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워크플로

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목차

1. 개요

워크플로는 작업의 흐름을 의미하며, 제조업에서 시작되어 사무실, 정보 기술 분야로 확장되었다. 초기에는 생산성 향상에 초점을 맞췄으나, 품질 관리 시대를 거치며 유연성과 인간의 자기 실현을 고려하는 방향으로 발전했다. 1990년대 이후 정보 기술의 발전과 함께 워크플로 관리 시스템이 등장했으며, 현재는 가상 환경에서의 협업과 자동화를 위한 다양한 연구가 진행되고 있다. 워크플로 관리는 정보의 흐름을 분석하고 관리하는 것을 의미하며, 워크플로 관리 시스템은 프로세스 설정, 수행, 모니터링을 위한 소프트웨어 시스템이다. 워크플로는 운영 연구, 인공 지능, 민족지학과 관련이 있으며, 프로세스, 계획, 흐름 제어 등과 밀접한 관계를 갖는다. 워크플로 개선을 위해 식스 시그마, TQM, 린 시스템 등 다양한 이론이 적용되며, 소프트웨어 시스템을 통해 자동화 및 통합을 관리한다.

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워크플로

2. 역사

워크플로 개념은 느슨하게 정의되고 중첩된 일련의 시대에 걸쳐 발전했다. 피라미드와 같은 역사적 건조물 건설에서도 노동자 집단 내 각자의 업적이 존재했다고 상상할 수 있지만, 업무의 본질을 연구하여 가치를 창출하고 조직을 더 잘 기능하게 하려는 생각은 애덤 스미스를 기원으로 하는 분명히 현대적인 사고방식이다.

2. 1. 제조업에서의 기원 (1900년 - 1950년)

제조업 분야에서 시작된 현대적인 워크플로 개념은 프레데릭 테일러[5]와 헨리 간트의 연구가 그 기원이다. 이들은 작업 조직을 계획적이고 합리적으로 구성하는 방법을 연구했으며, 이는 시간 및 동작 연구로 이어졌다.[8] "워크플로"라는 용어 자체는 이들이 활동하던 시기에는 사용되지 않았지만,[6] 1921년 철도 엔지니어링 저널에서 이 용어의 초기 사례를 찾아볼 수 있다.[7]

테일러와 간트의 연구는 작업장과 대기열 시스템(마르코프 연쇄) 등의 개념과 관련이 있다.[9][10] 이 시기에는 공장의 조립 라인이 워크플로의 대표적인 예시였으며, 작업 흐름에 대한 개념은 단순한 순차적 분해를 넘어 발전하고 있었다. 현대 운영 과학의 개념 모델인 플로우 샵, 잡 샵, 큐잉 시스템은 이미 20세기 초에 개발되었다.

당시에는 정보 흐름에 대한 개념이 충분히 발달하지 못하여, 워크플로 최적화와 생산성은 처리량과 자원 활용이라는 단순한 관점에서만 고려되었다.

워크플로 개념은 제조업 현장을 넘어 가정생활에도 영향을 미쳤다. 1948년에 출간된 ''열두 명의 꼬마''는 이러한 개념을 가정생활에 소개했으며,[10] 1950년에는 20세기 폭스사에서 영화화되기도 했다. 찰리 채플린의 영화 모던 타임즈에서도 워크플로 문화의 영향을 볼 수 있다.

2. 2. 성숙과 발전 (1950년 - 1980년)

타자기와 복사기의 발명은 노동의 합리적 조직에 대한 연구를 제조업 현장에서 사무실로 확산시키는 데 기여했다. 서류 정리 시스템과 물리적 정보 흐름을 관리하기 위한 기타 정교한 시스템이 발전했다. 정보 워크플로의 공식적인 발전에 영향을 미친 사건에는 수학적 최적화 기법 개발이 성숙된 최적화 이론 분야와, 레오니트 칸토로비치가 1939년 합판 제조업체의 생산 최적화 문제를 해결하며 선형 프로그래밍의 씨앗을 뿌린 사례, 그리고 제2차 세계 대전과 아폴로 계획에서 비롯된 작업의 합리적 조직에 대한 요구로 인한 프로세스 개선 등이 있다.[11][12][13][14][15]

2. 3. 품질 시대 (1980년 - 1995년)

W. 에드워즈 데밍과 조셉 M. 주란의 연구는 품질에 대한 집중을 이끌었고, 이는 처음에는 일본 기업에서, 그리고 1980년대부터는 더 광범위하게 전 세계적으로 확산되었다. 전사적 품질 관리(TQM)에서 식스 시그마에 이르기까지 다양한 움직임이 있었으며, 이후에는 업무 프로세스 재설계와 같은 보다 질적인 개념이 등장했다.[16] 이는 지식 경제 분야뿐만 아니라 제조업에서도 워크플로를 개선하려는 노력을 증가시켰다. 임계 경로 방법과 병목 현상 이동에 대한 이론이 고려되면서 워크플로에 대한 다양한 요구가 인식되었다.[17]

1980년경에는 워크플로에 대한 두 가지 문제가 지적되기 시작했다.

  • 첫째, 테일러 이후의 방식은 인간을 일종의 자동 기계처럼 개념화했다. 인간의 자기 실현과 성장에 대한 욕구를 고려할 때, 종래의 산업적 작업 스타일은 인간성의 상실과 동시에 인간의 가능성을 무시하는 것이라는 비판을 받았다(에이브러햄 매슬로의 자기 실현 이론이 이러한 주장의 기반이 되었다).

  • 둘째, 품질 문제였다. 워크플로는 아무리 잘 합리적으로 구축되어도, 작업 조건의 변화에 대해서는 일종의 비합리적인 관성과 비유연성을 나타낸다고 생각되었다.


첫 번째 문제는 그다지 중시되지 않았지만, 품질에 관해서는 분석적 의미와 합성적 의미 모두에서 전사적 품질 관리에서 식스 시그마까지, 더 나아가 비즈니스 프로세스 리엔지니어링의 더욱 품질적인 관점까지 다양한 운동을 통해 일의 성질의 변환이 이루어졌다. 품질 향상 운동의 영향으로 워크플로는 많은 정밀 조사와 최적화의 주제가 되었다. 워크플로에서 요구 사항의 동적으로 변화하는 인식은, 크리티컬 패스나 변화하는 병목 현상과 관련된 현상의 인식이라는 형태로 나타났다.

2. 4. 정보 시대 (1990년 - 2002년)

품질 관리 운동을 거치면서 정보 흐름은 최초의 워크플로 형태를 만들어낸 물질이나 에너지의 그것과는 근본적으로 다르다는 것이 밝혀졌다. 정보 흐름의 저비용성과 적용성으로 인해 워크플로의 고도화된 합리화는 즉시 달성 가능하며, 고도의 유연성, 적용성 및 반응성을 갖출 수 있다고 생각되었다. 이러한 통찰력으로부터, 정보기술의 워크플로 이용은 광범위해져서, 제조업, 서비스업, 순수한 정보 처리 등에 적용되었다. 다품종 소량 생산, 적시 생산 시스템, 기타 고도로 민첩하고 적용성 있는 워크플로 시스템이 이 시대의 산물이다.

2. 5. 가상 워크플로 시대 (2002년 이후)

21세기 초 닷컴 버블 붕괴로 고도화된 워크플로 개념에 대한 불신이 생겨났다. 오늘날 다양한 사람들이 합리적이고 유연하며 국제화(작업 공간의 분산)에 대응 가능하고, 인간의 가능성을 최대한 활용하는 새로운 작업 모델 개발 문제에 다시금 주목하고 있다. 그중에서도 오픈 소스 커뮤니티에서 성장해 온, 겉보기에는 무정부주의적인 시스템에 대한 진지한 고찰은 중요하다.

3. 워크플로 관리

Basu와 Kumar는 "워크플로 관리"라는 용어가 물질적 재화의 흐름보다는 가치 사슬을 따라 정보의 흐름과 관련된 작업에 사용되어 왔다고 언급하며, 정보의 정의, 분석 및 관리를 "워크플로 관리"로 특징짓는다.[18] 이들은 워크플로가 개별 자원에 서로 다른 역할을 할당하는 단일 조직 내에서, 또는 조직이나 위치 경계에 있는 활동 간 상호 작용에 주의를 기울여야 하는 여러 조직이나 분산된 위치에서 관리될 수 있다고 언급한다. 한 조직에서 다른 조직으로의 정보 전송은 조직 간 컨텍스트에서 중요한 문제이며, "유효성 검사", "확인", "데이터 사용 분석" 작업의 중요성을 높인다.[18]

3. 1. 워크플로 관리 시스템 (WFMS)

워크플로 관리 시스템(WfMS)은 생산성 향상, 비용 절감, 민첩성 향상, 조직 내 정보 교환 개선이라는 광범위한 목표를 가지고 정의된 일련의 프로세스 및 작업을 설정, 수행 및 모니터링하기 위한 소프트웨어 시스템이다.[19] 이러한 시스템은 프로세스 중심 또는 데이터 중심일 수 있으며, 워크플로를 그래픽 맵으로 나타낼 수 있다. 워크플로 관리 시스템은 외부 소프트웨어 애플리케이션을 통합하고 더 빠른 응답 시간과 생산성 향상을 제공하는 광역 워크플로를 지원할 수 있도록 확장 가능한 인터페이스를 포함할 수도 있다.[19]

4. 관련 개념


  • '''운영 연구''': 작업의 본질을 정량적 또는 정성적으로 연구하는 분야로, 워크플로 개념과 밀접하게 관련되어 있다. 인공 지능(특히 AI 계획의 하위 분야) 및 민족지학과도 관련이 있다.[20]
  • '''프로세스''': 워크플로보다 더 일반적인 개념으로, 물리적 또는 생물학적 프로세스에도 적용될 수 있다. 반면 워크플로는 일반적으로 기계 공장에서 발생하는 모든 프로세스와 같이 작업과 관련하여 설명되는 프로세스 또는 프로세스 모음을 의미한다.[20]
  • '''계획 및 일정 관리''': 계획은 특정 시작 조건을 고려하여 특정 목표를 달성하는 데 필요한, 논리적으로 필요한 부분적으로 정렬된 일련의 활동에 대한 설명이다. 계획은 일정 및 자원 할당 계산과 함께 보강되면 목표 추구를 위한 체계적인 처리에 대한 특정 ''인스턴스''를 완전히 정의한다. 워크플로는 동일한 계획을 반복적으로 실행하는 데 필요한 메커니즘의 종종 최적 또는 거의 최적의 실현으로 볼 수 있다.[20]
  • '''흐름 제어''': 워크플로에 적용되는 제어 개념으로, 재료 또는 주문의 정적 버퍼 제어와 구별하기 위해 이동 중 및 처리 중 흐름 속도 및 흐름 볼륨에 대한 보다 동적인 제어를 의미한다. 이러한 동적 측면에 대한 방향은 JIT 또는 Just-in-Sequence와 같은 보다 진보된 작업장 제어를 준비하는 기본 토대이다.[20]
  • '''운송 중 가시성''': 이 모니터링 개념은 운송된 자재뿐만 아니라 진행 중인 작업, 즉 워크플로에도 적용된다.[20]
  • '''모델링''': 워크플로 문제는 페트리넷과 같은 그래프 이론에 기반한 형식화를 통해 모델링하고 분석할 수 있다.[20]
  • '''측정''': 운영 과학에서의 스케줄링 시스템 측정에 사용되는 여러 개념은 워크플로 전반의 측정에도 도움이 된다. 예를 들어 처리량, 처리 시간, 기타 통계 정보가 있다.[20]

5. 구성 요소

워크플로의 단일 처리 단계 또는 구성 요소는 기본적으로 다음 세 가지 매개변수로 정의할 수 있다.

# '''입력 설명:''' 단계를 완료하는 데 필요한 정보, 재료 및 에너지

# '''변환 규칙:''' 사람이나 기계 또는 둘 다에 의해 수행될 수 있는 알고리즘

# '''출력 설명:''' 단계에서 생성되어 다운스트림 단계의 입력으로 제공되는 정보, 재료 및 에너지

이전 구성 요소의 출력이 후속 구성 요소의 필수 입력 요구 사항과 동일한 경우에만 구성 요소를 함께 연결할 수 있다. 따라서 구성 요소의 필수 설명은 실제로 데이터 유형 및 해당 의미(의미론) 측면에서 완전히 설명된 입력 및 출력만 포함한다. 알고리즘 또는 규칙의 설명은 하나의 유형의 입력을 하나의 유형의 출력으로 변환하는 여러 가지 대안적인 방법이 있는 경우에만 포함해야 한다. 아마도 서로 다른 정확도, 속도 등을 가질 수 있다.

구성 요소가 웹 서비스와 같이 컴퓨터 네트워크를 통해 원격으로 호출되는 비 로컬 서비스인 경우 QoS 및 가용성과 같은 추가 설명자도 고려해야 한다.[31]

6. 워크플로 개선 이론

현대적인 일터에서는 여러 워크플로 개선 이론이 제안되고 구현되었다. 여기에는 다음이 포함된다.

# 식스 시그마

# 전사적 품질 관리

# 업무 프로세스 재설계

# 린 시스템

# 제약 이론

물리적 자원과 인적 자원 모두에 대한 평가는 업무 인계 지점과 작업 간의 더 원활한 전환을 만들 수 있는 잠재력을 평가하는 데 필수적이다.[30]

1980년경에는 워크플로에 대한 두 가지 문제가 지적되기 시작했다.

첫째, 테일러 이후의 방식은 인간을 일종의 자동 기계처럼 개념화했다. 인간의 자기 실현과 성장에 대한 욕구를 고려할 때, 종래의 산업적 작업 스타일은 인간성의 상실과 동시에 인간의 가능성을 무시하는 것이라는 비판을 받았다(에이브러햄 매슬로의 자기 실현 이론이 이러한 주장의 기반이 되었다).

둘째, 품질이었다. 워크플로는 아무리 잘 합리적으로 구축되어도, 작업 조건의 변화에 대해서는 일종의 비합리적인 관성과 비유연성을 나타낸다고 생각되었다.

첫 번째 문제는 그다지 중시되지 않았지만, 품질에 관해서는 분석적 의미와 합성적 의미 모두에서 TQM에서 식스 시그마까지, 더 나아가 비즈니스 프로세스 리엔지니어링의 더욱 품질적인 관점까지 다양한 운동을 통해 일의 성질의 변환이 이루어졌다. 품질 향상 운동의 영향으로 워크플로는 많은 정밀 조사와 최적화의 주제가 되었다. 워크플로에서 요구 사항의 동적으로 변화하는 인식은, 크리티컬 패스나 변화하는 병목 현상과 관련된 현상의 인식이라는 형태로 나타났다.

워크플로 프로세스를 이해함으로써 비즈니스에서 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 작업 경로의 처리량이 고유한 비즈니스 속성 및 규칙의 개별 제어를 증대시켜 잠재적으로 비효율적인 부분을 줄이도록 모델링된다는 점이다.

격차를 메우는 방법으로, 다양한 성과를 담은 「워크플로 패턴」이 정의되어, 각종 워크플로 엔진의 비교에 이용된다.

7. 응용 분야

업무 프로세스 모델링


워크플로는 다양한 분야에서 응용된다. 몇 가지 예시는 다음과 같다.

  • 기계 공장, 특히 작업장과 흐름 공장에서는 부품이 다양한 처리 스테이션을 통과하는 흐름이 워크플로이다.
  • 보험 청구 처리는 정보 집약적이고 문서 중심적인 워크플로의 한 예이다.[21]
  • 위키백과 편집은 확률적 워크플로로 모델링할 수 있다.
  • 일 처리 다이어그램 시스템은 정보 작업자를 위한 개인 워크플로 관리 모델이다.
  • 소프트웨어 개발, 지원 및 기타 산업에서 ''팔로우 더 선'' 개념은 미완료 작업을 여러 시간대를 넘나들며 전달하는 프로세스를 설명한다.[22]
  • 전통적인 오프셋 및 디지털 인쇄에서 워크플로 개념은 인쇄 관련 파일의 전/후 처리에 관여하는 프로세스, 사람, 그리고 일반적으로 소프트웨어 기술(RIPs 래스터 이미지 프로세서 또는 DFE 디지털 프런트 엔드) 컨트롤러를 나타낸다.
  • 과학 실험에서 전체 프로세스(작업 및 데이터 흐름)는 방향 비순환 그래프(DAG)로 설명할 수 있다.[23][24]
  • 의료 데이터 분석에서 워크플로는 복잡한 데이터 분석을 구성하는 일련의 단계로 식별되거나 사용될 수 있다.[25][26]
  • 서비스 지향 아키텍처에서 응용 프로그램은 실행 가능한 워크플로를 통해 표현될 수 있다.[27]
  • 공유 서비스에서 응용 프로그램은 로봇 프로세스 자동화(RPA 또는 인공 지능 기반의 자체 안내형 RPA 2.0인 RPAAI)를 개발하는 방식으로, 조직 환경에 유/무인 소프트웨어 에이전트를 배포하는 결과를 낳을 수 있다.
  • 군사 계획에서의 워크플로는 작전 개념(CONOPS)이라고 한다.
  • Getting Things Done(GTD) 시스템은 정보를 다루는 작업을 위한 개인 워크플로 관리 모델이다.


워크플로에서 구체적인 애플리케이션을 구축하는 워크플로 애플리케이션에는 다양한 종류가 있으며, 사람과 기계(또는 소프트웨어)가 협력하여 데이터를 처리한다.

워크플로 애플리케이션 개발에는 두 가지 방법이 있다.

  • 워크플로 모델을 전용 언어로 설계하고, 그 모델 내의 각 태스크를 사람이나 소프트웨어에 할당하는 방식
  • 태스크 간의 관계를 추상화한 인터페이스나 라이브러리를 갖춘 프로그래밍 언어를 사용하는 방식


워크플로 정의에 사용할 수 있는 언어는 다음과 같다.

  • 워크플로 기술 언어:
  • XPDL
  • YAWL
  • 웹 서비스에 기반한 실행 프로세스 정의 언어:
  • BPEL
  • BPML
  • WSFL
  • Wf-XML
  • Job Definition Format


워크플로 애플리케이션 정의에 사용되는 라이브러리나 인터페이스의 예는 다음과 같다.

  • Automator
  • WWF
  • Workflow OSID

참조

[1] 웹사이트 Business Process Management Center of Excellence Glossary https://www.ftb.ca.g[...] 2009-10-27
[2] 웹사이트 ISO.org http://www.iso.org
[3] 웹사이트 ISO.org http://www.iso.org
[4] 웹인용 Work Flow Automation http://www.nocsmart.[...] 2015-03-31
[5] 문서 Taylor, 1919
[6] Ngram Viewer Ngram Viewer https://books.google[...]
[7] 서적 The Railway Engineer https://books.google[...]
[8] 서적 The History of Accounting (RLE Accounting): An International Encyclopedia https://books.google[...] Routledge 2014-02-05
[9] 서적 Scheduling: Theory, Algorithms, and Systems https://books.google[...] Springer 2012-01-07
[10] Ngram Viewer Ngram Viewer https://books.google[...]
[11] 서적 The Soviet Union: Empire, Nation, and System Transaction Publishers 2018-01-20
[12] 서적 Frontiers of Economics: Nobel Laureates of the Twentieth Century Greenwood Press 2018-01-20
[13] 웹인용 The History of Modern Quality http://www.peoriamag[...] Central Illinois Business Publishers, Inc 2009-07
[14] 서적 History of Operations Research in the United States Army: Volume III, 1973–1995 United States Army 2018-01-20
[15] 간행물 Program and Project Management Improvement Initiatives https://appel.nasa.g[...]
[16] 서적 Reengineering the Corporation: Manifesto for Business Revolution, A https://books.google[...] HarperCollins 2009-10-13
[17] 웹사이트 My saga to improve production. https://www.toc-gold[...] MANAGEMENT TODAY-LONDON- 1996
[18] 간행물 Research Commentary: Workflow Management Issues in e-Business https://www.jstor.or[...] 2022-12-01
[19] 서적 Workflow Management Systems and Interoperability Springer Science & Business Media 2018-01-18
[20] 간행물 Towards Better Workflow Execution Time Estimation 2014
[21] 서적 Essential Business Process Modeling O'Reilly Media, Inc 2018-01-18
[22] 문서 Follow-the-sun process http://ftp.hp.com/pu[...]
[23] 웹사이트 Brain Image Registration Analysis Workflow for fMRI Studies on Global Grids http://www2.computer[...] Computer.org
[24] 웹사이트 A grid workflow environment for brain imaging analysis on distributed systems http://doi.wiley.com[...] Wiley.com
[25] 간행물 Advantages and challenges of using mobile ethnography in a hospital case study: WhatsApp as a method to identify perceptions and practices 2019-08-23
[26] 간행물 Implementation of workflow engine technology to deliver basic clinical decision support functionality
[27] 웹사이트 Service-Oriented Architecture and Business Process Choreography in an Order Management Scenario: Rationale, Concepts, Lessons Learned http://doi.acm.org/1[...] ACM.org
[28] 웹사이트 Introduction to the Workflow Management Coalition http://www.wfmc.org/[...] Workflow Management Coalition 2018-01-18
[29] 간행물 The design and implementation of a workflow analysis tool https://kclpure.kcl.[...]
[30] 서적 Creating A Performance Based Culture In Your Workplace Lulu.com
[31] 간행물 An innovative workflow mapping mechanism for Grids in the frame of Quality of Service 2008-06


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