송장

3. 형식

송장은 거래 맥락을 설정하는 머리글, 상품이나 서비스 품목별 목록을 제공하는 본문, 기타 정보로 마무리되는 바닥글로 구성된다.^[3][4] 이러한 형식은 청구, 회계, 감사 및 분쟁 해결을 위한 법적 증거 등 다양한 기능을 수행한다.

송장 종류는 다음과 같다.

• 상업 송장 (Commercial Invoice): 수출 화물 품명, 가격, 수량, 매수자 등이 기재된 명세서 겸 청구서이다. 고액 증여품이나 무상 제공 상품 견본 등 금전 결제를 수반하지 않는 화물 수출입에도 세관에 따라 제출이 요구될 수 있다.
• 견적 송장 (Proforma Invoice): 매매 계약 전 또는 매매 계약 견적서이다. 상공회의소 증명을 받을 수 없다.
• 선하 증권 (Shipping Invoice): 출하 안내를 겸한 적하 대금 청구서이다.
• 세관 송장 (Customs Invoice): 수출 통관 시 사용되는 세관용 송장이다.
• 영사 송장 (Consular Invoice): 수출국에서 발행되며, 수입국 세관 관세 부과 자료나 수입품 통계 자료로 활용된다.

3. 1. 머리글

이러한 정보는 거래의 맥락을 설정하는 데 필요하다.^[3][4]

3. 2. 본문

이러한 정보는 청구, 회계, 감사 및 분쟁 해결을 위한 법적 증거로 활용된다.^[3][4]

3. 3. 바닥글

• 결제 정보 (예: 결제 방법 표시, 연체료 정보 등)
• 신용 조건
• 판매자의 세금 또는 회사 등록 정보 (예: 호주 기업의 ABN, EU 기업의 VAT 번호)
• 기타 상세 정보 (차량 번호, LR 번호, LR 날짜, 운송 방식, 순중량, 총 중량, 용기 무게, 출발 시간, 운임 유형, 운전자 이름, 운전자 연락처 번호 등)

4. 종류

송장은 다양한 목적과 상황에 따라 여러 종류가 사용된다. 주요 송장 종류는 다음과 같다.

• '''견적송장''': 무역에서 특정 가격으로 상품을 제공하겠다는 판매자의 약속을 담은 문서이다. 주로 관세 신고에 사용된다.
• '''반품 전표''': 구매자가 상품을 반품할 때 판매자가 발행하며, 환불 또는 다른 송장에 적용할 수 있다.
• '''상업송장''': 관세 신고 양식으로, 운송되는 상품, 관련 당사자, 상품 가치 등을 명시한다.
• '''차변 메모''': 송장 미지급 또는 부족하게 지불된 경우 미결제 잔액과 연체료를 청구하기 위해 발행된다. 기능상 송장과 동일하다.
• '''자체 청구 송장''': 벤더 관리 재고와 같이 구매자가 스스로 송장을 발행하는 경우 사용된다.
• '''평가 영수증 결제 (ERS)''': 포장 명세서를 기반으로 대금을 지불하는 방식이다.
• '''근무 시간 기록''': 변호사, 컨설턴트 등 시간제 서비스에 대한 송장으로, 근무 시간 기록 데이터를 활용한다.
• '''명세서''': 특정 기간 동안 고객 계정의 거래 내역(기초 잔액, 송장, 결제, 반품 전표, 차변 메모, 최종 잔액)을 보여주는 문서이다.
• '''진도 청구''': 건설 산업 등 장기 계약에서 부분 지급을 위해 사용된다.
• '''집단 송장 발행''': 일본에서 주로 사용되며, 월별로 송장을 발행하는 방식이다.
• '''지속 송장/반복 송장''': 장비 임대 산업에서 사용되며, 임대 계약 기간 동안 주기적으로 발행된다.
• '''전자 송장''': 전자적인 방식으로 발행되는 송장을 말하며, EDI뿐만 아니라 XML, PDF 등 다양한 형식을 포함한다.
• '''세관 송장''': 수출 통관 시 사용되는 세관용 송장이다.
• '''영사 송장''': 수출국에서 발행되는 서류로 수입국에서 통관 시 요구될 수 있다.

4. 1. 견적 송장 (Pro forma invoice)

4. 2. 상업 송장 (Commercial invoice)

4. 3. 세관 송장 (Customs Invoice)

4. 4. 영사 송장 (Consular Invoice)

4. 5. 기타 송장

• 반품 전표 (Credit memo^영어): 구매자가 상품을 반품할 때 판매자가 발행하는 문서이다. 송장 금액과 같거나 더 적은 금액으로 발행되며, 구매자에게 환불하거나 다른 송장에 적용할 수 있도록 한다.^[8]

• 차변 메모 (Debit memo^영어): 회사가 송장 금액을 지불하지 않거나 부족하게 지불한 경우, 미결제 잔액 및 연체료를 청구하기 위해 발행한다. 기능적으로 차변 메모는 송장과 동일하다.

• 자체 청구 송장 (Self-billing invoice^영어): 구매자가 스스로 송장을 발행하는 경우이다. 예를 들어 벤더 관리 재고에서 사용하는 상품의 소비 수준에 따라 발행한다.^[9] 구매자는 송장을 외상매입금으로, 판매자는 외상매출금으로 처리한다. 판매에 세금(부가가치세, GST 등)이 있다면 구매자와 판매자는 세법에 따라 세무 계정을 조정해야 한다.^[10] EU VAT 지침 제224조에 따르면, 자체 청구는 "양 당사자 간의 사전 합의 및 공급업체의 각 송장 수락 절차가 있는 경우"에만 가능하다.^[11] 자체 청구 계약은 보통 공급업체가 자체 판매 송장을 발행하지 않도록 규정한다.^[12]

• 평가 영수증 결제 (Evaluated receipt settlement, ERS^영어): 송장 없이 포장 명세서를 기반으로 상품 및 서비스 대금을 지불하는 방식이다. 지급인은 포장 명세서의 데이터를 사용하여 결제를 진행한다. ERS 거래에서 공급업체는 사전 배송 통지(ASN)에 따라 상품을 배송하고, 구매자는 수령 시 구매 주문 또는 계약의 존재 여부와 상품의 종류 및 수량을 확인한 후 공급업체에 지불한다.^[13]

• 근무 시간 기록 (Timesheet^영어): 변호사, 컨설턴트 등 시간제 서비스 제공자가 발행하는 송장으로, 근무 시간 기록에서 데이터를 가져온다. 조작 장비 임대 회사에서도 생성될 수 있으며, 근무 시간 기록 기반 요금과 장비 임대 요금을 결합한 형태이다.

• 명세서 (Statement^영어): 특정 기간 동안 고객 계정의 기초 잔액, 송장, 결제, 반품 전표, 차변 메모, 최종 잔액 등을 포함하는 정기적인 고객 명세서이다. 월별 명세서는 누적된 월별 요금에 대해 한 번의 결제를 요청하는 요약 송장으로 사용될 수 있다.

• 진도 청구: 특히 건설 산업과 같이 장기간에 걸친 계약에서 부분 지급을 받기 위해 사용된다. (참고: 가치 일정)

• 집단 송장 발행: 일본에서 월별 송장 발행이라고도 한다. 일본 기업들은 게이레츠와 같은 아웃소싱 시스템이나 칸반과 같이 재고 관리 요구가 적은 시스템으로 인해 소액 주문이 많은 경향이 있다. 관리 작업을 줄이기 위해 송장 발행은 보통 매월 처리된다.

• 지속 송장/반복 송장 (Recurring invoice^영어): 도구 임대를 포함한 장비 임대 산업에서 표준으로 사용된다. 임대 계약 기간 동안 주기적으로 생성되는 송장이다. 예를 들어 1월 1일부터 4월 15일까지 굴착기를 임대하는 경우, 달력 월별 연체 청구 주기에 따라 1월 말, 2월 말, 3월 말에 각각 한 번씩 송장이 발행되고, 자산 반환 시점에 최종 반납 송장이 생성된다. 선불로 청구하거나 월 특정일에 청구하는 경우에도 동일한 원칙이 적용된다.

5. 전자 송장

일부 송장은 더 이상 종이 기반이 아니라 인터넷을 통해 전자적으로 전송된다. 전자 송금 또는 송장을 종이 기록을 유지하기 위해 인쇄하는 것이 여전히 일반적이다. 전자 송장 발행에 대한 표준은 국가마다 크게 다르다. 전자 자료 교환(EDI) 표준(예: 국제 연합의 EDIFACT 표준)에는 전자 송장에 대한 메시지 인코딩 지침이 포함되어 있다. EDIFACT는 UN/CEFACT ebXML 구문 교차 산업 송장에서 후속 조치가 이루어진다.^[16]

인도에서 상품 및 서비스세(GST)가 시행된 후, 2023년 8월 1일부터 매출액이 5000만인도 루피를 초과하는 사업체에 e-송장 발행 개념이 도입되었다. 이제 통지된 납세자 범주에 대해 기업간 거래(B2B) 송장을 보고해야 한다. 2022년 현재, 기업과 소비자간 거래(B2C) 송장은 e-송장 발행에서 면제된다.^[16]

6. 결제

상품 및 서비스를 구매하는 조직은 일반적으로 직원이 상품 또는 서비스 수령을 확인한 것을 기반으로 송장 지급을 승인하는 절차를 갖추고 있다.^{[17][18][19][20]}

일반적으로 송장을 지불할 때, 공급업체에 해당 송장이 지불되었음을 알리기 위해 지급 통지서가 발송된다.

송장 미지급 및 지연 지급은 기업 파산의 25%를 차지하는 것으로 추산된다. 이를 완화하기 위해 유럽 위원회는 기업이 60일 이내에 송장을 결제하도록 제한하는 지연 지급 지침을 도입했다.^[21]

7. 대한민국 법률

대한민국 상법에는 운송인의 청구에 따라 송하인이 운송장을 작성하여 교부해야 한다는 내용이 규정되어 있다.

7. 1. 운송장

• 운송물의 종류, 수량 또는 용적과 포장의 종별, 개수와 기호
• 수하인(화물을 받는 사람)과 송하인의 성명·상호, 도착지, 영업소나 주소
• 운임과 그 선급 또는 착급의 구별
• 운송장의 작성지와 작성날짜

참조

_[1] 웹사이트 INVOICE Definition & Legal Meaning https://thelawdictio[...] 2011-11-04
_[2] 서적 Science and Technology in World History: An Introduction https://books.google[...] The Johns Hopkins University Press 2006
_[3] 서적 Invoice illustration adapted from Meigs and Meigs Financial Accounting 4th Ed. (McGraw-Hill, 1970), p.190
_[4] 서적 Accounting: A Practical Approach Pearson Education
_[5] 웹사이트 VAT Invoice Essentials https://figureweavea[...] Figure Weave Accountancy 2017-08-15
_[6] Webarchive Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45 http://laws-lois.jus[...] 2012-07-21
_[7] 웹사이트 Recommendation No. 06: Aligned Invoice Layout Key for International Trade (UN/CEFACT; 2000; 7 pages) ID: ECE/TRADE/148; Topic: Trade Facilitation and e-Business http://www.unece.org[...]
_[8] webarchive DHL | Global | Customs Paperwork http://www.dhl.com/e[...] 2015-04-17
_[9] Webarchive Self-billing https://www.controlp[...] ControlPay 2015-09-30
_[10] 웹사이트 Self-billing and VAT http://www.hmrc.gov.[...] 2020-12-31
_[11] 문서 Consolidated VAT Directive, 2006, Article 224
_[12] 웹사이트 Notice 700/62 - Self-billing) https://www.gov.uk/g[...]
_[13] 웹사이트 SCM {{!}} What is Evaluated Receipt Settlement? http://scm.ncsu.edu/[...]
_[14] webarchive SoftCo.com- The European Electronic Invoicing Experts http://www.softco.ie[...] 2012-01-11
_[15] 웹사이트 Elektronisch factureren http://www.rijksover[...] Government of the Netherlands
_[16] 웹사이트 e invoice in GST https://tallysolutio[...]
_[17] 웹사이트 Michigan state Bureau of Transportation Invoice processing http://www.invoicete[...]
_[18] webarchive US Department of the Navy Commercial Invoice Payments History System http://privacy.navy.[...] 2007-07-03
_[19] webarchive Commercial Contracting Guidelines - US Defense Contract Management Agency http://guidebook.dcm[...] 2007-06-26
_[20] webarchive US Office of Federal Procurement Policy - Best Practices for Contract Administration http://www.acquisiti[...] 2007-06-12
_[21] 웹사이트 Late Payment Directive - European Commission https://single-marke[...]
_[22] 웹사이트 平成28年度小荷物等の運送業務仕様書 http://www.maff.go.j[...] 農林水産省 2019-09-26
_[23] 웹사이트 厚生局が発行する衛生証明書及び自由販売証明書について http://www.maff.go.j[...] 農林水産省 2019-09-26
_[24] 글로벌2 운송장