전자 디스커버리

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1. 개요

전자 디스커버리(e-Discovery)는 소송 과정에서 전자 정보를 포함한 증거를 교환하는 절차를 의미하며, 미국 연방 민사 소송 규칙 개정을 통해 규정되었다. 전자 메일, 채팅 기록, 문서 파일 등 소송 증거가 될 수 있는 모든 전자적 형태의 데이터를 대상으로 하며, 데이터 수집, 정밀 조사, 상대방 제출 등의 단계를 거친다. 최근에는 인공 지능을 활용한 컴퓨터 포렌식이 활용되고 있으며, 정보 거버넌스와의 융합이 시도되고 있다. 한국에서는 '한국형 디스커버리' 도입을 추진 중이며, 특허 소송에 먼저 도입할 예정이다.

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전자 디스커버리
개요
유형	민사 소송의 디스커버리의 한 형태
관련 법규	미국 연방 민사 소송 규칙 26조, 33조, 34조, 37조 미국 연방 증거 규칙 502조
상세 내용
정의	소송과 관련된 전자적으로 저장된 정보(ESI)를 식별, 수집 및 생성하는 프로세스
관련 정보	이메일 문서 오디오/비디오 테이프 스프레드시트 도면 이미지 기타 데이터
중요성	조직은 잠재적인 소송에 대한 준비로 정보를 보존하고, 소송이 제기되면 정보를 수집하여 검토해야 함
비용	디스커버리 비용은 소송 비용의 상당 부분을 차지할 수 있음
수정 사항	2015년 미국 연방 민사 소송 규칙 수정으로 인해 디스커버리 범위가 비례성에 따라 제한됨
단계
1단계	보존
2단계	수집
3단계	처리
4단계	검토
5단계	분석
6단계	생산
7단계	프레젠테이션
관련 용어
ESI	전자적으로 저장된 정보
변호사-의뢰인 특권	변호사와 의뢰인 간의 기밀 통신 보호
작업 제품 독트린	소송을 예상하여 준비된 자료 보호
메타데이터	다른 데이터를 설명하는 데이터
스모킹 건	범죄 또는 잘못을 증명하는 데 사용될 수 있는 논쟁의 여지가 없는 증거
비례성	디스커버리 범위가 소송의 필요성에 합리적으로 비례해야 함
고려 사항
데이터 형식	데이터베이스 이메일 인스턴트 메시지 소셜 미디어 음성 메일
데이터 위치	클라우드 스토리지 컴퓨터 모바일 장치 서버
데이터 접근성	데이터에 접근하고 검색하는 데 드는 시간과 노력
데이터 볼륨	검토해야 할 데이터의 양
데이터 관련성	데이터가 소송과 관련이 있는지 여부
도전 과제
데이터 볼륨 증가	엄청난 양의 전자 데이터를 처리해야 함
새로운 기술	새로운 기술로 인해 새로운 유형의 전자 데이터를 처리해야 함
비용	디스커버리 비용이 증가함
복잡성	디스커버리 규칙은 복잡하고 이해하기 어려울 수 있음
전략
조기 사례 평가	조기에 사건의 강점과 약점을 평가함
데이터 보존	관련 데이터를 보존함
디스커버리 계획	상대방과 디스커버리 계획을 협상함
기술 사용	디스커버리 프로세스를 관리하기 위해 기술을 사용함
협력	상대방과 협력하여 디스커버리 프로세스를 간소화함
윤리적 고려 사항
역량	변호사는 디스커버리를 수행할 수 있는 역량을 갖추어야 함
기밀 유지	변호사는 의뢰인의 정보를 기밀로 유지해야 함
성실	변호사는 디스커버리에서 성실하게 행동해야 함

2. 전자증거개시의 개념 및 절차

전자증거개시(eDiscovery)는 소송 과정에서 전자 정보를 증거로 사용하는 절차를 말한다. 전자 정보는 종이 문서와 달리 무형성, 지속성 등의 특징을 가지며, 메타데이터를 포함하고 있어 법률 전문가들에게 새로운 과제와 기회를 제공한다.^[35]

미국에서는 2006년 12월 1일에 연방 민사 소송 규칙(Federal Rules of Civil Procedure^[31])이 개정되면서 전자증거개시에 대한 규정이 마련되었다. (16조와 26조^[32])

전자증거개시 대상 데이터는 전자 메일, 인스턴트 메시지 기록, Microsoft Office 파일, 회계 데이터, CAD/CAM 파일, 웹사이트 등 전자적으로 저장된 모든 정보를 포함한다. 원본 데이터(raw data)뿐만 아니라 전문가가 숨겨진 정보를 읽어낼 수 있는 파일도 공개 대상이다. 데이터의 본래 파일 형식은 원시(native) 형식이라고 불린다. 소송 당사자는 정보를 종이, 원시 형식, TIFF 이미지 등 다양한 형식으로 검토할 수 있다. 제출된 서류는 베이츠 넘버링(Bates numbering ) 방식^[33]에 따라 번호가 매겨진다.

전자증거개시 분야 종사자들은 자신들의 직역을 "소송 지원"이라고 부르기도 한다.^[35] 과거에는 변호사가 직접 문서를 검토했지만, 최근에는 컴퓨터 포렌식 기술을 활용하여 인공지능으로 유의미한 정보를 추출하는 경우가 많다.^[34]

이디스커버리는 2006년부터 미국에서 활용되기 시작했으며, 한국에서는 전자증거개시 제도로 번역되어 사용된다.^[35] 미국에서는 민사소송뿐만 아니라 국제무역위원회(ITC), 법무부(DOJ), 연방 거래 위원회(FTC), 증권 거래위원회(SEC)에서도 활용된다.^[35]

전자증거개시는 무결성, 타당성, 적시성이라는 세 가지 기본 원칙에 따라 진행된다.^[36] 이러한 원칙들을 준수하지 않으면 법원의 제재를 받을 수 있다.

2. 1. 전자적으로 저장된 정보(ESI)의 유형

전자적으로 저장된 정보(ESI)는 2006년에 개정된 규칙에 따라 글, 그림, 그래프, 차트, 사진, 음성 파일, 데이터 등 다양한 데이터를 포함한다.^[38] 초기에는 이메일이 주요 증거로 수집되었으나, 최근에는 코로나19로 인해 재택근무가 증가하면서 Slack, Teams와 같은 업무 협업 도구 사용이 늘어나면서 이디스커버리에서 중요한 데이터로 부상하고 있다.^[38]

전자적 정보에는 다음과 같은 유형이 있다:^[39]

개인 디바이스에 저장되어 즉시 접속 가능한 자료
자동 복구 파일 등을 포함하는 복사 자료
숙련된 전문가만이 접속할 수 있는 데이터 및 시스템 백업을 위한 백업 자료
시스템 내부에 존재하는 삭제 파일인 잔존 자료
메타데이터라고 불리는 임베디드 데이터

전자 형태로 저장된 모든 데이터는 일반적인 전자 디스커버리 규칙에 따라 제출될 수 있다. 이러한 유형의 데이터는 역사적으로 이메일과 오피스 문서(스프레드시트, 프레젠테이션, 문서, PDF)를 포함했지만, 사진, 비디오, 인스턴트 메시지, 협업 도구, 텍스트(SMS), 메시징 앱, 소셜 미디어, 일회성 메시지, 사물 인터넷(핏비트, 스마트 시계, 아마존 알렉사, 애플 시리, 네스트와 같은 스마트 기기), 데이터베이스 및 기타 파일 유형도 포함할 수 있다.

전자 디스커버리에는 또한 법의학 수사관이 숨겨진 증거를 검토할 수 있는 "원시 데이터"가 포함된다. 원래 파일 형식은 "네이티브" 형식으로 알려져 있다. 소송 변호사는 전자 디스커버리 자료를 인쇄된 종이, "네이티브 파일" 또는 PDF 파일이나 TIFF 이미지와 같은 석화된 종이와 유사한 형식 중 하나로 검토할 수 있다. 최신 문서 검토 플랫폼은 네이티브 파일의 사용을 수용하고 법정에서 사용하기 위해 TIFF로 변환하고 베이츠 스탬프를 찍을 수 있다.

구조화된 데이터는 일반적으로 데이터베이스 또는 데이터 세트에 저장된다. 데이터는 열, 행 및 정의된 데이터 유형을 사용하여 표로 구성된다. 가장 일반적인 것은 대량의 데이터를 처리할 수 있는 관계형 데이터베이스 관리 시스템(RDBMS)으로, 오라클, IBM Db2, 마이크로소프트 SQL 서버, 사이베이스, 테라데이터 등이 있다. 구조화된 데이터 도메인에는 스프레드시트(모든 스프레드시트가 구조화된 데이터를 포함하는 것은 아니지만, 데이터베이스와 유사한 테이블로 데이터가 구성된 스프레드시트), FileMaker Pro 및 Microsoft Access와 같은 데스크톱 데이터베이스, 구조화된 플랫 파일, XML 파일, 데이터 마트, 데이터 웨어하우스 등이 포함된다.

음성 메일은 전자 증거 개시 규칙에 따라 발견될 수 있다. 고용주는 해당 직원이 관련된 소송을 예상하는 경우 음성 메일을 보존할 의무가 있을 수 있다. 아마존 알렉사 및 시리와 같은 음성 비서의 데이터는 형사 사건에 사용되었다.^[9]

2. 2. 전자증거개시 참조 모델(EDRM)

전자 증거 개시 참조 모델(EDRM, Electronic Discovery Reference Model)은 전자증거개시 과정을 단계별로 보여주는 다이어그램이다.^[40] 이 모델은 정보 식별, 증거 보전 및 데이터 수집, 데이터 처리/문서 리뷰/데이터 분석, 제출 등의 과정을 포함하며,^[40] 각 단계별로 소송 당사자, 로펌, 이디스커버리 업체의 역할을 확인할 수 있다.

이디스커버리 전문 기업은 프로세스 전반에 참여한다. 국가핵심기술 관련 소송의 경우, 해외로 데이터를 제출하려면 국가의 허가가 필요하다. 따라서 업체 선정 시 데이터 저장 위치, 데이터 처리 장소, 데이터 접근 인력의 소속 등을 파악하는 것이 중요하다. 최근 개인정보 보호 및 지적재산권 보호가 강화되면서, 데이터 유출을 최소화하고 민감 정보를 삭제할 수 있는 자국 이디스커버리 전문 기업을 선호하는 경향이 있다.^[41]

2. 3. 기본 원칙

전자 디스커버리(eDiscovery)는 무결성, 타당성, 적시성이라는 세 가지 기본 원칙에 따라 진행된다.^[36] 이 원칙들을 지키지 않으면 벌금, 방어 제재, 결석 재판, 불리한 추정 등 법원의 제재를 받을 수 있다.

원활한 전자 디스커버리 진행을 위해서는 소송 당사자, 담당 변호사, 전자 디스커버리 전문 기업 간의 협업이 매우 중요하다. 한국에서는 전자 디스커버리가 아직 생소한 분야이므로, 대형 로펌이나 회계법인 내부에서 관련 부서를 두고 서비스를 제공하거나 미국, 일본 등 해외 기업이 주로 서비스를 제공하고 있다. 알려진 바로는, 한국 내 전자 디스커버리 전문 기업은 [http://www.intellectualdata.kr 유일한 기업]이다.^[37]

2. 3. 1. 무결성

전자 디스커버리 진행의 기본 원칙 중 하나인 무결성(Integrity) 원칙은 소송과 관련된 모든 문서를 훼손, 수정, 삭제하지 않아야 한다는 내용을 담고 있다.^[36] 이 원칙을 지키지 않으면 벌금, 방어 제재, 결석 재판, 불리한 추정 등 법원의 제재를 받을 수 있다.

2. 3. 2. 타당성

이디스커버리 진행은 무결성, 타당성, 적시성의 세 가지 기본 원칙에 따라 이루어진다.^[36]

요청의 타당성은 상대방에게 증거를 요청할 때 사실관계에 따라 관련된 증거만 확인하고 제출하는 것을 의미한다. 이는 이디스커버리를 위해 수집되는 전자문서의 범위를 합리적으로 제한하여, 과도한 비용 발생이나 소송과 관련 없는 기업 데이터 노출 가능성을 최소화하기 위함이다.

2. 3. 3. 적시성

이디스커버리 진행은 무결성, 타당성, 적시성의 기본원칙에 따라 진행된다.^[36] 적시성은 법원의 증거제출 명령기한 내에 요청한 파일을 제출해야 하는 것을 의미한다. 이러한 원칙들이 지켜지지 않으면 벌금, 방어제재, 결석재판, 불리한 추정 등 법원의 제재를 받을 수 있다.

3. 미국의 전자증거개시 제도

전자 정보는 무형성, 지속성 면에서 종이에 기록된 정보와 다르며, 메타데이터를 포함하고 있어 변호사, 의뢰인, 기술 고문과 법원에게 새로운 문제와 기회를 제공한다. 이는 정보의 수집, 감시, 상대방에 대한 제출 등 각 단계에서 발생한다.^[35]

미국의 전자증거개시 제도는 2006년부터 도입되어 활용되고 있으며, 한국에서는 전자증거개시 제도로 번역되기도 한다. 미국 민사소송에는 사전심리(Pre-Trial) 단계가 존재하며, 소송의 약 80%가 이 단계에서 해결된다. 이 과정에서 이디스커버리는 합의 조건을 결정짓는 데 매우 중요한 역할을 한다. 미국에서는 민사소송뿐만 아니라 국제무역위원회(ITC), 법무부(DOJ), 연방 거래 위원회(FTC), 증권 거래위원회(SEC)에서도 활발히 활용된다.^[35]

전자 정보 공개 분야에서 일하는 사람들은 자신들의 직역을 "소송 지원"이라고 부르는 경우가 많다.

3. 1. 연방 민사 소송 규칙

미국 연방민사소송규칙(Federal Rules of Civil Procedure^[31])은 2006년 12월 1일에 전자 공시에 관한 규정을 정비하였다. 이 중 전자 디스커버리와 관련된 것은 16조 및 26조^[32]이다.

전자 디스커버리의 대상이 되는 데이터에는 전자 메일, 인스턴트 메시지(IM)의 채팅 기록, Microsoft Office 등으로 작성된 파일, 회계 데이터, CAD 및 CAM 파일, 웹사이트 등 모든 전자적으로 저장된 정보로서 소송의 증거가 될 수 있는 것이 포함된다. "원시 데이터 (raw data)"는 물론 공개 대상이 되며, 전문가는 여기에서 더 나아가 숨겨진 정보를 읽어낼 수 있다. 데이터의 본래 파일 형식은 원시(native) 형식이라고 불린다. 전자 디스커버리에서는 소송 당사자는 여러 형식 중 하나에 의해 정보를 정밀 조사할 수 있다. 여기에는 종이에 인쇄된 것, 원시 형식, 및 TIFF 이미지가 포함된다. 만약 원시 형식이 Microsoft Word 파일로 10페이지 분량의 데이터를 포함하고 있다면, 이를 전자 디스커버리 전문 업체에 의뢰하여 10페이지의 TIFF 이미지로 변환할 수 있다. 제출된 서류는 베이츠 넘버링(Bates numbering) 방식^[33]에 따라 번호가 매겨진다.

3. 2. 주요 판례

Zubulake v. UBS Warburg 사건에서 Shira Scheindlin 판사는 소송이 합리적으로 예상될 때마다 서면 소송 보류 통지를 발행하지 않는 것은 중대한 과실로 간주될 것이라고 판결하였다. 이 판결은 소송 보류, 전자 증거 개시 및 전자 보존의 개념에 대한 추가적인 주목을 이끌었다.^[5]

3. 3. 전자 메시지 보관

전자 메일과 IM의 채팅 기록을 전자적으로 보관할 수 있다면, 전자 정보 공개에서 해당 기록을 검색하는 것은 비교적 단순하다. 일부 정보 보관 시스템은 메시지나 채팅에 고유 코드를 부여하여 진본임을 보장한다. 이러한 시스템은 원본 메시지 변경, 삭제, 권한 없는 접근을 방지한다.

최신 메시지 보관 시스템은 변호사와 기술 전문가가 전자 메시지를 효과적으로 보존하고 적시에 검색할 수 있도록 돕는다.

4. 한국형 디스커버리 (K-Discovery) 도입 논의

특허청은 지적재산권의 중요성이 커짐에 따라 한국형 디스커버리(증거수집제도) 도입을 추진하고 있다. 이는 특허소송에서 침해 사실 입증과 손해액 산정에 필요한 증거 확보가 어렵기 때문이다. 한국형 디스커버리는 특허소송에 먼저 도입된 후 다른 분야로 확장될 계획이다.^[42]^[43]

4. 1. 도입 배경

한국에서도 한국형 디스커버리(증거수집제도) 제도 도입이 추진되고 있으며, 특허청을 중심으로 특허소송에 우선 도입한 후 점차 확대할 계획이다.^[42]^[43] 특허청은 특허소송에서 침해 사실 입증과 손해액 산정에 필요한 증거 확보가 어렵고, 국가경쟁력 강화를 위해 지적재산권의 중요성이 커짐에 따라 해외 특허 소송에서 국내 기업의 자료가 유출될 가능성을 우려하여 한국형 디스커버리 도입을 추진하고 있다.

한국형 디스커버리는 저비용 고효율 제도로, 자료 목록 제출 등 현행 제도의 실효성을 높이는 방안을 기본으로 한다. 또한 독일의 ‘전문가 증거조사’와 영국의 ‘자료목록ㆍ자료교환’ 등을 참고하여 국내 실정에 맞는 제도로 구성 중이다. 그러나 산업계에서는 증거를 서로 교환하는 제도 특성상 정보 유출에 대한 우려로 반대하는 목소리도 있다. 이에 특허청은 해외 수출이 많은 소재ㆍ부품ㆍ장비 업계를 중심으로 청문회 등을 열어 의견을 수렴하고 제도를 보완해 나가고 있다.^[42]^[43]

4. 2. 주요 특징

한국형 디스커버리는 저비용 고효율 제도로, 자료 목록 제출 등 현행 제도의 실효성을 높이는 방안을 기본으로 한다. 독일의 '전문가 증거조사', 영국의 '자료 목록ㆍ자료 교환' 등을 접목해 국내 실정에 맞는 제도로 구성 중이다.^[42]^[43] 하지만 산업계는 증거를 서로 교환하는 제도 특성상 정보 유출에 대한 우려로 반발하고 있어, 특허청은 해외 수출이 많은 소재ㆍ부품ㆍ장비 업계 중심으로 청문회 등을 열어 의견을 청취하며 제도를 보완해 나가고 있다.^[42]^[43]

4. 3. 산업계의 우려

한국에서도 한국형 디스커버리(증거수집제도) 제도를 추진 중이며, 특허청을 중심으로 특허소송에 먼저 도입한 후 확장할 계획으로 알려졌다. 특허청은 특허소송 시 침해 입증 및 손해액 산정에 필요한 증거 확보가 어렵고, 최근 국가 경쟁력 강화를 위해 지적재산권이 중요해지면서 해외에서 특허 소송 시 데이터가 외부로 유출될 가능성이 있어 우리 기업의 권리 보호를 위해 한국형 디스커버리 도입을 추진한다는 입장이다.^[42]

한국형 디스커버리의 주요 특징은 저비용 고효율 제도로, 자료 목록 제출 등 현행 제도의 실효성을 높이는 방안을 기본으로 독일의 ‘전문가 증거조사’, 영국의 ‘자료목록ㆍ자료교환’ 등을 접목해 국내 실정에 맞는 제도로 구성 중이다. 하지만 산업계는 증거를 서로 교환하는 제도 특성상 정보 유출에 대한 우려로 반발하고 있어, 특허청은 해외 수출이 많은 소재ㆍ부품ㆍ장비 업계 중심으로 청문회 등을 열어 의견을 청취하며 제도를 보완해 나가고 있다.^[43]

5. 전자증거개시의 기술적 측면

전자 정보는 종이 문서와 달리 형태가 없고, 양이 방대하며, 쉽게 변하고 사라질 수 있지만 오래 지속되기도 한다. 또한 메타데이터를 포함하고 있어 종이 문서에서는 찾기 어려운 정보를 담고 있다.^[31] 이러한 전자 정보의 특성 때문에 전자증거개시는 법조계, 기술 전문가 등에게 새로운 과제이자 기회를 제공한다.

미국에서는 2006년 12월 1일에 연방 민사 소송 규칙이 개정되면서 전자 정보 공개에 대한 규정이 마련되었다.^[32] 이와 관련된 조항으로는 16조와 26조가 있다.

전자증거개시 대상 데이터는 전자 메일, 인스턴트 메시지 기록, Microsoft Office 파일, 회계 데이터, CAD/CAM 파일, 웹사이트 등 전자적으로 저장된 모든 정보이다. "원시 데이터 (raw data)" 와 파일 형식 또한 공개 대상이 될 수 있다. 전자증거개시에서 소송 당사자는 정보를 종이에 인쇄된 형태, 원시 형식, TIFF 이미지 등 다양한 형식으로 조사할 수 있다. 제출된 서류에는 베이츠 넘버링 방식^[33]에 따라 번호가 매겨진다.

과거에는 변호사가 직접 정보를 검색했지만, 최근에는 인공 지능을 이용한 컴퓨터 포렌식 기술이 활용되어 UBIC(현 FRONTEO) 과 같은 기업들이 이와 관련된 서비스를 제공하고 있다.^[34]

전자증거개시는 자동화를 통해 일반적인 종이 서류 개시보다 효율적이다. 전자 파일 수집, 메타데이터 추출, 데이터베이스 기록 등의 작업이 자동으로 이루어져 시간과 비용을 절감할 수 있다. 포착 가능한 정보는 파일의 메타데이터 양에 따라 달라지며, 수신자, 발신자, 참조, 숨은 참조(Bcc), 메시지 발신 일시, 제목, 본문, 문서 작성자, 문서 날짜, 문서 작성일, 최신 버전 작성일 등이 주요 분야이다.

일반적으로 전자증거개시가 필요할 때 소송 지원 업체를 통해 진행되며, 업체는 데이터 처리 방법에 대한 조언을 하고 소프트웨어를 사용하여 파일에서 필요한 정보를 추출한다. 자체 개발 소프트웨어나 EnCase, I-Pro, DiscoverE, Z-print, Discovery Cracker와 같은 상용 소프트웨어가 사용될 수 있다.

원시 데이터에서 추출된 정보는 로드 파일(load file)이나 데이터베이스로 구축되며, 이는 소프트웨어나 애플리케이션 서비스 프로바이더를 통해 처리된다.

5. 1. 데이터 처리 및 분석

전자 디스커버리에서 데이터 처리 및 분석은 다음과 같은 단계로 진행된다.
1. 처리 단계네이티브 파일(원본 파일)을 문서 검토 플랫폼에 로드할 수 있도록 준비한다. 이 단계에서는 네이티브 파일에서 텍스트와 메타데이터를 추출하고,^[7] 중복 제거, de-NISTing(불필요한 파일 제거) 등 데이터 선별 기술을 적용한다. 필요에 따라 수정 및 베이츠 라벨링을 쉽게 하기 위해 네이티브 파일을 PDF나 TIFF와 같은 이미지 형식으로 변환하기도 한다.
2. 분석 단계최신 처리 도구는 고급 분석 도구를 사용하여 문서 검토 변호사가 관련 문서를 더 정확하게 식별하도록 돕는다.
3. 검토 단계문서가 전자 증거 개시 요청에 응답 가능한지, 특권 정보가 포함되어 있는지 검토한다. 문서 검토 플랫폼 및 서비스는 키워드, 날짜 범위 등 다양한 기준에 따라 문서를 빠르게 식별하고 선별하는 기능을 제공한다. 대규모 문서 검토를 위해 협업 도구와 일괄 처리 기능을 제공하여 검토 프로세스를 가속화하고 작업 중복을 줄인다.
4. 정성적 분석수집 및 전처리 단계를 거쳐 축소된 콘텐츠를 대상으로 정성적 분석을 수행한다. 증거를 맥락적으로 검토하고, 사건과 관련된 구조화된 정보를 추출하기 위해 상관 관계 분석이나 맥락 분석을 진행한다. 타임라인 작성, 주제별 클러스터링 등 구조화를 통해 정보를 체계화하며, 고객 기반 관점에서의 분석 등 다양한 관점에서 분석을 수행할 수 있다.
5. 구조화된 데이터구조화된 데이터는 일반적으로 데이터베이스나 데이터 세트에 저장되며, 열, 행, 데이터 유형이 정의된 표 형태로 구성된다. 관계형 데이터베이스 관리 시스템(RDBMS)이 주로 사용되며, 오라클, IBM Db2, 마이크로소프트 SQL 서버, 사이베이스, 테라데이터 등이 대표적이다. 구조화된 데이터에는 스프레드시트(데이터베이스와 유사한 테이블로 구성된 경우), FileMaker Pro, Microsoft Access와 같은 데스크톱 데이터베이스, 구조화된 플랫 파일, XML 파일, 데이터 마트, 데이터 웨어하우스 등이 포함된다.
6. 원본 형식 검토과거에는 문서를 TIFF나 JPEG와 같은 정적 이미지 형식으로 변환하는 것이 일반적이었으나, 2004년 이후 원본 형식 검토가 인기를 얻고 있다. 이에 따라 여러 파일 형식을 열 수 있는 애플리케이션 및 툴킷 사용이 증가하고 있으며, 이는 ECM(Enterprise Content Management, 전사적 콘텐츠 관리) 스토리지 시장에서도 나타나는 현상이다.
7. 석화(이미지 변환)석화는 원본 파일을 원본 애플리케이션 없이도 볼 수 있는 이미지 형식으로 변환하는 것을 의미한다. 수정된 특권 정보나 민감한 정보를 다룰 때 유용하다.
8. 자동화된 코딩전자 정보 개시는 자동화된 작업을 통해 코딩이 용이하다는 장점이 있다. 전자 파일 수집, 메타데이터 추출, 데이터베이스 기록 등의 작업이 자동으로 이루어져 시간과 비용을 절감할 수 있다. 포착 가능한 정보의 범위는 파일에 부착된 메타데이터의 양에 따라 달라지며, 수신자, 발신자, 참조, 숨은 참조(Bcc), 메시지 발신 일시, 제목, 본문, 문서 작성자, 문서 날짜, 문서 작성일, 최신 버전 작성일 등이 주요 분야이다.

5. 2. 기술 지원 검토 (TAR)

기술 지원 검토(TAR)는 컴퓨터 지원 검토 또는 예측 코딩이라고도 하며, 지도 머신 러닝 또는 규칙 기반 시스템 접근 방식을 적용하여 ESI의 관련성(또는 응답성, 특권 또는 기타 관심 범주)을 추론하는 것을 포함한다.^[17] 기술 지원 검토는 2005년경에 시작된 이후 빠르게 발전해 왔다.^[18]^[19]

그 효과를 보여주는 연구 결과에 따라,^[20]^[21] TAR은 2012년 미국 법원에서 처음 인정되었고,^[22] 2015년 아일랜드 법원에서,^[23] 2016년 영국 법원에서 인정되었다.^[24]

최근 미국 법원은 생산 당사자가 문서 검토를 위해 TAR을 사용하려는 경우 법원이 이를 허용하는 것은 "명백한 법"이라고 선언했다.^[25] 그 후 사건에서,^[26] 같은 법원은 다음과 같이 밝혔다.

> 분명히 하자면, 법원은 오늘날 대부분의 경우 TAR이 가장 좋고 효율적인 검색 도구라고 믿습니다. 특히 연구(Rio Tinto^[25]에서 인용)에 따르면 TAR 방법론이 연속 능동 학습("CAL")^[27]을 사용하여 시드 세트에 대한 문제를 제거하고 TAR 도구를 안정화하는 경우가 그렇습니다. 법원은 시가 이 사건에서 TAR을 사용하기를 원했을 것입니다. 그러나 법원은 시에게 그렇게 하도록 강요할 수 없으며 강요하지 않을 것입니다. TAR이 널리 사용되어 당사자가 TAR 사용을 거부하는 것이 비합리적일 수 있는 때가 올 수 있습니다. 아직 그런 단계는 아닙니다. 따라서 법원이 응답 당사자에게 원하는 것에도 불구하고 Sedona Principle 6^[28]가 적용됩니다. TAR 사용을 강요하려는 Hyles의 신청은 기각됩니다.

Grossman과 Cormack은 연방 법원 법률 검토에서 TAR을 다음과 같이 정의한다.

> 한두 명 이상의 주제 전문가가 더 작은 문서 세트에 대한 인간의 판단을 활용한 다음 해당 판단을 나머지 문서 모음에 적용하는 컴퓨터 시스템을 사용하여 문서 모음에 우선순위를 지정하거나 코딩하는 프로세스. 일부 TAR 방법은 주제 전문가가 관련 또는 비관련으로 코딩한 교육 사례를 기반으로 관련 문서와 비관련 문서를 구별하기 위해 머신 러닝 알고리즘을 사용하고, 다른 TAR 방법은 전문가의 의사 결정 프로세스를 모방하는 체계적인 규칙을 도출합니다. TAR 프로세스는 일반적으로 전체 시스템 효율성을 안내하고 측정하기 위해 통계 모델 및/또는 샘플링 기술을 통합합니다.^[29]

5. 3. 정보 거버넌스(IG)와의 융합

가트너는 정보 거버넌스(IG)를 "정보의 가치 평가, 생성, 저장, 사용, 보관 및 삭제에 있어 바람직한 행동을 장려하기 위한 의사 결정 권한과 책임 프레임워크의 명세"라고 정의한다. 또한 "조직이 목표를 달성하는 데 있어 정보의 효과적이고 효율적인 사용을 보장하는 프로세스, 역할, 표준 및 지표를 포함한다."라고 설명한다.^[30]

전자 디스커버리는 정보 거버넌스에 비해 비교적 새로운 분야는 아니지만, 수십억 달러 규모의 산업으로 빠르게 진화하고 있으며, 사이버 보안(클라우드 컴퓨팅)을 강화하는 최적화된 솔루션을 수용할 준비가 되어 있다. 2000년대 초부터 전자 디스커버리 실무자들은 정보 거버넌스에 적용할 수 있는 기술과 기법을 개발해 왔다.

정보 거버넌스 참조 모델(IGRM)은 주요 이해 관계자와 정보 수명 주기 간의 관계를 보여주고 효과적인 거버넌스를 가능하게 하는 투명성을 강조한다. 업데이트된 IGRM v3.0은 개인 정보 보호 및 보안 책임자가 필수적인 이해 관계자임을 강조한다.^[30]

6. 전자증거개시 관련 쟁점

전자증거개시(eDiscovery)와 관련된 주요 쟁점은 다음과 같다.
서류 코딩전자증거개시 과정에서 문서는 관련성과 특권에 따라 검토된다. 효율적인 검토를 위해 문서 검토 플랫폼 및 서비스가 활용되며, 키워드, 날짜 범위 등의 기준으로 문서를 선별한다. 변호사나 변호사 보조인은 문서 속성(수신자, 발신자, 종류, 작성일 등)에 코드를 부여하고 데이터베이스에 입력하여 문서를 체계적으로 관리한다. 이 작업은 비용과 시간이 많이 소요되므로 외부 업체에 위탁하는 경우가 많으며, 특히 노동 비용이 낮은 국가(예: 인도)에 외주를 주는 경향이 있다.
증거 제출 지연 및 불능데이터 접근 불가 등의 이유로 증거 제출이 지연되거나 불가능해지는 경우가 있다. 예를 들어, 백업 테이프를 찾을 수 없거나 내용이 폐기된 경우가 해당된다. 즈브레이크 대 UBS 워버그(Zubulake vs. UBS Warburg LLC) 사건에서 UBS는 증거 제출 요구에 응하지 못했고, 법원은 이에 대해 엄중한 제재를 가했다. 연방 대법원은 2006년 연방 민사 소송 규칙을 개정하여 이메일과 IM 채팅 기록도 보존 및 제출해야 하는 전자기록 범위에 포함시켰다.
대안적 수집 방법문서 보존 후, 회사에서 법률 고문에게 데이터를 전송하는 수집 과정이 시작된다. 소송이 빈번한 회사는 법적 보류를 적용하고 수집 프로세스를 시작하는 소프트웨어를 갖추고 있기도 하다.^[7] 디지털 포렌식 전문가가 데이터 훼손을 방지하기도 한다.
전자증거개시 관련 업체전자증거개시 분야는 "소송 지원"이라고도 불린다. 전자 증거 개시 프로젝트에는 양측 변호사, 디지털 포렌식 전문가, IT 관리자, 기록 관리자 등 다양한 사람들이 참여한다.^[35] 소송 당사자와 변호사 사무실(또는 벤더)의 IT 전문가는 기술적 비호환성을 해결하고 생산 형식에 합의하기 위해 직접 소통해야 한다. 과거에는 변호사가 육안으로 정보를 검색했지만, 최근에는 인공지능을 활용한 컴퓨터 포렌식이 활용되고 있다.^[34]

6. 1. 서류 코딩

검토 단계에서 문서는 전자 증거 개시 요청에 대한 응답 가능성과 특권에 대해 검토된다. 다양한 문서 검토 플랫폼 및 서비스는 잠재적으로 관련성이 있는 문서를 신속하게 식별하고 다양한 기준(예: 키워드, 날짜 범위 등)에 따라 문서를 선별하는 등 이와 관련된 많은 작업을 지원할 수 있다. 대부분의 검토 도구는 또한 대규모 문서 검토 변호사 그룹이 사건을 처리할 수 있도록 지원하며, 검토 프로세스를 가속화하고 작업 중복을 제거하기 위해 협업 도구와 일괄 처리를 제공한다.

서류를 더 잘 정리하고 관리하기 위해, 변호사나 변호사 보조인은 서류 속성의 필드마다 코드(부호)를 부여하고, 서류를 정밀 조사할 때 쉽게 분류하고 참조할 수 있도록 이 정보를 데이터베이스에 입력한다. 서류에서 수집되어 데이터베이스에 입력되는 정보에는 수신자 이름, 발신자 이름, 서류 종류(예: 편지, 메모, 의견서 등), 서류 작성일 등이 포함된다. 역사적으로 이 작업은 변호사 사무실 내의 소송 담당 팀이 하거나, 업체에 외주를 주어 작업하게 했다. "서류"가 종이에 기록된 것에서 전자적으로 저장된 것으로 변화해 감에 따라, 이 작업은 차츰 전자 파일의 처리로 대체되어 왔다. 그러나 종이 서류의 코딩은 펜이 완전히 컴퓨터로 대체될 때까지 완전히 없어지지는 않을 것이다.

코딩은 수작업으로 이루어지며, 막대한 비용과 시간이 소요되는 작업이 되기 쉽다. 따라서 종종 이 프로세스를 외부 업체에 위탁하는 것을 검토한다. 현재는 단순한 서류 분류상(bibliographic)의 필드에 관한 코딩은, 많은 경우 소송이 일어난 지역보다 노동 비용이 낮은 국가의 업체에 외주를 준다. 예를 들어, 미국이나 영국 연방 국가의 소송과 관련된 서류 코딩을, 영어를 이해하는 인구가 많은 인도에 외주를 주는 경향이 있는 것은 당연하다고 할 수 있다. 또한 대규모 법률 사무소가 서류의 정밀 조사와 코딩 작업을 계약 변호사(contract attorney)에게 담당하게 하는 경우도 흔하다. 계약 변호사란, 일당으로 기한을 정해 고용되는 변호사를 말한다.

6. 2. 증거 제출 지연 및 불능

증거 제출이 데이터 접근 불가 등의 이유로 지연되거나 불가능해지는 경우가 적지 않다. 백업 테이프를 찾을 수 없거나, 그 내용이 폐기 또는 덮어쓰기 된 경우가 이에 해당한다. 이러한 상황이 심각한 결과를 초래한 사건이 즈브레이크 대 UBS 워버그(Zubulake vs. UBS Warburg LLC) 사건이다. 이 소송에서 원고는 자신의 주장을 뒷받침하는 데 필요한 증거가 UBS 컴퓨터 시스템에 저장되어 있다고 일관되게 주장했다.

UBS는 제출을 요구받은 이메일을 발견하지 못했고, 일부 메일은 이미 폐기되었다. 이에 법원은 그러한 메일이 존재했을 가능성이 높다고 판단했다. 법원에 따르면 UBS 법무부가 이메일을 포함한 정보 공개 대상 증거를 보존하도록 지시했으나, 그 지시 대상자가 반드시 따르지는 않았다. 이러한 판단에 따라 법원은 UBS에 엄중한 제재를 가했다.

연방 대법원은 2006년 연방 민사 소송 규칙을 개정하여, 사상 처음으로 이메일과 IM 채팅 기록도 소송 관련 시 보존 및 제출해야 하는 전자기록 범위에 있음을 명확히 예시했다. 2005년부터 2007년까지 IM은 비즈니스 통신 수단으로 급부상했고(IM의 비즈니스 사용 항목 참조), 이메일처럼 비즈니스 현장에서 보편적으로 이용되었다. 이에 따라 기업은 이메일과 마찬가지로 IM 채팅 기록도 보존 및 검색할 수단을 검토해야 했다.

이메일과 IM 모두 전자적으로 보존할 수 있다면, 전자 정보 공개에서 이메일이나 IM 채팅 기록을 검색하는 것은 비교적 단순하다. 정보 보존 시스템 중에는 메시지나 채팅에 고유 코드를 부여하여 진본임을 보장하는 것이 있다. 이러한 시스템으로 원본 메시지 변경, 삭제, 권한 없는 접근을 방지할 수 있다.

전자기록 공개에서 또 하나 중요한 점은 정보의 적시 공개이다. 2000년 3월 앨 고어(Al Gore) 당시 부통령의 정치 자금 조달 관련 연방 법무부 조사가 있었다. 이 사건에서 백악관 변호사 베스 노턴(Beth Norton)은 625권의 백업 테이프에서 필요한 정보를 찾는 데 6개월이 걸린다고 발언했다. 이후 전자기록의 적시 공개 강제 방안에 대한 논의가 있었고, 2006년 연방 민사 소송 규칙 개정은 이러한 논의와 검토의 결과이다.

최신 메시지 보관 시스템으로 변호사와 기술 전문가는 전자 메시지를 효과적으로 보존하고 적시에 검색할 수 있다.

6. 3. 대안적 수집 방법

문서가 보존되면 수집을 시작할 수 있다. 수집은 회사에서 법률 고문에게 데이터를 전송하는 과정이며, 법률 고문은 데이터의 관련성과 처리 방식을 결정한다. 소송이 빈번한 일부 회사는 사건(예: 법적 통지)이 발생하면 특정 관리자에 대한 법적 보류를 신속하게 적용하고 즉시 수집 프로세스를 시작하는 소프트웨어를 갖추고 있다.^[7] 다른 회사는 데이터 훼손을 방지하기 위해 디지털 포렌식 전문가를 불러야 할 수도 있다. 이 수집의 규모와 범위는 식별 단계에서 결정된다.

현재, 보관자 시스템에서 응답 가능한 자료를 식별하는 데 사용되는 두 가지 주요 접근 방식은 다음과 같다.

1. 조직 네트워크에 대한 물리적 접근이 가능한 경우 - 각 보관자 시스템에 에이전트를 설치하여 네트워크를 통해 인덱싱할 대량의 데이터를 하나 이상의 서버로 푸시하며, 해당 서버는 네트워크에 연결되어야 한다.

2. 보관자 시스템의 물리적 위치에 출석하는 것이 불가능하거나 비실용적인 경우 - 저장 장치를 보관자 시스템 (또는 회사 서버)에 연결한 다음 각 수집 인스턴스를 수동으로 배포한다.

첫 번째 접근 방식과 관련해서는 몇 가지 문제가 있다.

일반적인 수집 프로세스에서 인덱싱을 위해 대량의 데이터가 네트워크를 통해 전송되므로 일반적인 비즈니스 운영에 영향을 미친다.
인덱싱 프로세스는 응답 가능한 자료를 찾는 데 100% 신뢰할 수 없다.
IT 관리자는 일반적으로 보관자 시스템에 에이전트 설치를 꺼린다.
필요한 네트워크 대역폭으로 인해 처리할 수 있는 동시 보관자 시스템 수가 심각하게 제한된다.

새로운 기술은 각 보관자 시스템의 메모리에서 애플리케이션을 완전히 실행하고 응답 가능한 데이터만 네트워크를 통해 푸시하여 첫 번째 접근 방식에서 발생하는 문제를 해결할 수 있다. 이 프로세스는 특허를 받았으며, 컨퍼런스 논문의 주제가 된 도구에 구현되었다.

두 번째 접근 방식과 관련하여, 자체 수집이 전자 디스커버리에서 뜨거운 주제임에도 불구하고, 보관자의 참여를 장치 연결 및 응답 가능한 문서의 암호화된 컨테이너를 생성하기 위한 애플리케이션 실행으로 제한함으로써 우려 사항이 해결되고 있다.

데이터를 수집하고 처리하기 위해 채택된 방법에 관계없이, 실무자가 다양한 도구를 평가할 수 있는 리소스는 거의 없다. 이는 전자 디스커버리 솔루션의 상당한 비용 때문에 문제이다. 도구에 대한 평가판 라이선스를 획득할 수 있는 옵션이 제한되어 있음에도 불구하고, 평가 프로세스에 대한 중요한 장벽은 이러한 도구를 테스트할 수 있는 적절한 환경을 만드는 것이다. Adams는 HyperV에서 실행되는 작은 가상 네트워크를 자동으로 생성하는 Microsoft 배포 랩의 사용을 제안한다.

6. 4. 전자증거개시 관련 업체

전자증거개시 분야에서 일하는 사람들은 자신의 직역을 "소송 지원"이라고 부르는 경우가 많다.

전자 증거 개시 프로젝트에는 양측 변호사, 디지털 포렌식 전문가, IT 관리자, 기록 관리자 등 다양한 사람들이 참여할 수 있다.^[35] 포렌식 검사는 종종 전문 용어(예: "이미지"는 디지털 미디어의 획득을 의미)를 사용하며, 이는 혼란을 야기할 수 있다.

소송에 관련된 변호사는 자신이 대리하는 회사 및 조직을 최대한 이해하려고 노력하지만, 회사 IT 부서에 적용된 정책과 관행을 이해하지 못할 수 있다. 그 결과, 정기적인 업무를 수행하는 무지한 기술자가 법적 보존 명령을 발령한 ''후''에 일부 데이터가 파기될 수 있다. 많은 회사들이 이러한 추세에 대응하여 네트워크 전반에서 데이터를 적절하게 보존하는 소프트웨어를 배포하여, 의도하지 않은 데이터 훼손을 방지하고 있다.

현대 소송의 복잡성과 시장에 나와있는 다양한 정보 시스템을 고려할 때, 전자 증거 개시는 종종 소송 당사자와 변호사 사무실(또는 벤더)의 IT 전문가가 기술적 비호환성을 해결하고 생산 형식에 합의하기 위해 직접 소통해야 한다. 지식이 풍부한 전문가의 조언을 얻지 못하면 새로운 기술을 획득하거나 수집된 데이터를 수용하기 위해 기존 기술을 조정하는 데 추가 시간과 예상치 못한 비용이 발생하는 경우가 많다.

과거에는 정보 공개된 데이터에서 유의미한 정보를 검색·추출하기 위해 변호사가 육안으로 검토를 했다. e디스커버리 대상 데이터는 방대하여, 여기서 소송에 사용할 수 있는 증거 등을 추출하는 데 막대한 비용이 소요되어, 미국의 소송 비용 상승의 한 요인이 되었다. 최근에는 인공지능에 의해 대상 데이터에서 유의미한 정보를 추출하는 컴퓨터 포렌식이 활용되고 있다. 이 분야에서는 UBIC(현 사명: FRONTEO) 등이 e디스커버리 대응 서비스를 제공하고 있다.^[34]

7. 결론 및 향후 전망

전자 정보는 형태가 없고, 양이 많으며, 일시적이면서도 지속되는 특성 때문에 종이에 기록된 정보와는 다르다. 또한 전자 정보는 종이 기록에서는 보기 힘든 메타데이터를 포함하고 있다. '''전자 정보 공개'''는 변호사, 고객, 기술 전문가 및 법원에 새로운 과제를 제시하는 동시에 새로운 기회도 제공한다. 이는 정보의 수집, 조사, 상대방 제출 등 모든 과정에서 나타난다.

전자 정보 공개 대상이 되는 데이터에는 전자 메일, 인스턴트 메시지(IM)의 채팅 기록, Microsoft Office 등으로 작성된 파일, 회계 데이터, CAD 및 CAM 파일, 웹사이트 등 전자적으로 저장된 모든 정보가 포함되며, 소송의 증거로 사용될 수 있다. "원시 데이터 (raw data)"는 물론 공개 대상이며, 전문가는 숨겨진 정보를 찾아낼 수도 있다. 데이터의 본래 파일 형식은 원시(native) 형식이라고 한다. 전자 정보 공개에서 소송 당사자는 종이에 인쇄된 것, 원시 형식, TIFF 이미지 등 여러 형식 중 하나로 정보를 조사할 수 있다. 제출된 서류는 베이츠 넘버링 (Bates numbering) 방식^[33]에 따라 번호가 매겨진다.

과거에는 변호사가 직접 정보를 검토하여 의미 있는 정보를 찾았다. 그러나 e디스커버리 대상 데이터는 매우 방대하여, 소송에 필요한 증거를 찾는 데 많은 비용이 들었고, 이는 미국 소송 비용 증가의 원인이 되었다. 최근에는 인공 지능을 이용해 대상 데이터에서 의미 있는 정보를 추출하는 컴퓨터 포렌식 기술이 활용되고 있다. 이 분야에서는 UBIC(현 FRONTEO) 등이 e디스커버리 대응 서비스를 제공하고 있다.^[34]

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