W-2 서식

3. 직원의 세금 신고에 대한 중요성

W-2 서식에는 임금 및 급여 정보뿐만 아니라 연방, 주, 기타 원천징수된 세금이 포함되어 있다. 이 정보는 직원이 1040 서식을 사용하여 개인 소득세 신고서를 작성할 때 필수적으로 사용된다.^[3]

직원이 과세 연도에 대한 개인 소득세 신고서를 작성할 때, W-2 서식에 기재된 원천징수액은 납부해야 할 세금에서 공제된다. 만약 필요 이상으로 세금이 원천징수되었다면, 국세청(IRS)으로부터 환급을 받을 수 있다.^[3]

국세청(IRS)은 고용주로부터 W-2 서식의 사본을 받아 직원이 제출한 1040 서식의 소득 신고 내용과 비교한다. 만약 두 서식의 금액이 일치하지 않으면 국세청은 불일치를 인지하고 신고서를 거부할 수 있으며, 개인이 세금을 제대로 납부하지 않는 경우도 파악할 수 있다.^[3] 이처럼 국세청은 W-2 서식을 통해 직원의 세금 납부 현황을 추적하고 관리하며, 이러한 이유로 W-2 서식은 공식적인 소득 증명서로 인정받는다. 사회 보장국, 법원 절차, 대학의 연방 재정 지원 신청 등 다양한 기관에서 W-2 서식을 소득 증빙 자료로 요구한다.^[11]

직원은 일반적으로 W-2 서식을 세 부 받게 되는데, 각각 개인 기록 보관용, 연방 소득세 신고용, 주 소득세 신고용으로 사용된다.^[11] 개인 소득세 신고서에는 원천징수된 세금 액수를 증명하기 위해 W-2 서식을 첨부해야 한다.^[3]

설령 고용주로부터 W-2 서식을 받지 못했더라도, 직원은 자신의 임금, 급여 소득을 반드시 신고해야 할 의무가 있다.

3. 1. 팁 소득

4. 제출 요건

고용주는 W-2 서식을 작성하여 매년 1월 31일까지 직원에게 우편으로 발송해야 한다. 또한 사회보장국(SSA)에 전자 또는 서면 W-2 서식을 제출하는 마감일도 1월 31일이다.^[5]

해당 연도에 250개 이상의 W-2 서식을 제출하는 경우 전자 제출이 의무화된다.^[6]

고용주는 일반적으로 W-2 서식이 관련된 소득이 발생한 해의 다음 해 1월 31일까지 직원에게 필요한 사본을 보내야 하며, 이는 직원들이 4월 15일 소득세 신고 마감일까지 약 2개월 반의 준비 시간을 가질 수 있도록 하기 위함이다.

4. 1. 서식 구성 (6부)

• '''사본 A''' – 고용주가 사회보장국 (SSA)에 제출한다. (또한 고용주는 완성된 모든 W-2 서식의 요약본인 W-3 서식을 제출해야 하며, 제출된 모든 사본 A와 함께 제출해야 한다. W-3 서식은 고용주가 서명해야 한다.)
• '''사본 B''' – 직원에게 발송되어 직원의 연방 소득세 신고서와 함께 제출된다.
• '''사본 C''' – 직원에게 발송되어 직원의 기록 보관용으로 사용된다.
• '''사본 D''' – 고용주의 기록 보관용으로 사용된다.
• '''사본 1''' – 고용주의 주 또는 지방 소득세 신고서(해당하는 경우)와 함께 제출된다.
• '''사본 2''' – 직원의 주 또는 지방 소득세 신고서(해당하는 경우)와 함께 제출된다.

4. 2. 제출 방식

5. 벌금

W-2 서식 제출 기한을 넘기면 벌금이 부과된다. 마감일로부터 30일 이내에 늦게 제출하면 서식당 30USD의 벌금이 부과된다. 30일 이후부터 8월 1일 이전까지 제출하면 서식당 60USD의 벌금이 부과되며, 사업 규모에 따라 총 벌금액은 200USD에서 500USD 사이에서 제한된다. 8월 1일 이후에 제출하면 서식당 100USD의 벌금이 부과되고, 총 벌금액은 사업 규모에 따라 500USD에서 1500USD 사이로 제한된다.^[9]

잘못된 W-2 서식을 제출하는 경우에도 벌금이 부과된다. 하나의 잘못된 서식에 대해 수령 당사자(고용인, IRS 등)당 250USD의 벌금이 부과되며, 연간 총 벌금액은 300만달러로 제한된다. 예를 들어, 고용주가 고용인과 IRS 양쪽 모두에게 잘못된 W-2 서식 한 개를 제출하면 총 500USD의 벌금을 내야 한다. 고의로 서식을 제출하지 않을 경우에는 500USD의 벌금이 부과된다.^[10]

이 외에도 판독이 불가능한 서식을 제출하거나, 관련 규정상 250개 이상의 서식을 제출해야 함에도 불구하고 이를 서면으로 제출하는 경우 추가적인 벌금이 부과될 수 있다.^[9]

6. 피싱 범죄

2016년 3월, IRS는 새로운 유형의 표적 피싱 이메일 공격에 대한 주의를 당부했다. 이 공격은 회사의 인적 자원, 회계, 또는 급여 담당 직원을 속여 회사 내 모든 직원의 W-2 정보를 빼내려는 시도였다.^[13] 사이버 범죄자들은 이렇게 얻은 정보를 세금 관련 신분 도용에 악용할 가능성이 높다. IRS는 이를 "도난당한 사회 보장 번호를 사용하여 허위 세금 환급을 청구하는 세금 신고서를 제출하는 경우"라고 설명한다.^[14] 이 공격이 성공하면 범죄자는 피해자 명의로 사기 세금 신고를 하고, 세금 환급금을 자신의 계좌로 빼돌릴 수 있는 충분한 정보를 확보하게 된다.

이 피싱 수법은 특정 개인을 겨냥하는 표적 피싱과 이메일 스푸핑을 사용하는 것이 특징이다. 범죄자들은 회사 임원인 것처럼 위장하여 W-2 정보를 긴급하게 요청하는 이메일을 보내 급여 담당 직원을 압박하고 혼란스럽게 만든다. 실제 피싱 메일의 예시는 다음과 같다.

• "직원들의 전체 정보(이름, 사회 보장 번호, 생년월일, 집 주소, 급여)가 포함된 최신 목록을 보내주시겠습니까?"
• "회사 직원 전체의 2015년 W-2(PDF) 및 소득 요약본을 신속히 검토할 수 있도록 보내주십시오."
• "2015년 직원 급여 및 세금 명세서의 W-2 사본 목록을 보내주시면 감사하겠습니다. PDF 파일 형식으로 필요하며, 첨부 파일로 보내주실 수 있습니다. 목록을 준비하여 가능한 한 빨리 저에게 이메일로 보내주세요."

7. 다른 국가의 유사 서식

참조

_[1] 문서 'See generally 26 U.S.C. § 6051, 26 C.F.R. sec. 31.6051-1 and sec. 31.6051-2.'
_[2] 웹사이트 W-2 vs. 1099 Contractors: Tax Differences Explained https://www.uschambe[...] 2023-04-13
_[3] 웹사이트 What is a W-2 Form? https://turbotax.int[...] 2015-01-25
_[4] 웹사이트 Reporting Tip Income - Restaurant Tax Tips https://www.irs.gov/[...] 2016-01-28
_[5] 웹사이트 Deadline Dates to File W-2s https://www.ssa.gov/[...] 2019-11-14
_[6] 웹사이트 Topic 801 - Who Must File Information Returns Electronically https://www.irs.gov/[...] Internal Revenue Service 2016-01-24
_[7] 웹사이트 W-2 Form http://www.investope[...] 2016-01-25
_[8] 웹사이트 Form W-2 https://www.irs.gov/[...] Internal Revenue Service 2016-01-28
_[9] 웹사이트 What Are the Penalties to Employers for Late W-2s? http://smallbusiness[...] 2016-01-25
_[10] 웹사이트 Penalties for incorrect W-2, 1099s just doubled http://www.lexology.[...] 2016-01-25
_[11] 웹사이트 Getting to Know the IRS W-2 Form https://www.american[...] American Bar Association 2016-01-25
_[12] 웹사이트 Penalties for incorrect W-2, 1099s just doubled http://www.lexology.[...] 2016-01-25
_[13] 웹사이트 IRS Alerts Payroll and HR Professionals to Phishing Scheme Involving W-2s https://www.irs.gov/[...] 2016-03-27
_[14] 웹사이트 Data Breach: Tax-Related Information for Taxpayers https://www.irs.gov/[...] 2016-03-27
_[15] 웹사이트 An Apology to Our Employees https://www.snap.com[...] 2020-07-05
_[16] 웹사이트 Fast Company sent employee data to hackers in the same kind of email scam that targeted Snapchat and Seagate http://www.businessi[...] 2016-03-27
_[17] 웹사이트 Seagate Phish Exposes All Employee W-2's http://krebsonsecuri[...] 2016-03-27
_[18] 웹사이트 Business E-Mail Compromise https://www.fbi.gov/[...] 2016-03-27
_[19] 웹사이트 Getting to Know the IRS W-2 Form https://www.american[...] American Bar Association 2018-01-11