구매

2. 구매 관리

구매 관리자, 조달 관리자 또는 조직의 구매 사무실 직원은 조직의 조달 절차 및 운영 구매 활동을 안내한다.^[2]

대부분의 조직은 구매 프로그램의 기반으로 삼중 확인을 사용한다. 조직의 3개 부서가 구매 프로세스의 개별 부분을 완료하며, 이들은 모두 동일한 선임 관리자에게 보고하지 않아 비윤리적 행위를 방지하고 프로세스에 신뢰성을 부여한다.

역사적으로 구매 부서는 용품, 서비스, 장비 및 원자재에 대한 구매 주문을 발행했다. 기본적인 소모품의 반복적인 주문과 관련된 행정 비용을 줄이기 위해 "포괄적" 또는 "마스터" 계약이 체결되었으며, 규모의 경제를 활용하여 수량을 최대화하고 장기간에 걸쳐 넓은 범위를 포괄한다. 일반적인 자재에 대한 반복적인 계약과 관련된 관리 비용을 줄이는 또 다른 방법은 구매 카드(P-카드)를 이용하는 것이다. P-카드 프로그램은 다양하지만, 모든 프로그램에는 적절한 사용을 보장하기 위한 내부 확인 및 감사가 있다.

최근에는 일상적인 조달 기능(전술적 구매)에서 벗어나, 대규모 자본 장비의 계약 협상 및 조달에 초점을 맞추는 추세이다. 이로 인해 구매 부서는 인력 감축이 이루어지고, 전략적 소싱 및 소싱 관리자와 같은 새로운 용어와 직함이 등장했다.

2. 1. 구매 기능

• 적합한 품목 선택 및 구입: 용도에 맞는 제품을 신중하게 선택하여 구매한다.
• 적정 재고 관리: 일정한 재고 유지가 필요한 제품 및 자재에 대해 재고 투자를 최소화하면서도 부족 현상이 발생하지 않도록 관리한다.
• 납기 관리: 정해진 납기일을 준수할 수 있도록 구매를 진행한다.
• 우수 공급업체 선정: 우수한 메이커 또는 업체를 선정하여 구매하고, 구매시장조사, 납품업체 선정, 외주 관리를 수행한다.
• 적절한 수송 수단 선택: 적절한 수송 수단을 통해 구매를 진행한다.
• 최저 구매 비용: 최저 구매 비용으로 물품을 구매한다.
• 잔자재 활용: 사용 중 발생되는 잔여 자재를 유효하게 활용한다.

2. 2. 구매 조직

• 중앙(집중) 구매: 대량으로 통합·구입하는 것으로 가격이 싸고 일관된 방침이 확립되며, 자재의 표준화가 용이하며, 재고가 절감된다는 등의 이점이 있지만, 한편으로는 연락 수속에 시간이 걸리고, 능률이 떨어져 긴급을 요하는 경우에는 합당치 않는 등의 불리점이 있다.
• 지방(분산) 구매: 지사·공장 등이 지역적으로 원거리에 산재하는 경우, 또는 전혀 종류가 다른 제품을 생산하고 있는 경우 각각 요구에 적당한 것을 구매하는 것으로, 종합적인 특징을 살려 구매 품목별로 구분, 중앙·지방 조합 구매를 하는 예가 많다.

구매 관리자/이사, 조달 관리자/이사 또는 조직의 구매 사무실에 기반을 둔 직원은 조직의 조달 절차 및 표준과 운영 구매 활동을 안내한다.

2. 3. 구매 방법

• '''계약 방식'''
• '''일반경쟁계약''': 자유 경쟁을 통해 구매처를 선정하며, 저렴한 가격으로 계약이 가능하고 공정하다는 장점이 있다. 하지만, 호황 시에는 필요량을 확보하기 어렵고, 품질 저하나 부정 업체 개입의 우려가 있으며, 입찰 관련 사무량이 증가하는 단점이 있어 일반적으로 사용되지 않는다.
• '''지명경쟁계약''': 입찰 자격자를 선정하여 경쟁 입찰하는 방식으로, 적정 구매가 가능하다. 그러나 가격 담합의 위험성이 있으며, 대량 주문 시 호황에는 필요량을 확보하기 어려울 수 있다. 주로 KS 제품, 유사품, 일반 시판품에 적용된다.
• '''공정협의방법''': 입찰 조건에 공정 협의를 명시하여 입찰하는 방식이다. 가격, 수량, 납기 등 계약 조건 변경에 대해 입찰자와 협의하여 계약자를 정한다.
• '''수의계약''': 구매 담당자가 임의로 구매하는 방식이다. 시장성이 없는 주문품, 호황 시에도 필요량을 확보해야 하는 경우, 계획 발주로 제조사 조업 안정 및 가격 절감이 가능한 경우, 고품질 확보가 필요한 경우, 특허·전용품 등으로 제조사가 특정된 경우 등에 적용된다.
• '''견적 대조 구매''': 2개 이상의 업체로부터 견적을 받아 비교, 검토 후 유리한 조건을 채택하는 방식이다. 구입 금액이 높거나, 시방이 복잡하거나, 특수 기술이 필요한 경우에 적용되며, 품질, 가격, 납기, 서비스 등을 고려한다.
• '''단일 지명 구매''': 납입자를 1개 회사로 한정하여 구매하는 방식이다. 수의계약의 일종으로, 긴급 수요, 특허품·독점품 구매, 협정 가격 구입, 계열 구매, 상호 구매, 기밀 유지, 발주자 지정 등의 경우에 적용된다. 거래 관계가 밀접해지고 유리한 구매가 가능하지만, 경쟁성이 없고 가격, 납품 등에서 불리할 수 있으며, 공급 중단 위험성도 있다.

• '''기타 구매 방법'''
• '''계열 구매''': 특정 기업 또는 계열사 간에 이루어지는 구매 방식이다.
• '''상호 구매''': 기업 간 서로의 제품이나 서비스를 구매하는 방식이다.
• '''연대 구매''': 여러 기업이 연대하여 공동으로 구매하는 방식이다.
• '''공동 구매''': 다수의 구매자가 함께 구매하여 가격 협상력을 높이는 방식이다.
• '''위탁 구매''': 구매를 전문 업체에 위탁하는 방식이다.
• '''간이 구매''': 소액 또는 긴급한 구매에 적용되는 간소화된 구매 방식이다.

2. 4. 구매 계획

최대/최소 재고량, 평균 사용량, 조달 기간이 주어지면 적정 주문량 및 발주 시기가 결정된다.

단위당 주문 비용과 단위당 저장 비용이 같아지는 지점에서 경제적 주문량(EOQ)이 결정되며, 다음 관계식으로 구할 수 있다.

• C^영어: 단위당 주문 비용
• H^영어: 단위당 저장 비용
• Q^영어: 경제적 주문량
• c^영어: 1단위당 원가
• i^영어: 재고 비용 (이자, 보험료 등의 율)
• D^영어: 연 구매량 (또는 사용량)

2. 5. 구매 관리 기법

• 현재 구매품을 재검토하여 가격 인하를 유도한다.
• 신제품 설계 시 원가 절감에 필요한 자료를 제공하고 협력한다.
• 업체를 포함한 적극적인 협동 체제를 확립하여 업자의 전문 지식, 정보, 아이디어를 활용한다.

3. 조달

조달은 단순한 물품 구매를 넘어, 물품이나 서비스 획득과 관련된 모든 과정을 포괄하는 개념이다. 조직의 조달 절차와 표준에 따라 운영되며, 구매 관리자, 이사 또는 구매 사무실 직원이 이를 안내한다.

대부분의 조직은 구매 프로그램의 기반으로 삼중 확인을 사용하며, 비윤리적 행위를 방지하고 프로세스에 신뢰성을 부여하기 위해 조직 내 3개 부서가 구매 프로세스의 각 부분을 완료한다.^[2] 이러한 부서는 구매, 수령 및 지급 계정 등으로 구성될 수 있다.

역사적으로 구매 부서는 구매 주문을 발행하여 용품, 서비스, 장비, 원자재를 조달했다. 이후 행정 비용 절감을 위해 "포괄적" 또는 "마스터" 계약, 구매 카드 (P-카드) 사용이 일반화되었다.

최근에는 일상적인 조달 기능에서 벗어나 전략적 소싱 및 소싱 관리자가 등장하여 공급망과 공급 기능 전체, 입찰 프로세스, 공급업체와의 협상에 집중하고 있다. 이들은 더 낮은 재고, 인력 감축, 빠른 제품 전달 등을 통해 조직 가치를 높이는 데 기여한다. 이러한 역할 변화에 따라 구매 관리자는 물류, 자재 관리, 유통, 창고 보관 등 조직 운영 전반을 관리하는 공급망 관리자로 발전하기도 한다.

회계에서 구매는 회사가 해당 연도에 구매한 상품의 양을 의미하며, 구매 할인 및 구매 반품 및 공제로 상쇄된다. 구매한 상품은 재고에 추가되며, 운송 조건 (FOB) 정책에 따라 재고 추가 시점이 결정된다. 연구 개발과 같이 직접 판매 외 목적으로 구매한 상품은 연구 개발 비용에 할당되며, 장비는 자산으로 자본화된다. 상품이나 재료를 조달하는 행위와 그 가격을 가리키기도 하며, 회계에서는 주요 계정 과목 중 하나이다. 일반적으로 상품 매입은 매출원가에, 원재료 매입은 제조원가에 계상되며, 운송비 등의 비용은 구입비와 함께 매입에 포함된다.

3. 1. 획득 프로세스

^[8]

개정된 미국 국방부의 주요 시스템 획득 과정은 위 그림과 같다. 이 과정은 기술이 정의되고 실행 가능한 개념으로 성숙되는 일련의 단계로 정의되며, 이후 생산을 위해 개발되고 준비된 후 생산된 시스템은 현장에서 지원된다.^[3]

특정 시스템은 개발 단계 중 어느 단계에서든 이 프로세스에 진입할 수 있다. 예를 들어, 입증되지 않은 기술을 사용하는 시스템은 프로세스의 초기 단계에서 시작하여 기술 성숙의 긴 기간을 거치게 되는 반면, 성숙되고 입증된 기술을 기반으로 하는 시스템은 엔지니어링 개발 또는 심지어 생산 단계로 직접 진입할 수 있다. 이 프로세스 자체는 다음과 같은 네 단계의 개발 단계를 포함한다:^[1]

• 개념 및 기술 개발: 운영 요구 사항, 기술 준비 상태, 위험 및 경제성에 대한 평가를 기반으로 대체 개념을 탐색하기 위한 단계이다. 이 단계는 개념 탐색으로 시작되며, 대체 개념을 정의하고 경쟁 개념을 객관적으로 비교할 수 있는 능력과 위험에 대한 정보를 제공하기 위해 개념 연구가 수행된다.
• 시스템 개발 및 시연 단계: 이 단계는 기술적 기회와 긴급한 사용자 요구의 결과로 직접 진입할 수 있으며, 개념 및 기술 개발을 거쳐 진행될 수도 있다.
• 유지 및 폐기 단계: 마지막이자 가장 긴 단계이다. 이 단계에서는 시스템을 가장 비용 효율적인 방식으로 현장에서 유지하고 지원하기 위해 필요한 모든 활동이 수행된다.

3. 2. 입찰자 선정

조직은 지정된 물품, 서비스 또는 장비에 대한 잠재적 공급업체를 식별한다. 이러한 공급업체의 자격 증명과 이력은 해당 업체가 제공하는 제품 또는 서비스와 함께 분석된다. 입찰자 선정 과정은 조직마다 다르지만, 신용 보고서 확인, 경영진 면접, 제품 테스트, 시설 견학 등을 포함할 수 있다.

입찰자 선정 시 소수 집단 구매 목표를 고려해야 할 수 있다. 조직은 여성 소유 또는 소수 사업체를 활용하는 데 목표를 설정한다. 소수 공급업체를 활용하면 해당 회사가 소수 공급업체 프로그램을 늘리려는 회사 또는 정부 기관과의 계약에 대한 잠재적 입찰자로 자격을 얻을 수 있다.

이 선정 절차는 조직의 목표와 기준에 따라 국제 공급업체를 포함하거나 제외할 수 있다. 태평양 연안 공급업체 기반을 늘리려는 회사는 미주, 유럽 및 호주의 공급업체를 제외할 수 있으며, 다른 조직은 주문에 대한 더 빠른 응답과 설계 및 생산에 대한 더 쉬운 협업을 보장하기 위해 국내에서 구매하려고 할 수 있다.

3. 3. 입찰 과정

입찰 과정은 조직이 상품, 서비스 또는 장비를 조달하는 데 사용하는 절차이다. 이 절차는 매우 엄격한 방식에서부터 비공식적인 방식까지 다양하다.

방식	설명	장점	단점	적용 대상
일반경쟁계약	자유 경쟁을 통해 구매처를 선정	저렴한 가격, 공정한 계약 실시	호황 시 필요량 확보 곤란, 품질 저하 및 부정 업체 개입 우려, 입찰 관련 사무량 증가	(일반적으로 사용하지 않음)
지명경쟁입찰	입찰 자격자를 선정하여 경쟁 입찰	적정 구매 가능, 부정 업체 개입 방지	가격 담합 위험, 대량 주문 시 셀러스 마케팅 상황에서 필요량 확보 어려움	KS 제품, 유사품, 일반 시판품
공정협의방법	입찰 조건에 공정 협의 가능성을 명시하여 입찰	개찰 후 입찰자와 입회 직원이 가격, 수량, 납기 등 계약 조건 협의 가능	(별도 명시 없음)	(별도 명시 없음)
견적방법	2개 이상의 업체로부터 견적을 받아 비교, 검토 후 가장 유리한 조건 제시 업체 선정	품질, 가격, 납기, 서비스 등 고려 가능	(별도 명시 없음)	구입 금액이 높거나, 시방이 복잡하거나, 특수 기술이 필요한 경우
수의계약	납품 업체를 1개사로 한정하여 구매	거래 관계 밀접, 유리한 구매 가능	경쟁성 없어 불리한 조건 가능성, 공급 중단 위험	긴급 상황, 특허품/독점품 구매, 협정 가격 구매, 계열/상호 구매, 기밀 유지, 건설 공사 등

이 외에도 계열구매, 상호구매, 연대구매, 공동구매, 위탁구매, 간이구매 등 다양한 방법이 있으며, 실제로는 여러 방법을 혼용하는 경우가 많다.

대기업이나 정부 기관은 매우 엄격하고 공식적인 절차를 따르는 경향이 있다. 이러한 절차는 특수 입찰 양식을 사용하고, 공정성을 위해 여러 부서의 직원이 입찰을 개봉한다. 소규모 사기업은 덜 공식적인 절차를 따를 수 있으며, 이메일 형식의 입찰을 사용하기도 한다.

대부분의 입찰 과정은 다단계로 진행된다. 특정 금액 미만의 구매는 사용자 재량으로 처리될 수 있으며, 중간 범위의 인수는 좀 더 공식적인 절차를 거친다. 공식 입찰 프로세스는 조직에 따라 일정 금액 이상부터 시작되며, 특정 양식을 작성하여 제출해야 한다. 입찰 평가는 가중 평가 기준, 부서 간 위원회 평가, 구매 부서 또는 최종 사용자의 재량 등 다양한 방식으로 이루어질 수 있다. 소규모 사기업에서는 실제 입찰과 관련 없는 기준이나 요인에 따라 평가가 이루어지기도 한다.

3. 4. 기술 평가

제시된 상품 또는 서비스의 기술적 적합성에 대한 평가로, 필요한 경우 상업적 평가 이전에 일반적으로 수행된다. 조달 과정의 이 단계에서 회사의 기술 담당자(일반적으로 엔지니어)가 제안서를 검토하고 각 입찰자를 기술적으로 허용 가능한지 또는 기술적으로 허용 불가능한지로 지정한다.

기술 평가는 일반적으로 미리 결정된 기술 평가 기준에 따라 수행된다. 일반 기준(충족 시 점수를 부여)과 필수 기준(미충족 시 입찰이 기술적으로 실격 처리됨)의 두 가지 유형의 기준이 있다.

3. 5. 상업적 평가

구매 가격은 구매 조건 중 가장 중요한 요소이며, 좋은 물건을 저렴하게 구매하는 것이 구매 부서의 주요 임무이다. 이를 위해 자재의 품질 및 수량에 따른 가격 정보를 수집, 기록, 정리하여 즉시 활용할 수 있는 조직이 필요하다.

구매 가격은 일반적으로 구매품의 제조 원가를 계산하고 여기에 적절한 이윤을 더하여 결정한다. 이 방법에는 두 가지가 있다.

• ① 구매처에서 원가 계산서를 제출받아 검토하고 협의하는 방법
• ② 구매처가 원가 구성 요소를 다각도로 분석, 검토하여 제조 원가를 산출하고, 구매처가 가격을 제시하는 방법

품질, 가격, 납기 등의 조건이 우수한 구매처를 선정하는 것은 매우 중요하며, 이러한 조건을 충족하는 구매처는 장기적으로 계획을 세워 선정하고 육성해야 한다.

자금 조달 비용은 해당 통화의 이자율에 상품 수령 전에 지불된 금액을 곱하여 계산한다. 만약 구매자의 계좌에 돈이 남아 있었다면 이자가 발생했을 것이며, 이 이자는 진행 또는 주요 단계 지불과 관련된 추가 비용으로 간주된다.

제조 위치는 주로 화물 비용과 지역 문제를 고려하여 평가한다. 예를 들어, 유럽에서는 8월 한 달 동안 공장이 여름 휴가로 문을 닫는 것이 일반적이다. 노동 협약도 고려될 수 있으며, 특정 지역에서 노동 분쟁이 자주 발생할 것으로 예상되는 경우 평가에 반영될 수 있다.

제조 리드 타임은 주문 시점 (또는 구매자가 판매자에게 최종 도면을 제출한 시점)부터 상품이 제조되어 배송 준비가 완료될 때까지의 기간이다. 리드 타임은 품목에 따라 다르며 며칠에서 몇 년까지 소요될 수 있다.

운송 시간은 상품 배송을 구매자가 요구하는 사용 날짜와 비교하여 평가한다. 상품이 외딴 항구에서 운송 빈도가 낮은 선박으로 배송되는 경우, 운송 시간이 예상보다 길어질 수 있으므로 조정을 해야 한다.
기타 상업적 평가 요소

• 배송 요금: 상품을 지정된 지점까지 배송하는 요금.
• 입찰 유효성
• 포장
• 입찰 조정
• 이용 약관
• 판매자의 서비스
• 표준화 기구
• 재무 검토
• 지불 통화
• 위험 분석 (시장 변동성, 입찰자 내 재정적 스트레스)
• 테스트

3. 6. 협상

협상은 구매 분야의 핵심 기술이다. 구매 담당자는 구매자에게 가장 유리한 조건으로 상품을 획득해야 한다. 구매 담당자는 일반적으로 정시 납품, 상업적 조건 및 약관 준수(예: 보증, 위험 이전, 양도, 감사 권한, 기밀 유지, 구제책 등)와 같은 구매자의 다른 요구 사항을 충족하면서 비용을 절감하려고 시도한다.^[2]

문서화된 "비용 절감" 수준이 높은 훌륭한 협상가는 보상과 관련하여 업계에서 높은 평가를 받는다. 구매자와 고용주 간의 고용 계약에 따라 구매자의 비용 절감은 비즈니스에 가치를 창출할 수 있으며, 고정 요율 보너스 또는 문서화된 비용 절감에 대한 구매 담당자에게 일정 비율의 지급으로 이어질 수 있다.

구매 부서는 핵심 비즈니스의 지원 기능으로 간주될 수 있지만, 실제로는 수익 창출 부서이다. 예를 들어, 회사가 3000만달러 상당의 위젯을 구매해야 하고 구매 부서가 2500만달러에 위젯을 확보한 경우, 구매 부서는 회사에 500만달러를 절약한 것이다. 이러한 절감액은 부서의 연간 예산을 초과할 수 있으며, 이는 실제로 부서의 간접비(직원의 급여, 컴퓨터, 사무실 공간 등)를 지불하게 된다.

3. 7. 구매 후 관리 및 주문 마감

구매 후 관리는 계약 조건이나 판매자의 공급 범위를 변경하는 사소한 변경, 추가, 삭제 등으로 구성된다. 이러한 변경 사항은 사소할 수 있지만, 감사 목적으로 기존 계약에 문서화해야 한다. 예를 들어 품목의 수량을 늘리거나 특정 구성 요소의 금속 재료를 변경하는 경우가 이에 해당한다.^[2]

주문 마감 절차도 이 단계에 포함된다.