기록물관리사

1. 개요

기록물관리사는 기록물의 수집, 평가, 정리, 보존, 정보 제공 등을 담당하는 전문 직업인이다. 역사적으로는 16세기부터 기록물 관리의 개념이 나타났으며, 19세기에는 기록 보관 이론이 체계화되었다. 주요 업무는 기록물의 평가 및 정리, 보존, 참고 서비스 제공 등이며, 출처지 존중과 원래의 순서 보존을 중요하게 여긴다. 기록물관리사는 윤리 강령을 준수하며, 정부, 공공기관, 대학 등 다양한 기관에서 근무한다. 기록물관리사가 되기 위해서는 기록물관리학 석사 학위 이상을 취득하고 관련 교육 과정을 이수해야 하며, 전문 단체에 소속되어 지속적인 교육을 받기도 한다. 최근에는 디지털 아카이브, 온라인 자료 제공 등 인터넷 환경에서의 역할도 중요해지고 있다.

2. 역사

서구권에서 기록물 관리 개념은 16세기 후반부터 등장했다. 1883년, 프랑스 기록 보관인 가브리엘 리슈는 나탈리스 드 와이가 1841년에 처음 발표한 respect des fonds(기록 보관 이론)을 체계화한 Traité théorique et pratique des archives publiques (공공 기록 보관소의 이론 및 실천에 관한 조약)를 출판하여 기록 보관 이론에 관한 최초의 서구 텍스트를 출판했다.

1898년, 네덜란드의 기록물관리사 사무엘 뮬러, 요한 페이트, 로버트 프루인은 Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (기록 보관소의 정리 및 설명 매뉴얼)을 출판했다. 이 책은 기록물관리사가 업무를 수행하는 데 기반으로 삼을 수 있는 100가지 규칙을 제시했으며, 특히 출처지와 원본 순서를 보존하는 원칙이 처음으로 주장되었다.

1922년, 영국의 힐러리 젠킨슨은 Manual of Archive Administration을 출판하여 기록 보관 이론을 발전시켰다. 1949년 젠킨슨은 경(Sir) 칭호를 받았다.

1956년, T. R. 셸렌버그는 Modern Archives를 출판하여 기록 보관 방법론을 정의하고, 기록물관리사에게 구체적인 기술 지침을 제공했다. 그는 기록물 획득에 대한 유기적이고 수동적인 접근 방식에서 벗어나, 평가에 대해 보다 적극적인 접근 방식을 취할 것을 주장했다.

1972년, 에른스트 포스너는 Archives in the Ancient World를 출판하여 기록 보관소가 새로운 발명이 아니라 역사 전반에 걸쳐 다양한 사회에서 존재해 왔음을 강조했다.

1975년에는 마가렛 크로스 노튼의 에세이를 모은 Norton on Archives: The Writings of Margaret Cross Norton on Archival and Records Management가 출판되었다. 노튼은 미국 기록물관리사 협회 설립자 중 한 명이며, 일리노이 주의 공문서관에서 수십 년간 근무한 경험을 바탕으로 글을 썼다.

3. 주요 업무

기록물관리사는 지속적인 가치를 지닌 기록을 보존하고, 사람들이 필요한 정보를 찾아 이해하도록 돕는다. 어떤 기록이 보존 가치가 있는지 판단하고, 보존 비용과 인건비 지출을 정당화할 수 있는 기록을 선택해야 한다.

기록물관리사의 주요 업무는 다음과 같다.

* 새로운 자료를 수집하고 평가한다.
* 기록을 정리하고 설명한다.
* 참고 서비스를 제공한다.
* 자료를 보존한다.

기록을 정리할 때는 출처지와 원래의 순서라는 두 가지 중요한 원칙을 적용한다. 출처지는 기록의 생성과 관련된 맥락을 유지하기 위해 다른 기록과 분리하여 보관하는 것을 의미하며, 원래의 순서는 기록 생성자가 설정하고 유지한 순서대로 기록을 보관하는 것이다. 이러한 원칙은 각 자료의 출처 존중(respect des fonds) 개념과 밀접하게 관련되어, 한 기관의 기록을 다른 기관의 기록과 섞지 않아야 함을 의미한다.

기록 정리는 물리적, 지적 측면 모두에서 이루어진다. 물리적으로는 장기 보존을 위해 산성 없는 폴더와 상자에 기록을 넣고, 지적으로는 기록의 구성, 정리 방식, 자료 검색 안내서 등을 결정한다. 자료 검색 안내서는 상자 목록, 설명 목록, 색인 등이 될 수 있다. 원래의 정리 상태가 불분명하거나 비효율적이더라도, 기록 생성자의 작업 방식과 기록 생성 이유를 보여주고 출처와 진실성을 보존하기 위해 재정리하는 경우는 드물다. 다만, 혼합 매체 컬렉션이나 명확한 원래 정리가 없는 경우에는 기록물관리사의 경험과 최선의 관행을 바탕으로 적절한 보존 방법을 결정해야 한다.

자료를 해석하고 문의에 응답하는 참고 업무는 기록물관리사 업무의 중요한 부분이다. 작은 기관에서는 참고 업무가 적을 수 있지만, 큰 기록 보관소에서는 처리 기록물관리사와 참고 기록물관리사 등으로 역할이 구분되기도 한다.

인코딩된 기록물 설명(EAD)의 등장과 온라인 자료 제공 요구의 증가로 인해, 기록물관리사는 기술, 특히 XML에 대한 기본적인 이해가 필요하게 되었다.

기록물관리사는 교육자로서의 역할도 수행한다. 대학이나 문화 기관, 지방 정부에 고용된 경우, 컬렉션 관련 강의를 하거나 교육 및 홍보 프로그램을 설계하기도 한다. 여기에는 미술 전시회, 광고 캠페인 행사, 지역 사회 참여, 미디어 보도 등이 포함될 수 있다.

국립공문서관의 기록물 관리 절차는 다음과 같으며, 다른 공문서관과도 공통적인 부분이 있다.

3.1. 윤리적 책임

기록물관리사는 업무를 수행하면서 법적 요구 사항, 전문적 기준, 사회에 대한 책무와 관련된 다양한 윤리적 결정을 내려야 한다. 기록물관리사는 이러한 윤리적 갈등을 해결하기 위해 윤리 강령을 따른다.

국제기록협의회(ICA)는 1996년에 기록물관리사 윤리 강령을 채택했다.

3.2. 업무 환경

기록물관리사는 정부 기관, 지방 자치 단체, 박물관, 병원, 역사 협회, 비영리 단체나 영리 단체, 대기업, 대학교 등 다양한 기관에서 근무한다. 이들은 대가족이나 개인의 컬렉션을 관리하기도 한다.

기록물관리사의 근무 환경은 공조 시스템으로 자료 보존에 최적인 온도(22°C)와 습도(55%)를 유지하여 쾌적하다. 하지만 훈증에 사용된 화학 물질 잔류나 고문서에 부착된 곰팡이 및 미세 먼지로 인한 건강 피해가 없도록 방독 및 방진에 유의해야 한다.

4. 기술 및 역량

기록물관리사는 다양한 조직 및 작업 환경에서 직무를 수행하기 때문에 광범위한 기술을 갖추어야 한다.

* 이용자를 돕기 위해 훌륭한 고객 서비스 기술이 필요하다.
* 문화 유물의 수명을 연장하기 위해 보존에 대한 기본적인 지식이 필요하다. 사진, 산성지, 불안정한 복사 과정 등 여러 유형의 매체는 적절하게 보관 및 관리되지 않으면 손상될 수 있다.
* 많은 기록물 컬렉션이 종이 기록물로만 구성되어 있지만, 점점 더 기록물관리사는 전자 기록물의 보존이 제기하는 새로운 문제에 직면해야 하므로 미래 지향적이고 기술적으로 능숙해야 한다.
* 대량의 기록 분류 및 목록화를 수행하기 위해서는 논리적이고 세심하게 주의를 기울여야 한다.
* 기록의 목록 작성 및 이용자를 돕기 위해 기록물 관리사 자신도 연구 조사 수단을 알고 있어야 한다.

5. 교육 및 자격

기록물관리사가 되기 위한 교육 과정과 자격 요건은 국가별로 다르다. 호주 기록물 관리 협회는 다양한 대학교 과정의 인증을 담당하며, 1973년 뉴사우스웨일스 대학교에서 최초로 기록물 관리 교육 과정을 제공했다. 2017년 기준으로, 커틴 대학교, 찰스 스터트 대학교, 모나쉬 대학교, 남호주 대학교에서 학부 및 대학원 수준의 과정이 제공된다.

브라질에서는 산타마리아 연방 대학교 등 13개 이상의 대학교에서 "기록 관리학" 학위를 제공한다. 캐나다에서는 브리티시컬럼비아 대학교 등이 기록학 학위를 제공하며, 콜롬비아에서는 국립 직업 훈련원이 안티오키아 기술 연구소와 연계하여 기록 관리 학위를 제공한다.

프랑스에서는 1821년에 설립된 국립 헌장 학교가 가장 오래된 기록물관리사 학교이며, 3년 과정 이수 후 "기록물관리사-고문서학" 학위를 수여한다. 앙제 대학교, 장 물랭 리옹 3 대학교, 베르사유 생 캉탱 앙 이블린 대학교 등에서는 기록학 석사 학위를 제공하며, 부르고뉴 대학교는 역사 학위 과정을 운영한다.

아일랜드에서는 더블린 대학교에서 기록물 관리 석사 학위 및 기록 관리 수료증을 제공한다. 뉴질랜드에서는 빅토리아 대학교 웰링턴이 대학원 기록학 과정을, 뉴질랜드 오픈 폴리텍이 기록 관리 학사 과정을 운영한다.

영국에서는 아베리스트위스 대학교, 더블린 대학교, 던디 대학교, 글래스고 대학교, 리버풀 대학교, 런던 대학교에서 기록 관리 또는 경영에 관한 대학원 과정을 제공하며, 기록 및 기록 협회에서 인정한다.

미국에서 기록물관리사가 취득하는 일반적인 고급 학위는 기록 과학, 공공 역사, 역사, 문헌정보학 등이다. 공인 기록물관리사 아카데미는 자격증 프로그램을 통해 추가적인 기록 보존 교육을 제공하며, 2016년 기준 약 1,200명 이상의 기록물관리사가 인증을 받았다.

대부분의 기록물관리사는 대학원에서 1~2년 과정의 아카이브학 석사 학위 또는 고급 자격증을 가지고 있다. 기록물관리사는 아카이브학 외에도 도서관학, 문헌정보학, 역사학, 정치학, 법학, 기록 관리학, 컴퓨터 과학과 같은 전문 분야에서 석사 학위를 가지고 있는 경우가 많다.

일본에서는 기록물 관리사 직업의 확립과 함께 하이테크 지식을 갖춘 기록물 관리사 양성이 시급하다. 온라인 디지털 아카이브 공개, 전자기록 보존, 자료 복원 및 보관에 관한 화학적, 물리적 지식 등이 요구된다.

5.1. 한국의 기록물관리사 교육 및 자격

한국에서 기록물관리 전문요원이 되기 위해서는 다음 요건 중 하나를 충족해야 한다.

* 기록물관리학 석사 학위 이상 취득
* 기록물관리학 학사 학위를 취득하고, 행정안전부령으로 정하는 기록물관리학 교육과정을 이수하고, 행정안전부장관이 시행하는 기록물관리 전문요원 시험에 합격
* 행정안전부령으로 정하는 기록물관리 교육과정을 이수하고, 행정안전부장관이 시행하는 기록물관리 전문요원 시험에 합격

국가기록원에서는 기록물관리사의 전문성을 강화하기 위해 '인증 아키비스트' 및 '준인증 아키비스트' 제도를 운영하고 있다.

* 인증 아키비스트: 기록 보존 분야에서 "지식, 기술", "조사 연구 능력", "실무 경험"을 갖춘 것으로 인정된 사람에 대해 국립공문서관이 인증한다. 5년마다 갱신해야 한다.
* 준인증 아키비스트: 인증 아키비스트의 인증 요건 중 "지식, 기술"을 습득함으로써 국립공문서관이 인증한다. 2024년 4월 1일부터 제도가 정식으로 시작되어 제1회 인증자 128명이 나왔다.

더 높은 지식과 경험을 갖춘 "상급 아키비스트" 도입 가능성에 대한 논의도 이루어졌다.

6. 전문 단체

기록물관리사 관련 전문 단체는 다음과 같다.

이러한 단체들은 기록물 관리 분야의 연구, 교육, 표준 개발, 국제 협력 등을 지원하며, 기록물관리사의 전문성 향상에 기여한다.

7. 인터넷 환경에서의 기록물관리사

미국에서는 미국 의회 도서관과 미국 기록물관리사 협회가 아카이브 목록 색인 부호화의 표준 규격인 EAD (Encoded Archival Description 아카이브 부호화 기술)를 공동으로 도입한 이래, 해마다 높아지는 자료의 온라인 열람 요구와 맞물려, 기록물관리사에게는 1990년대부터 정보 처리 지식을 요구하게 되었다. 많은 기록물관리사가 연구자에게 온라인으로 목록 색인을 제공하기 위해 기본적인 XML을 알고 있다.

일본에서는 기록물 관리사 직업의 확립이 우선적인 목표이지만, 하이테크 지식을 갖춘 기록물 관리사 양성 또한 시급하다. 온라인으로 열람할 수 있는 디지털 아카이브 공개, 전자 메일이나 전자 파일과 같은 전자기록의 보존, 막대한 자료의 디지털 압축 보존 등 아카이브 세계에서도 컴퓨터화가 진행되고 있다. 기록물관리사는 컴퓨터 지식 없이는 열람 방법의 지도나 디지털 처리에 대한 지시를 할 수 없다.

매체의 열화에 따른 자료 복원 및 보관에 관한 화학적, 물리적인 기초 지식도 필요하다. 일본의 고문서는 변색이나 벌레 피해가 적은 화지이며, 양지 중에서도 열화가 특히 심한 설파이트 펄프 제조의 도입이 늦었다는 점이 구미에 비해 열화 자료가 적은 이유이다. 그러나 에도 시대 후기부터 그림책 등에 사용된 벌레 먹은 열악한 화지, 물자가 부족했던 태평양 전쟁 직후의 조악한 선화지, 1980년대에 중성지가 개발되기 전까지 사용되었던 산성지 등은 자료 보존에 있어 문제를 야기한다. 손상된 부분을 복원하는 기술, 열화가 심한 자료의 마이크로필름화 및 광 디스크로의 디지털화에 관한 지식, 영속성이 있고 물리적 열화가 적으며 기록 밀도가 높은 매체 개발의 최첨단 정보를 갖추고, 자료 열람자의 이용 방법과의 균형을 고려하여 복원이나 매체 변환을 제안하는 것 또한 기록물관리사의 역할이다.

7.1. Archives 2.0

Archives 2.0은 참여형 온라인 저장소에 가까운 개념이다. Archives 2.0은 새로운 기술을 구현하는 것을 의미하기도 하지만, 기록물의 개방성과 유연성을 증진하기 위한 노력의 일환으로 기록 보관소와 소통하는 방식이기도 하다. 이는 기록 보관소의 커뮤니티 참여, 아키비스트(기록물관리사)의 소장품 적극 활용, 현대 사회에서 기록 보관의 이점 홍보를 통해 달성될 수 있다.

케이트 타이머(Kate Theimer)는 Archives 2.0을 이해하려면 Archives 1.0과 비교해야 한다고 주장한다. Archives 1.0에 대한 표현은 아카이브 경험의 폭을 완전히 포괄하거나 철저하지 않다. 다음은 1.0과 2.0의 대비 목록이다.

* 개방적, 폐쇄적이지 않음
* 투명함, 불투명하지 않음
* 사용자 중심, 기록 중심이 아님
* 관리자, 문지기가 아님
* 새로운 사용자를 유치, 사용자가 스스로 찾도록 의존하지 않음
* 공유된 표준, 지역화된 관행이 아님
* 지표 및 측정, '측정할 수 없는' 결과가 아님
* 반복적인 제품, '완벽한' 제품이 아님
* 혁신과 유연성, 전통 고수가 아님
* 기술에 정통함, 기술 공포증이 아님
* 아는 것보다 하는 것을 중시함
* 자원 확보를 위한 로비에 자신감을 가짐, 망설이는 구걸자가 아님

Archives 2.0의 기술 도구는 1.0에서 2.0으로의 변화를 돕는 기반 플랫폼을 제공한다. 2.0 표준을 준수하는 기록 보관소에서 작업할 때, 초점은 기록 보관소의 사용자 경험으로 전환된다.

기록물관리사는 사서와 마찬가지로 블로그, 위키, 오픈 액세스, 오픈 소스 철학과 같은 웹 2.0 기술을 활용하고 있다.

7.2. 인터넷 라이브러리

인터넷 아카이브는 웹사이트(Wayback Machine을 통해), 소프트웨어 애플리케이션/게임, 음악, 영화/비디오, 동영상, 책 등 디지털화된 자료 컬렉션에 대한 무료 공공 접근을 제공하는 비영리 단체이다. 2023년 9월 현재, 인터넷 아카이브는 3,900만 권 이상의 책 및 텍스트, 1,360만 편의 영화, 비디오 및 TV 프로그램, 100만 개의 소프트웨어 프로그램, 1,500만 개의 오디오 파일, 470만 개의 이미지 및 8,400억 개의 웹 페이지를 보유하고 있다.