회의록

3. 작성 목적

회의록은 조직이나 단체의 회의에 대한 공식적인 서면 기록이다. 회의록은 회의의 전사본이 아니며, 개정된 ''로버트 회의 규칙''(RONR)에 따르면 회원들이 "말한" 내용이 아니라 회의에서 "수행된" 내용의 기록을 주로 담아야 한다.^[4][2][3] 조직은 회의록 내용에 대한 자체 규칙을 가질 수 있다.

대부분의 조직이나 단체에서 회의록은 간결하게 작성되어 결정 사항의 요약만 포함하는 것이 중요하다.^[4] 원문 그대로의 보고서(전사본)는 일반적으로 유용하지 않으며, 조직의 규칙에서 요구하지 않는 한 회의에서의 토론 요약은 필요하지도 적절하지도 않다.^[4]

회의록 작성 목적은 다음과 같다.

• 회의 참석자에게 비망록 제공
• 회의 불참자와 정보 공유
• 회의에서 결정된 사항을 명확히 하고 증명
• 적절한 절차를 거쳐 의결했음을 증명

4. 내용 및 형식

회의록은 일반적으로 회의를 주최하는 단체(예: 이사회)의 이름, 장소, 날짜, 참석자 명단, 그리고 의장이 회의를 소집한 시간을 포함한다.^[15] 주요 기능은 의사 결정을 기록하는 것이므로, 모든 공식적인 결정 사항이 포함되어야 한다. 공식적인 의안이 제안되고 재청되면 (통과 여부에 관계없이) 기록되며,^[16] 투표 집계표도 포함될 수 있다.^[17]

일반적인 의안과 관련된 회의록 부분에서는 특정 의안이 "Ann에 의해 제안되고 통과되었다"라고 간단히 언급할 수 있다. 의안을 재청한 사람의 이름을 포함하는 것은 엄격하게 필요하지 않다.^[16] 집계가 포함된 경우, 의안에 찬성 및 반대 투표를 한 사람의 수를 기록하는 것으로 충분하지만,^[17] 참석자의 요청에 따라 자신의 투표를 이름으로 기록하도록 허용할 수 있다. 호명 투표로 결정이 내려지면, 모든 개별 투표가 이름으로 기록된다.^[17] 공식적인 투표 없이 전원 동의로 결정이 내려지면, 이 사실을 기록할 수 있다.

회의록은 회의가 정회된 시간으로 끝날 수 있다.^[18][19] 회의록은 때때로 회의록을 담당하는 사람(종종 서기)이 검토를 위해 다음 회의에서 제출한다.

일반적으로 회의의 의사 일정 또는 안건의 첫 번째 항목 중 하나는 이전 회의 회의록을 읽고 승인하는 것이다. 그룹 구성원이 서면 회의록이 이전 회의에서 일어난 일을 반영한다는 데 동의하면 (일반적으로 만장일치로), 회의록이 승인되고, 승인 사실이 현재 회의 회의록에 기록된다.^[21]

회의록은 많은 경우 다음 내용을 포함한다.

• 회의 개최 일시
• 회의 개최 장소
• 회의 참석자
• 의사 내용

• 녹음 또는 속기한 말을 거의 그대로 문자로 옮긴 것. 연극의 대본처럼, 회의 참석자의 발언이 시계열에 따라 나열된다. 예로는 일본 국회 회의록^[24], 일본 내각의 각의 회의록^[25]이 있다.
• 회의 중 녹음, 메모, 기억한 내용을 바탕으로 의사를 정리한 후, 문어체를 사용하여 정리한 것. 기술 순서는 반드시 발언 시계열과 일치하지 않는다. 개조식이나 약기로 간결하게 정리하는 경우가 있다. 예로는 일본은행 정책위원회의 금융정책 결정 회의의 "주요 의견"과 "의사 요지"^[26]가 있다.

5. 작성 방법 및 절차

회의록은 회의 중 타자수나 속기사에 의해 작성될 수 있으며, 이들은 속기 표기를 사용한 다음 회의록을 준비하여 참석자들에게 배포할 수 있다. 또는 회의를 음성 녹음, 영상 녹화하거나, 그룹이 지정하거나 비공식적으로 할당된 비서가 필기를 하고 나중에 회의록을 작성할 수도 있다. 많은 정부 기관에서는 모든 회의록을 실시간 컴퓨팅으로 기록하고 준비하기 위해 회의록 기록 소프트웨어를 사용한다.^[11][12][13]

일반적으로 회의록은 회의를 주최하는 단체(예: 이사회)의 이름, 장소, 날짜, 참석자 명단, 그리고 의장이 회의를 소집한 시간 등을 포함한다.^[15]

회의록의 주요 기능은 의사 결정을 기록하는 것이므로, 모든 공식적인 결정 사항이 포함되어야 한다. 공식적인 의안이 제안되고 재청되면 (통과 여부에 관계없이) 기록된다.^[16] 투표 집계표도 포함될 수 있다.^[17] 일반적인 의안과 관련된 회의록 부분에서는 특정 의안이 "Ann에 의해 제안되고 통과되었다"라고 간단히 언급할 수 있다. 의안을 재청한 사람의 이름을 포함하는 것은 엄격하게 필요하지 않다.^[16] 집계가 포함된 경우, 의안에 찬성 및 반대 투표를 한 사람의 수를 기록하는 것으로 충분하지만,^[17] 참석자의 요청에 따라 자신의 투표를 이름으로 기록하도록 허용할 수 있다. 호명 투표로 결정이 내려지면, 모든 개별 투표가 이름으로 기록된다.^[17] 공식적인 투표 없이 전원 동의로 결정이 내려지면, 이 사실을 기록한다.

회의는 정회된 시간으로 끝날 수 있다.^[18][19]

일반적으로 회의 의사 일정 또는 안건의 첫 번째 항목 중 하나는 이전 회의 회의록을 읽고 승인하는 것이다. 그룹 구성원이 서면 회의록이 이전 회의에서 일어난 일을 반영한다는 데 동의하면 (일반적으로 만장일치로), 회의록이 승인되고, 승인 사실이 현재 회의 회의록에 기록된다.^[21] 중요한 오류나 누락이 있는 경우, 회의록을 다시 작성하여 나중에 다시 제출할 수 있다. 사소한 변경 사항은 일반적인 수정 절차를 사용하여 즉시 이루어질 수 있으며, 수정된 회의록은 "수정된 대로" 승인될 수 있다.^[21] 회의 초안을 읽는 데 시간이 지연되지 않도록 회의 전에 회의록 초안을 모든 구성원에게 미리 보내는 것이 일반적이다.^[19]

의사 내용의 기록 형식은 크게 다음 2가지로 나뉜다.

어떤 기록 형식을 채택하든, 회의록 작성자가 회의 참석자의 발언을 정확하게 문서화하지 못할 우려가 있다. 따라서 회의록 초안을 제시하여 발언자 등 관계자에게 확인, 정정하게 한 후, 관계자의 최종 승인을 얻어 완성된 회의록으로 하는 경우가 있다.^[27]

6. 법적 효력 및 보관

기업의 이사회와 같은 특정 단체의 회의록은 보관해야 하며 중요한 법적 문서이다.^[5][6][7] 이사회 회의록은 동일한 조직 내에서 일반 회원 회의록과 별도로 보관된다.^[8] 또한, 비공개 회의의 회의록도 별도로 보관될 수 있다.^[9] 위원회는 공식적인 회의록을 보관할 필요는 없지만, 덜 공식적인 메모는 기록할 수 있다.^[10] 위원회의 공식 기록은 상위 기관에 제출되는 보고서이다.

7. 기타

회의록은 때때로 회의록을 담당하는 사람(종종 서기)이 검토를 위해 다음 회의에 제출한다. 전통적인 마감 문구는 "존경을 표하며 제출합니다"(Respectfully submitted, 더 이상 흔하지는 않음)이며, 그 뒤에 담당자의 서명, 타이핑(또는 인쇄)된 이름 및 직함이 이어진다.^[19][20] 이 마감 문구는 "각각 제출됨"에서 유래되었으며, 회의록에 기록된 다양한 사건의 순서가 실제 회의 중에 발생한 순서와 일치한다는 주장을 표현한다.

참조

_[1] 웹사이트 Minutes https://www.etymonli[...] 2019-06-15
_[2] Harvard citation
_[3] Harvard citation
_[4] 웹사이트 Frequently Asked Questions about RONR (Question 15) http://www.robertsru[...] The Robert's Rules Association 2015-12-15
_[5] 웹사이트 The Importance of Corporate Minutes http://www.inc.com/a[...] Inc. 2000-06-13
_[6] 웹사이트 Internal Revenue Manual - 4.35.2 Audit Techniques for Business Returns https://www.irs.gov/[...] Internal Revenue Service 2006-05-05
_[7] 웹사이트 How to File Corporate Minutes http://info.legalzoo[...] LegalZoom 2015-12-16
_[8] Harvard citation
_[9] Harvard citation
_[10] Harvard citation
_[11] 웹사이트 How to Write and Keep Meeting Minutes http://nancysylveste[...] Nancy Sylvester, MA, PRP, CPP-T 2015-12-16
_[12] 웹사이트 Minutes Article http://www.jimslaugh[...] Jim Slaughter 2015-12-16
_[13] 웹사이트 Meeting Minutes According to Robert's Rules http://www.dummies.c[...] John Wiley & Sons 2015-12-16
_[14] Harvard citation
_[15] Harvard citation
_[16] Harvard citation
_[17] Harvard citation
_[18] Harvnb
_[19] Harvard citation
_[20] Harvard citation
_[21] 웹사이트 Frequently Asked Questions about RONR (Question 16) http://www.robertsru[...] The Robert's Rules Association 2015-12-15
_[22] 웹사이트 速記録とは https://kotobank.jp/[...]
_[23] 문서 日本の場合、株主総会について、会社法318条、取締役会について、会社法369条、地方公共団体の議会について、地方自治法123条など。
_[24] 웹사이트 국회회의록검색시스템 https://kokkai.ndl.g[...]
_[25] 웹사이트 閣議 https://www.kantei.g[...]
_[26] 웹사이트 金融政策決定会合の運営 https://www.boj.or.j[...]
_[27] 문서 例は日本銀行の金融政策決定会合の「議事要旨」であり、表紙に「本議事要旨は、日本銀行法第20条第1項に定める「議事の概要を記載した書類」として、○年○月○日開催の政策委員会・金融政策決定会合で承認されたものである。」と明記されている。
_[28] 글로벌 의사록
_[29] 웹인용 Minutes https://www.etymonli[...] 2019-06-15