구매 주문서
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1. 개요
구매 주문서는 기업의 구매 활동을 지원하고 최적화하기 위해 사용되는 문서이다. 구매자와 판매자 간의 소통을 명확하게 하고, 구매 프로세스를 간소화하며, 금융 기관으로부터 재정 지원을 받는 데 활용된다. 구매 주문은 직접 소비, 재고용 자재 조달, 서비스 조달 등을 목적으로 하며, ERP 시스템의 구매-지불 프로세스의 첫 단계로 사용된다.
구매 주문은 기업의 다양한 구매 활동을 지원하고 최적화하는 데 중요한 기능을 수행한다. 구매 주문을 통해 구매자는 판매자와 명확하고 공개적으로 소통하여 투명성을 유지할 수 있다.[27] 또한 구매 담당자가 들어오는 주문과 보류 중인 주문을 관리하는 데 도움이 된다. 구매자가 상품이나 서비스에 대한 지불을 거부하는 경우 판매자는 구매 주문을 통해 보호받는다.[27]
구매 주문서는 일반적인 계약서 형태를 갖추지 않는 경우가 많다. 실제로 대부분 구매자가 구매하려는 상품이나 서비스 목록, 가격, 지불 조건, 배송 절차만 기재한다. 그러나 구매 주문서는 통일 상업 법전 또는 이와 유사한 법률에 의해 규제되는 특별한 문서로 간주되며, 본질적으로 계약으로 간주된다.[7] 구매 주문서 수락과 함께 판매 조건과 같은 법적 문서가 첨부되는 것이 일반적인데,[7] 이러한 문서는 계약의 특정 또는 추가 법적 조건을 설정한다.
구매 주문은 법적으로 계약으로 간주되며, 하청 거래 시에는 관련 법규에 따라 구매 주문서를 발급해야 할 의무가 발생한다. 최근에는 전자 구매 주문서가 널리 사용되지만, 여전히 종이 기반의 구매 주문서도 사용되고 있다. 또한, 구매 주문 금융을 통해 구매자는 상품 및 서비스 비용을 선불하는 데 필요한 금융 지원을 받을 수 있다. 구매 주문 요청은 기업 내부에서 상품 및 서비스를 획득하기 위해 작성되는 문서로, 구매 부서 또는 관리자에게 필요한 정보와 비용을 전달한다.
2. 구매 주문의 목적과 기능
구매 주문은 표준 절차에 따라 구매 프로세스를 간소화한다. 상업 대출 기관이나 금융기관은 구매 주문을 기반으로 재정 지원을 제공할 수 있다.[27]
많은 조직에서는 직원이 구매 주문서를 발행하는 대신 소액 구매에 구매 카드(또는 조달 카드)를 사용하도록 권장한다.[28]
미래에는 구매 주문의 역할이 줄어들거나 완전히 사라지고, 조직은 더 작고 전략적인 조달 기능을 갖게 될 것으로 예상된다. 액센츄어 컨설턴트 카이 노오셀과 크리스 티머만스는 디지털 시스템이 상품 확인 및 자금 승인을 할 수 있는데 굳이 구매 주문과 송장이 필요하냐고 지적하며, 디지털 기능과 공급 분석이 "향후 몇 년 안에" 구매 주문 및 프로세스 환경을 변화시킬 것이라고 말한다.[29]
2. 1. 주요 목적
구매 주문의 주요 목적은 다음과 같다.[27]
또한, 일회성 조달 거래를 수행하고 협상된 조건을 최대한 활용하거나 기존 자원 용량을 최적으로 활용하여 구매를 최적화할 수도 있다.[27]
2. 2. 기능
구매 주문은 구매자와 판매자 간의 명확하고 공개적인 소통을 지원하여 투명성을 확보한다.[27] 구매 담당자는 구매 주문을 통해 들어오는 주문과 보류 중인 주문을 효과적으로 관리할 수 있다. 또한 구매자가 상품이나 서비스에 대한 지불을 거부하는 경우, 판매자는 구매 주문을 통해 법적으로 보호받는다.[27]
구매 주문은 표준화된 절차를 통해 구매 프로세스를 효율적으로 만든다. 금융기관은 구매 주문을 기반으로 재정 지원(무역 금융 등)을 제공할 수 있다.[27] 거의 모든 금융 기관에서 기업인이 구매 주문에 사용할 수 있도록 허용하는 다양한 무역 금융 시설이 있다.
구매 주문의 목적은 다음과 같다:
또한 일회성 조달 거래를 수행하고, 협상된 조건을 최대한 활용하거나, 기존 자원 용량을 최적으로 활용하여 구매를 최적화할 수도 있다.[27]
구매 주문 작성은 일반적으로 ERP 시스템의 구매-지불 프로세스의 첫 번째 단계이다. 구매 주문에는 SKU 코드가 필요할 수 있다.
3. 법적 측면
3. 1. 한국
한국에서는 하청법에 따라 원사업자(발주자)가 수급사업자(수주자)에게 소정의 사항을 기재한 구매 주문서(서면)를 발급해야 한다.[21] 이는 불공정 하도급 거래 관행을 방지하고 중소기업의 권익을 보호하기 위한 조치이다.
3. 2. 미국
미국에서는 통일상법전 등의 법률에 의해 구매 주문서가 규정되어 있으며, 구매 주문서를 계약으로 간주한다.[7][22] 구매 주문서 수락 시, 계약의 특정 또는 추가적인 법적 조건을 확립하는 판매 조건 등 법적 문서를 첨부하는 것이 일반적이다.[7][22]
미국 연방 조달 규정은 구매 주문서가 일반적으로 고정 가격 기준으로 발행되어야 한다고 명시하지만, "구매 주문서 발행 전에 가격을 얻는 것이 비실용적인" 경우 가격이 책정되지 않은 구매 주문서를 발행할 수 있도록 규정하고 있다.[8]
3. 3. 기타 국가
영국 정부 상업 사무소는 2010년에 "계약 당국이 항상 구매 주문서를 발행하지 않고 있으며", 구매 주문서가 사용되는 경우에도 지불 전에 송장이 항상 구매 주문서와 대조되지 않는다는 점을 우려했다.[9] 일부 조직은 "구매 주문서 없이는 지불 불가(No PO, no pay)" 정책을 시행하고 있으며, 이는 구매 주문서 번호를 참조하지 않는 송장은 공급업체에게 미지불 상태로 반환된다는 의미이다. 런던 시청은 이러한 정책을 시행하고 있다.[10]
일본에서는 하청법이 적용될 때, 모회사(발주 측)는 소정의 내용을 기재한 구매 주문서를 발행할 의무가 발생한다.[21]
4. 형식
구매 주문서는 전자식과 비전자식(종이) 형식으로 나눌 수 있다.
4. 1. 전자 구매 주문 (Electronic Purchase Order)
현대에는 대부분의 구매 주문이 인터넷을 통해 전자적으로 전송된다. 전자 구매 주문은 전자 조달, e-procurement, 전자 구매, 전자 구매 요청 등 다양한 용어로 불린다.[27] 전사적 자원 관리(ERP) 시스템과 연동되어 구매-지불 프로세스의 첫 단계를 담당한다. SKU 코드 (Stock Keeping Unit Code, 재고 관리 코드)가 필요한 경우가 많다.4. 2. 비전자 구매 주문 (Non-electronic Purchase Order)
대부분의 기업에서 구매 주문 기록은 2023년 8월까지 여전히 종이로 유지되고 있으며, 따라서 적절한 구매 주문 형식에 대한 필요성이 있다.[11] 많은 기업이 구매 주문에 대한 전문적인 서식을 원하는 이유는, 구매 거래를 명확히 이해하고 구매 주문의 기본 요구 사항을 알기 위해서이다. 또한 모든 거래를 기록하고 고객에게 좋은 인상을 남기면서 프로세스를 더 쉽게 만드는 비즈니스 문서의 일부가 될 수 있다.[11]많은 기업에서 아직도 종이 구매 주문서를 사용하며, 적절한 구매 주문서 서식을 이용한다. 구매 주문서 서식은 구매 내용과 기본적인 요건을 이해할 수 있어야 하며, 비즈니스 문서로 취급된다. 적절한 구매 주문서 서식을 이용하면 거래를 기록하면서 프로세스가 간단해지고, 고객에게 좋은 인상을 줄 수 있다.[23]
5. 구매 주문 관련 금융 (Purchase Order Finance, PO Finance)
'''구매 주문 금융'''(Purchase Order Finance, PO Finance)은 구매자가 상품 또는 서비스 구매 대금을 미리 조달할 수 있도록 돕는 금융 형태이다. 주로 팩토링(Factoring) 또는 매출채권 금융 회사와 협력하여 제공된다.[14][15]
많은 거래는 대형 구매자에게 판매하고 아시아, 남미 또는 유럽의 공급업체로부터 구매하는 기업 간 거래에서 많이 활용된다. 예를 들어, 고객이 공급업체로부터 품목당 500USD에 재화를 구매하고 구매자에게 품목당 600USD에 판매하는 경우가 있다. 이 경우 PO 금융 회사는 500USD에 공급업체로부터 재화를 지불(금융)하여 고객, 다음으로 구매자에게 배송되도록 지원한다. 30-60-90-120일 후에 구매자는 PO 금융 회사에 품목당 600USD를 지불한다. 그러면 PO 금융 회사는 대출금을 상환하고 잔액을 고객에게 송금한다.[16][17]
6. 미래 전망
미래의 비즈니스 시나리오에서는 디지털 기술의 발전과 공급 분석의 발달로 인해 구매 주문의 역할이 줄어들거나 완전히 사라질 수 있다는 전망이 제기되고 있다. 액센츄어와 같은 컨설팅 회사들은 디지털 시스템이 상품 확인과 자금 승인을 자동화할 수 있게 됨에 따라 구매 주문 및 관련 프로세스의 변화를 예측하고 있다.[29]
7. 구매 주문 요청 (Purchase Order Request)
구매 주문 요청 또는 구매 요청은 기업 내부에서 상품 및 재고를 포함한 서비스 획득을 위해 보내는 요청이다. 이 요청은 구매 부서 또는 관리자에게 어떤 품목과 서비스가 요청되었는지, 수량, 출처 및 관련 비용을 정확하게 알려주는 문서이다.
구매 요청 양식(PRF)은 상품을 구매하기 전에 작성되는 승인 양식이다. 구매 요청 양식은 컴퓨터 기반 시스템이 없는 소규모 기업에서 자주 사용된다. 그러나 구매 요청 정보 캡처를 용이하게 할 수 있는 많은 컴퓨터(웹 기반 솔루션 포함) 시스템이 시장에 나와 있다. 구매 주문 요청은 경영 정보 시스템을 통해 구매 부서로 전달될 수도 있다.
PRF에는 구매 전에 개인에게 연간 예산과 잔여 예산을 알리기 위해 예산 및 구매 가치가 포함될 수 있다. 이러한 시스템은 상품 및 서비스가 라인 관리자의 동의하에 구매되고 충분한 예산이 확보되도록 보장하기 위해 존재한다.
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