웹 서비스를 사용할 수도 있다.
5. GTD에 대한 평가 및 반응
제임스 팰로우스는 2004년 디 애틀랜틱에서 GTD의 주요 약속은 실천가가 더 많은 일을 할 수 있게 할 뿐만 아니라, 자신이 무엇을 할 수 있고 할 수 없는지에 대한 불안감을 덜 느끼게 하는 것이라고 설명했다.[9]
2005년 와이어드는 GTD를 "정보 시대의 새로운 컬트"라고 칭하며,[10] 정보기술 및 지식 노동자 사이에서 이 방법에 대한 열정을 일종의 추종으로 묘사했다. 앨런의 아이디어는 하워드 스턴 쇼(2012년 여름 동안 매일 언급)와 인터넷 (43 폴더스,[11] 라이프해커,[12] The Simple Dollar 등) 블로그를 통해 대중화되었다.[13]
벤 해머슬리는 2005년 데이비드 앨런을 인터뷰하여 가디언에 "당신의 우주에 질서를 가져다줄 수 있는 남자"라는 제목의 기사를 게재하며 "나에게 있어, 불타는 눈으로 책을 친구의 손에 쥐여주는 전 세계 수십만 명과 마찬가지로, 앨런의 아이디어는 그야말로 삶을 변화시키는 것입니다."라고 말했다.[14]
2007년 타임은 ''Getting Things Done''을 동시대의 자기 계발 비즈니스 서적이라고 불렀다.[15] 같은 해 ''와이어드''는 GTD와 앨런에 대한 또 다른 기사를 게재하며[16] "자동 변속기의 작동 방식은 수동 변속기보다 더 복잡합니다... 복잡한 이벤트를 단순화하려면 복잡한 시스템이 필요합니다."라는 앨런의 말을 인용했다.
프란시스 헤일리겐과 브뤼셀 자유 대학교의 클레멘트 비달은 2008년 ''Long Range Planning'' 저널에 발표한 논문에서 "심리학과 인지 과학의 최근 통찰력이 GTD의 권장 사항을 뒷받침하고 확장한다"는 것을 보여주었다.[8]
참조
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2021-04-18
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2018-12-28
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2019-07-27
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ITmedia BizID：はじめてのGTD
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