폼 (문서)

3. 장점

폼은 다음과 같은 장점을 제공한다.

• 인쇄는 자동화된 방식으로 이루어지기 때문에 작성해야 할 내용이 줄어든다.
• 어떤 정보를 제공해야 하는지 안내하거나 상기시켜 주어 정보 누락을 방지한다.
• 균일성을 제공하여 정보 처리 및 관리가 용이하다.
• 정보가 서면으로 수집되므로 나중에 다시 검토할 수 있다. 필요한 경우 폼에 서명란을 포함하여 정보 제공의 정확성에 대한 책임을 명확히 할 수 있다.
• 데이터 수집 또는 배포와 같은 단순 작업은 의사 결정과 같은 숙련된 프로세스와 워크플로우에서 분리할 수 있다. 폼 발행 및 처리는 숙련도가 낮은 직원이나 컴퓨터로 수행 가능하다. 이는 비용을 절감하고 처리량을 늘릴 수 있다.
• 컴퓨터 폼은 편리하게 데이터를 입력할 수 있게 해주고, 유효성 검사를 통해 올바르게 채워졌는지 확인할 수 있다.

4. 구조

폼은 일반적으로 고정된 내용을 담고 있으며, 채워져야 할 몇 개의 자리 표시자를 포함한다. 빈 폼은 일반적으로 미국에서 저작권 보호를 받지 않는다.^[1]

프레임은 문서에서 절대 변하지 않는 부분으로, 대개 제목과 텍스트 지침을 포함한다. 자리 표시자 또는 필드는 폼을 작성하기 위해 쓰고 입력할 수 있는 상자 또는 공간이다.

5. 분류

폼은 용도에 따라 관리/기록 장표, 기입 장표, 통지/연락 장표, 자료/설명 장표 등으로 분류할 수 있다.

• 관리/기록 장표: 데이터 및 정보의 가시화와 확인을 위해 사용되며, 규제에 따른 기록 유지를 위해 출력 보존된다. 각종 일람표, 거래 명세, 입출고 명세, 재무제표, 분개 기록 등이 이에 해당하며 주로 사내 또는 대리점 등의 관계 조직에서 활용된다. 폼 기반 장표 도구나 리포트 라이터, 패키지 소프트웨어의 폼/리포트 기능으로 작성/생성되며, PDF, TIFF 등의 형식으로 저장/보관되거나 전자 장표 도구를 통해 인쇄를 대체하기도 한다.

• 기입 장표: 각종 정보 기입, 서명 날인을 통한 계약 발효 및 프로세스 시작, 시스템 데이터 소스 역할을 한다. 신청서, 계약서, 동의서 등이 예시이며, 고객/잠재 고객 및 시민 등 조직 외부를 대상으로 한다. 일러스트레이터 등의 그래픽 소프트웨어나 엑셀, 워드 등의 오피스 소프트웨어를 사용해 작성되지만, 많은 항목을 채워넣는 레이아웃은 전용 도구가 적합할 수 있다. OCR 소프트웨어 부속 소프트웨어가 사용되기도 하며, 태블릿 애플리케이션으로 보완/대체되기도 한다.

• 통지/연락 장표: 정보 제공을 통해 이해와 행동을 촉구하며, 이용 명세, 운용 보고, 보험 증권, 종합 통지, 납세 통지, 과세 증명서 등이 해당한다. 고객 등 조직 외부를 대상으로 하며, 폼 기반 장표 도구나 CCM(Customer Communications Management) 도구를 사용하여 작성/생성된다. 웹, 모바일, 이메일, SNS 등 다양한 채널로 제공된다.

• 자료/설명 장표: 상품/서비스 특징, 제한 사항, 주의 사항, 서비스 내용 등을 설명한다. 상품 설명, 전단지, 중요 사항 설명서, 약관 등이 예시이며, 고객 등 조직 외부를 대상으로 한다. 엑셀, 워드 등으로 초안을 작성하고, 일러스트레이터 등의 그래픽 소프트웨어나 인디자인 등의 조판 소프트웨어를 사용해 작성하는 경우가 많다. 인터넷을 통해 다운로드나 참조를 제공하여 인쇄를 줄이는 방향으로 전개되고 있다.

• 정기 (배치): 일, 주, 월, 년 등 일정 주기로 자동 발행된다. 대량 발행이 일반적이며 배치 장표라고도 불린다.
• 온디맨드 (수시, 애드혹): 필요할 때 수동 또는 자동으로 발행된다. 온라인 장표라고도 불리며, 동기/비동기 처리가 가능하다. 동기 처리는 다음 액션에 사용될 때, 비동기 처리는 출력량이 많을 때 선택된다. 비동기 처리는 디맨드 배치라고도 불린다.
• 인터랙티브: 초기 상태 생성 후 수동 편집 및 조정을 거쳐 최종 내용이 발행된다. CCM의 대상 영역이나, 시스템화되지 않은 수작업에 의존하는 경우가 많다.
• 일괄, 불규칙: 일정 부수 인쇄 및 발행 후 재고를 보관하며, 필요에 따라 추가 발행한다. 사업소 등에 배포 및 보충되기도 한다.

5. 1. 용도별 분류

• 관리/기록 장표: 데이터 및 정보의 가시화와 확인을 위해 사용되며, 규제에 따른 기록 유지를 위해 출력 보존된다. 각종 일람표, 거래 명세, 입출고 명세, 재무제표, 분개 기록 등이 이에 해당하며 주로 사내 또는 대리점 등의 관계 조직에서 활용된다. 폼 기반 장표 도구나 리포트 라이터, 패키지 소프트웨어의 폼/리포트 기능으로 작성/생성되며, PDF, TIFF 등의 형식으로 저장/보관되거나 전자 장표 도구를 통해 인쇄를 대체하기도 한다.

• 기입 장표: 각종 정보 기입, 서명 날인을 통한 계약 발효 및 프로세스 시작, 시스템 데이터 소스 역할을 한다. 신청서, 계약서, 동의서 등이 예시이며, 고객/잠재 고객 및 시민 등 조직 외부를 대상으로 한다. 일러스트레이터 등의 그래픽 소프트웨어나 엑셀, 워드 등의 오피스 소프트웨어를 사용해 작성되지만, 많은 항목을 채워넣는 레이아웃은 전용 도구가 적합할 수 있다. OCR 소프트웨어 부속 소프트웨어가 사용되기도 하며, 태블릿 애플리케이션으로 보완/대체되기도 한다.

• 통지/연락 장표: 정보 제공을 통해 이해와 행동을 촉구하며, 이용 명세, 운용 보고, 보험 증권, 종합 통지, 납세 통지, 과세 증명서 등이 해당한다. 고객 등 조직 외부를 대상으로 하며, 폼 기반 장표 도구나 CCM(Customer Communications Management) 도구를 사용하여 작성/생성된다. 웹, 모바일, 이메일, SNS 등 다양한 채널로 제공된다.

• 자료/설명 장표: 상품/서비스 특징, 제한 사항, 주의 사항, 서비스 내용 등을 설명한다. 상품 설명, 전단지, 중요 사항 설명서, 약관 등이 예시이며, 고객 등 조직 외부를 대상으로 한다. 엑셀, 워드 등으로 초안을 작성하고, 일러스트레이터 등의 그래픽 소프트웨어나 인디자인 등의 조판 소프트웨어를 사용해 작성하는 경우가 많다. 인터넷을 통해 다운로드나 참조를 제공하여 인쇄를 줄이는 방향으로 전개되고 있다.

5. 2. 발행 주기별 분류

• 정기 (배치): 일, 주, 월, 년 등 일정 주기로 자동 발행된다. 대량 발행이 일반적이며 배치 장표라고도 불린다.
• 온디맨드 (수시, 애드혹): 필요할 때 수동 또는 자동으로 발행된다. 온라인 장표라고도 불리며, 동기/비동기 처리가 가능하다. 동기 처리는 다음 액션에 사용될 때, 비동기 처리는 출력량이 많을 때 선택된다. 비동기 처리는 디맨드 배치라고도 불린다.
• 인터랙티브: 초기 상태 생성 후 수동 편집 및 조정을 거쳐 최종 내용이 발행된다. CCM의 대상 영역이나, 시스템화되지 않은 수작업에 의존하는 경우가 많다.
• 일괄, 불규칙: 일정 부수 인쇄 및 발행 후 재고를 보관하며, 필요에 따라 추가 발행한다. 사업소 등에 배포 및 보충되기도 한다.

6. 도구 및 소프트웨어

폼 관련 도구 및 소프트웨어는 매우 다양하며, 주요 기능 및 예시는 다음과 같다.

7. 한국의 폼 활용 현황 및 과제

참조

_[1] 간행물 37 Code of Federal Regulations § 202.1(c) 2006
_[1] 서적 Baker v. Selden 1880
_[2] 서적 日本国語大辞典 精選版 小学館 2006
_[3] 웹사이트 IT用語辞典 e-Words 帳票 http://e-words.jp/w/[...] 2021-03-10
_[4] 웹사이트 いまさら聞けない、日本の“帳票”入門--誰もが1度は見たことがある「帳票」のはじめて物語 https://www.atmarkit[...] "@IT" 2021-03-10